Assumere il primo dipendente in SRL nel 2026: guida completa

In breve:

• Con le aliquote illustrative dell'esempio, il costo azienda del primo dipendente supera la RAL di circa il 36,6%; il costo effettivo dipende da CCNL, contributi e rischi assicurati.
• La UniLav va inviata entro le ore 24 del giorno precedente; prima dell'avvio va consegnato il contratto scritto oppure la copia della comunicazione di assunzione. Le informazioni mancanti seguono i termini di sette giorni o un mese previsti dalla legge.
• Sicurezza e trasparenza retributiva si gestiscono già nella selezione; dal 23 ottobre 2026 si applicano anche le nuove regole sulle decisioni con IA.
• Gli incentivi 2026 richiedono domanda all'INPS e verifica dei requisiti; non sono cumulabili con altri esoneri contributivi, ma possono cumularsi con la maxi-deduzione.

Aggiornato al 19 ottobre 2026.

Assumere il primo dipendente in una SRL significa attivare una posizione contributiva e assicurativa nei rispettivi termini, scegliere un CCNL, comunicare l'assunzione prima dell'inizio del rapporto, consegnare la documentazione iniziale, predisporre la sicurezza e avviare cedolino, F24 e UniEmens. Conviene pianificare gli adempimenti per tempo.

Quanto costa davvero il primo dipendente

Il costo azienda è la somma di retribuzione, contributi a carico del datore, TFR e premio INAIL, più gli oneri del CCNL. Per l'esempio utilizziamo un'incidenza contributiva datoriale ipotetica del 28,98% e un premio INAIL ipotetico dello 0,7%. Le aliquote effettive vanno determinate in base all'inquadramento previdenziale, alla qualifica, alla dimensione aziendale e alle coperture applicabili; il premio INAIL dipende dalla lavorazione e dal tasso assegnato. La quota annua di TFR si calcola dividendo la retribuzione utile lorda per 13,5 e sottraendo, ove dovuto, il contributo dello 0,50% dell'imponibile previdenziale. Nell'esempio si assume che retribuzione utile e imponibile coincidano con la RAL.

Sono stime illustrative, non il costo completo di qualsiasi CCNL del terziario: non sono inclusi eventuali altri oneri contrattuali, buoni pasto, welfare, formazione, sorveglianza sanitaria e strumenti di lavoro. Il calcolo completo è nella guida su quanto costa un dipendente in SRL.

Quale contratto scegliere per la prima assunzione

Il tempo indeterminato è la forma ordinaria: non ha scadenze e non paga il contributo addizionale NASpI previsto per i contratti a termine.

La scelta va fatta prima dell'annuncio, perché cambia requisiti, costo e adempimenti. Il confronto è nella guida sui contratti di lavoro in SRL; per le collaborazioni vedi le co.co.co..

Per l'apprendistato, la sola mancanza documentale del piano non equivale automaticamente al recupero contributivo. L'art. 47 del D.Lgs. 81/2015 distingue le sanzioni amministrative per le violazioni formali dall'inadempimento nell'erogazione della formazione, imputabile esclusivamente al datore e tale da impedire le finalità del contratto: quest'ultimo comporta il versamento della differenza contributiva maggiorata del 100%.

La procedura passo per passo

Prima dell'assunzione: decisioni e documenti

Il primo passo è scegliere CCNL e inquadramento. Non c'è un obbligo generale di applicare un contratto collettivo, ma la retribuzione deve essere proporzionata e sufficiente (art. 36 Costituzione). Il CCNL definisce minimi e orari, rende confrontabile l'inquadramento e condiziona gli incentivi, che richiedono retribuzioni non inferiori a quelle dei contratti comparativamente più rappresentativi.

Vanno decisi data di inizio, sede, orario, eventuale part-time, periodo di prova, retribuzione fissa e variabile, buoni pasto o welfare. Forma scritta del patto di prova (art. 2096, primo comma, c.c.), del termine (salvo eccezioni di legge), del part-time e dell'apprendistato: vanno preparati i documenti in base al contratto scelto.

Servono poi valutazione dei rischi, DVR, designazione del RSPP, elezione o designazione del RLS da parte dei lavoratori, formazione obbligatoria e, dove il rischio lo richiede, visita medica preventiva. Vanno organizzati anche primo soccorso, prevenzione incendi ed evacuazione, individuando e formando gli incaricati e predisponendo presidi e procedure adeguati. Lo svolgimento diretto da parte del datore richiede i presupposti e la formazione specifica previsti dalla legge. La domanda sul Portale delle Agevolazioni può riguardare un'assunzione già effettuata oppure un rapporto non ancora instaurato. Solo nel secondo caso, dopo l'accantonamento comunicato dall'INPS, occorre instaurare il rapporto e inviare la comunicazione obbligatoria entro dieci giorni, pena la perdita della prenotazione. Rimane fermo il termine ordinario della UniLav rispetto all'inizio del lavoro.

Il giorno prima: UniLav, INPS e INAIL

La UniLav va trasmessa entro le ore 24 del giorno precedente l'inizio del rapporto. In caso di urgenza produttiva, resta obbligatoria una comunicazione sintetica entro il giorno precedente, da completare con la UniLav entro cinque giorni dall'instaurazione. La forza maggiore, quando rende oggettivamente impossibile prevedere l'assunzione, consente la comunicazione senza precedente invio sintetico, nel primo giorno utile e comunque entro cinque giorni.

La domanda di iscrizione INPS per la posizione contributiva (matricola), tramite Comunicazione Unica o servizio online, può essere presentata anche dopo l'assunzione, ma non oltre il termine di versamento dei primi contributi, normalmente il 16 del mese successivo. Se la SRL non ha mai avuto una posizione INAIL, va presentata la denuncia di iscrizione o di esercizio all'avvio dell'attività con dipendenti; se la posizione esiste, i dati del lavoratore arrivano con la comunicazione obbligatoria. La UniLav non sostituisce le eventuali denunce di variazione della posizione assicurativa, ad esempio quando vengono introdotti nuovi rischi o lavorazioni. La denuncia nominativa resta per collaboratori e coadiuvanti familiari, coadiuvanti commerciali e soci lavoratori quando non sono già oggetto della comunicazione preventiva di instaurazione del rapporto.

Il primo giorno: lettera, informativa e Libro unico

Il contratto ordinario a tempo pieno e indeterminato non richiede in generale la forma scritta per la validità, ma rimangono gli obblighi informativi scritti. Il patto di prova (art. 2096, primo comma, c.c.) e, salvo le eccezioni di legge, l'apposizione del termine devono risultare per iscritto; part-time e apprendistato richiedono la forma scritta ai fini della prova. L'articolo 1 del D.Lgs. 152/1997 impone di consegnare, all'instaurazione del rapporto e prima dell'inizio dell'attività, il contratto scritto oppure la copia della comunicazione di assunzione. L'informativa scritta indica le parti, il luogo, l'inquadramento, la data, la tipologia, la prova, la retribuzione, l'orario, le ferie, il preavviso, il CCNL applicato con il codice alfanumerico CNEL e gli enti previdenziali.

Le informazioni mancanti vanno fornite entro sette giorni; quelle per cui la legge prevede il termine più lungo possono arrivare entro un mese. Per le materie consentite, l'informativa può rinviare alle disposizioni normative o del contratto collettivo applicato, con le modalità previste dalla legge.

Il Libro unico del lavoro va istituito prima della prima registrazione e compilato, per ciascun mese, entro la fine del mese successivo. Contiene dati anagrafici, inquadramento, retribuzione, presenze e assenze. Il primo giorno si consegnano i dispositivi di protezione individuale, l'informazione sui rischi e la formazione prevista.

Il primo mese: cedolino, F24, UniEmens e TFR

Il cedolino va consegnato ogni mese. I contributi si versano con F24 entro il giorno 16 del mese successivo; la denuncia UniEmens va trasmessa entro l'ultimo giorno del mese successivo. Un ritardo nella denuncia ritarda le prestazioni del lavoratore e fa scattare sanzioni.

Per i lavoratori del settore privato alla prima assunzione dal 1° luglio 2026, il termine per scegliere la destinazione del TFR è di 60 giorni; in assenza di scelta opera l'adesione automatica alla forma collettiva individuata dalla disciplina applicabile o a quella residuale. Se il lavoratore aveva già conferito il TFR a un fondo pensione, deve indicare entro 60 giorni il fondo destinatario al nuovo datore e non può scegliere il mantenimento in azienda, salvo il caso di precedente riscatto integrale della posizione. Occorre quindi acquisire la dichiarazione sulle precedenti scelte e conservare la documentazione scritta.

Sicurezza sul lavoro: cosa serve prima di far entrare la persona

La valutazione dei rischi deve essere effettuata immediatamente, prima dell'esposizione del lavoratore. Nelle nuove imprese il DVR può essere completato entro 90 giorni dall'avvio dell'attività, ma devono essere subito documentate le misure e gli altri elementi richiesti dall'articolo 28, comma 3-bis, con immediata comunicazione al RLS. Quando ricorrono le causali dell'articolo 29, comma 3, la valutazione e le misure vanno aggiornate immediatamente; il documento va rielaborato entro 30 giorni.

Il datore designa il RSPP. Nei casi consentiti dall'Allegato II e dall'articolo 34 del D.Lgs. 81/2008, il datore può svolgere direttamente i compiti del RSPP. Il nuovo percorso richiede il corso propedeutico per datore di lavoro di almeno 16 ore, seguito dal modulo comune DL-RSPP di 8 ore e dagli eventuali moduli tecnico-integrativi settoriali di 12 o 16 ore. Restano riconosciuti i crediti della formazione pregressa nei limiti dell'Accordo 2025. Il RLS è eletto o designato dai lavoratori, non nominato dal datore. Fino a 15 lavoratori è normalmente eletto al loro interno oppure opera il rappresentante territoriale. Oltre 15 è eletto o designato nell'ambito delle rappresentanze sindacali; in loro assenza, dai lavoratori al proprio interno. Se non si procede all'elezione, si applicano le regole sulla rappresentanza territoriale o di sito.

La formazione segue l'Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025, pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 24 maggio 2025: 4 ore generali più 4, 8 o 12 ore specifiche in base al rischio. Per i nuovi assunti il percorso va completato prima dell'inizio dell'attività; l'aggiornamento è di 6 ore ogni cinque anni (Parte III, §1.1 dell’Accordo). Il datore già operativo deve completare il corso base di 16 ore entro il 24 maggio 2027 secondo il termine transitorio; chi intende svolgere direttamente i compiti di RSPP segue anche il percorso aggiuntivo indicato sopra.

Il medico competente va nominato quando la valutazione individua mansioni soggette a sorveglianza sanitaria: utilizzo sistematico o abituale del videoterminale per almeno 20 ore settimanali, dedotte le interruzioni previste, oppure esposizione ai rischi per cui la legge richiede sorveglianza, tra cui rumore, movimentazione dei carichi, agenti chimici e lavoro notturno. La visita preventiva, anche preassuntiva, verifica l'idoneità alla mansione ed è a carico del datore.

Selezionare senza rischi: trasparenza retributiva e IA

Dal 7 giugno 2026 è in vigore il D.Lgs. 96/2026. L'articolo 5 impone di indicare negli annunci la retribuzione iniziale o la fascia e le pertinenti disposizioni del CCNL; vieta di chiedere le retribuzioni pregresse, anche tramite agenzie o software; richiede annunci neutri rispetto al genere. L'articolo 6 rende accessibili i criteri di retribuzione e progressione economica, con esenzione per i datori sotto i 50 dipendenti limitata alla progressione. L'articolo 7 riconosce il diritto di chiedere una volta l'anno, con risposta entro due mesi, i livelli retributivi medi per sesso della propria categoria, e vieta le clausole di segreto salariale. Il reporting del divario parte da 100 dipendenti. Per i datori soggetti al reporting, la valutazione congiunta scatta quando emerge, in una categoria di lavoratori, un divario retributivo medio di almeno il 5%, non giustificato da criteri oggettivi e neutrali rispetto al genere e non corretto entro sei mesi dalla comunicazione delle informazioni.

Il D.Lgs. 179/2026, in vigore dal 23 ottobre 2026, riserva a una persona fisica con potere effettivo la decisione finale su assunzione, modifica o cessazione del rapporto, provvedimenti disciplinari e valutazioni delle prestazioni. Le decisioni solo automatizzate sono nulle e il consenso del lavoratore non deroga al divieto. La ricerca e la selezione delle candidature sono escluse da questa nozione, quindi lo screening automatico resta ammesso nel rispetto del GDPR, ma il datore informa prima del trattamento e garantisce una motivazione intelligibile su richiesta. I sistemi IA che incidono su organizzazione, ritmi o modalità della prestazione entrano nella valutazione dei rischi.

Approfondimenti: trasparenza retributiva per le PMI e IA e obblighi del datore.

Incentivi 2026 e maxi-deduzione

Per le assunzioni a tempo indeterminato dal 1° gennaio al 31 dicembre 2026 il DL 62/2026 prevede tre esoneri, gestiti dall'INPS sul Portale delle Agevolazioni. Il Bonus Giovani riguarda gli under 35 svantaggiati o molto svantaggiati: esonero fino a 500 € al mese, fino a 650 € per unità produttive in ZES o nelle aree di crisi industriale del Centro Italia, per un massimo di 12 o 24 mesi secondo la categoria. Il Bonus Donne riguarda lavoratrici svantaggiate o molto svantaggiate, secondo i requisiti normativi: esonero fino a 650 € mensili, elevato fino a 800 € per le residenti nella ZES unica, per un massimo di 12 o 24 mesi in funzione della categoria. Il Bonus ZES riguarda datori con non più di 10 dipendenti che assumono lavoratori che abbiano compiuto 35 anni, disoccupati da almeno 24 mesi, nelle regioni della ZES: fino a 650 € al mese per 24 mesi.

I tre incentivi riguardano nuove assunzioni e non le trasformazioni di rapporti a termine; i premi INAIL restano esclusi dall'esonero. Per determinate trasformazioni opera il distinto incentivo alla stabilizzazione: fino a 500 € mensili per 24 mesi, per trasformazioni dal 1° agosto al 31 dicembre 2026 di under 35 mai occupati a tempo indeterminato, con contratto a termine attivato entro il 30 aprile 2026 e durata complessiva non superiore a 12 mesi.

Le condizioni comuni sono incremento occupazionale netto, nessun licenziamento per giustificato motivo oggettivo o collettivo nei sei mesi precedenti nella stessa unità produttiva, rispetto del CCNL, DURC e non cumulabilità con altri esoneri contributivi. Gli incentivi si cumulano con la maxi-deduzione: maggiorazione del 20%, o del 30% per le categorie meritevoli di maggiore tutela, del costo dei nuovi assunti a tempo indeterminato, con base pari al minore tra costo dei nuovi assunti e incremento del costo del personale. La maxi-deduzione, prorogata per il 2025–2027, richiede anche che l'attività sia stata effettivamente esercitata per almeno 365 giorni antecedenti l'inizio del periodo agevolato, o 366 quando applicabile. A fine periodo devono aumentare sia i dipendenti a tempo indeterminato sia il numero complessivo dei dipendenti rispetto alle medie del periodo precedente, con le verifiche previste per i gruppi. Non è quindi automatica per una SRL appena costituita. La variazione in diminuzione è indicata nel quadro RF secondo le istruzioni del modello applicabile.

Il calcolatore del costo di assunzione usa le aliquote 2026. Requisiti e importi sono nelle guide su Bonus Giovani, Donne e ZES e sulla maxi-deduzione.

Le scadenze che tornano ogni mese e ogni anno

Ogni mese: cedolino alla corresponsione della retribuzione, Libro unico entro la fine del mese successivo, F24 entro il 16 del mese successivo alla competenza, UniEmens entro l'ultimo giorno del mese successivo. Ogni anno vanno gestiti gli adempimenti fiscali applicabili e l'autoliquidazione INAIL. Visite mediche e aggiornamenti formativi seguono invece le periodicità previste per rischio, mansione e ruolo: non sono tutti annuali. Il calendario completo è nello scadenzario 2027.

Cosa cambia quando l'organico cresce

Socio-amministratore e dipendente non sono la stessa cosa

Il socio-amministratore non è un dipendente per il solo fatto di ricoprire la carica. Il rapporto organico produce compensi da amministrazione, con contributi e fiscalità propri; il rapporto subordinato richiede un contratto distinto, con mansioni, orario e subordinazione effettivi. Vedi la guida sullo stipendio dell'amministratore di SRL.

Gli errori più comuni alla prima assunzione

1. Inviare la UniLav ordinaria il giorno stesso dell'assunzione, quando il termine è già scaduto, senza che ricorrano le specifiche procedure d'urgenza.
2. Assumere senza valutazione dei rischi, misure immediate, formazione, RSPP e organizzazione delle emergenze.
3. Usare una co.co.co. per un ruolo con orario e direttive da dipendente.
4. Consegnare l'informativa dopo l'inizio del rapporto.
5. Dimenticare il patto di prova scritto.
6. Presentare la domanda di iscrizione INPS oltre il termine del primo versamento contributivo.
7. Applicare un CCNL diverso da quello dichiarato o sbagliare l'inquadramento.
8. Chiedere al candidato l'ultima retribuzione, pratica vietata dal D.Lgs. 96/2026.
9. Lasciare che un algoritmo decida assunzione o licenziamento, decisione nulla.
10. Non acquisire la dichiarazione sulle precedenti scelte del TFR e la destinazione entro i termini applicabili.

Checklist con i tempi

Gli intervalli anticipati della checklist sono margini organizzativi, non termini legali. L’informativa sul rapporto segue l’art. 1 D.Lgs. 152/1997. Per i dati personali raccolti presso il candidato o il lavoratore, l’art. 13 GDPR richiede l’informativa al momento della raccolta; per dati ottenuti da altre fonti vanno verificati i termini e le eccezioni dell’art. 14. Non si deve aspettare la firma del contratto se i dati sono già raccolti nella selezione.

Domande frequenti

Quanto costa il primo dipendente di una SRL?

Con una RAL di 25.000 €, nelle ipotesi illustrative dell'esempio il costo azienda stimato è di circa 34.150 € l'anno, il 36,6% in più. Comprende INPS a carico del datore, TFR calcolato sulla retribuzione utile lorda al netto dello 0,50% dell'imponibile previdenziale ove dovuto e premio INAIL ipotetico; non include tutti gli oneri contrattuali, welfare, buoni pasto, formazione e strumenti.

Posso assumere senza applicare un CCNL?

Non c'è un obbligo generale di aderire a un CCNL, ma la retribuzione deve rispettare l'articolo 36 della Costituzione. Il CCNL definisce minimi, orario e inquadramento ed è richiesto per gli incentivi e molte commesse pubbliche.

Serve la lettera di assunzione firmata?

Il contratto ordinario a tempo pieno e indeterminato non richiede in generale la forma scritta per la validità, ma rimangono gli obblighi informativi scritti. Il patto di prova (art. 2096, primo comma, c.c.) e, salvo le eccezioni di legge, il termine devono risultare per iscritto; part-time e apprendistato richiedono la forma scritta ai fini della prova. Prima dell'inizio dell'attività va consegnato il contratto scritto o la copia della comunicazione di assunzione, e le informazioni mancanti seguono i termini di legge.

Quando va inviata la UniLav?

La UniLav va trasmessa entro le ore 24 del giorno precedente l'inizio del rapporto. In caso di urgenza produttiva, resta obbligatoria una comunicazione sintetica entro il giorno precedente, da completare con la UniLav entro cinque giorni dall'instaurazione. La forza maggiore, quando rende oggettivamente impossibile prevedere l'assunzione, consente la comunicazione senza precedente invio sintetico, nel primo giorno utile e comunque entro cinque giorni.

Devo iscrivermi a INPS e INAIL prima dell'assunzione?

La domanda di iscrizione INPS può essere presentata anche dopo l'assunzione, ma non oltre il termine di versamento dei primi contributi, normalmente il 16 del mese successivo. L'INAIL richiede la denuncia di iscrizione all'avvio dell'attività con dipendenti; se la posizione esiste, i dati arrivano con la comunicazione obbligatoria, che non sostituisce eventuali denunce di variazione per nuovi rischi o lavorazioni.

Serve il medico competente per un impiegato?

Serve quando la valutazione dei rischi individua mansioni soggette a sorveglianza sanitaria. Per il lavoro al videoterminale la sorveglianza riguarda l'utilizzo sistematico o abituale per almeno 20 ore settimanali, dedotte le interruzioni previste; negli altri casi occorre verificare gli specifici presupposti e la valutazione dei rischi. La visita preventiva è a carico del datore.

Posso usare l'IA per selezionare i candidati?

Lo screening automatico è ammesso nel rispetto del GDPR, ma la decisione finale su assunzione, modifica o cessazione del rapporto spetta a una persona fisica con potere effettivo. Le decisioni solo automatizzate sono nulle.

Fonti ufficiali

• D.Lgs. 152/1997, informativa sul rapporto di lavoro, come modificato dal D.Lgs. 104/2022: Normattiva
• D.Lgs. 81/2008, salute e sicurezza sul lavoro: Normattiva
• Codice civile, art. 2096, primo comma, forma scritta del patto di prova: Gazzetta Ufficiale
• Art. 2120 del codice civile, trattamento di fine rapporto: Normattiva
• Accordo Stato-Regioni 17 aprile 2025, GU n. 119 del 24 maggio 2025: Gazzetta Ufficiale
• Ministero del Lavoro, allegato dell'Accordo 2025 con percorso datore-RSPP: lavoro.gov.it
• D.Lgs. 96/2026, trasparenza retributiva: Gazzetta Ufficiale
• D.Lgs. 179/2026, IA e lavoro: Gazzetta Ufficiale
• INPS, iscrizione nuova azienda con dipendenti: inps.it
• INPS, termini di pagamento dei contributi: inps.it
• Ministero del Lavoro, comunicazioni d'urgenza UniLav: FAQ UNIURG
• INAIL, denuncia di iscrizione dell'impresa con dipendenti: inail.it
• Ministero del Lavoro, adesione automatica alla previdenza complementare: lavoro.gov.it
• Ministero del Lavoro, scelte TFR nei nuovi rapporti: lavoro.gov.it
• INPS, comunicato 15 giugno 2026 sugli incentivi 2026: inps.it
• INPS, incentivo alla stabilizzazione dei giovani: inps.it
• Agenzia delle Entrate, circolare 1/E del 20 gennaio 2025: agenziaentrate.gov.it
• Legge 68/1999, collocamento mirato: Normattiva
• Regolamento (UE) 2016/679, artt. 13-14, informative sui dati personali: EUR-Lex
• Ministero del Lavoro, linee guida collocamento mirato: lavoro.gov.it

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