Obblighi del datore di lavoro per numero di dipendenti

Per l’assunzione subordinata ordinaria invia la comunicazione obbligatoria indicando dati del lavoratore, data di inizio, tipo di contratto e qualifica, entro il giorno antecedente l’instaurazione del rapporto. L’omissione comporta sanzioni, senza rendere di per sé invalido il rapporto. Urgenza produttiva e forza maggiore seguono regole specifiche, illustrate nella guida: non sono deroghe generali alla comunicazione.

Entro il giorno antecedente l'assunzione

Prima dell’inizio dell’attività consegna il contratto individuale scritto o copia della comunicazione di instaurazione del rapporto. Completa per iscritto le informazioni non già contenute in quei documenti entro sette giorni dall’inizio della prestazione; per le specifiche voci cui la norma concede un termine maggiore, entro un mese. Le modifiche seguono gli obblighi di comunicazione dell’art. 3. Verifica i contenuti richiesti e le modalità di rinvio al CCNL.

Documento iniziale prima dell’attività; completamento entro 7 giorni o 1 mese secondo la voce

Il Libro Unico del Lavoro contiene i dati dei lavoratori, le retribuzioni e le presenze. Può essere tenuto mediante stampa meccanografica, stampa laser autorizzata o supporti informatici conformi al DM 9 luglio 2008: non è obbligatoria una modalità esclusivamente telematica. Va compilato entro la fine del mese successivo a quello di riferimento e conservato per cinque anni dall'ultima registrazione.

Entro la fine del mese successivo; conservazione 5 anni dall'ultima registrazione

La valutazione di tutti i rischi e il DVR sono obblighi non delegabili del datore di lavoro. Nelle nuove imprese la valutazione è immediata e il documento va redatto entro 90 giorni dall'inizio dell'attività, dando subito evidenza documentale delle misure adottate e comunicazione al RLS. Il DVR si aggiorna per modifiche rilevanti e infortuni significativi. Le procedure standardizzate sono previste fino a 10 lavoratori e utilizzabili anche fino a 50, con le esclusioni dell'art. 29, commi 5-7.

Valutazione immediata; DVR nuove imprese entro 90 giorni; aggiornamenti per modifiche rilevanti

Devi designare un RSPP in possesso dei requisiti professionali dell'art. 32: può essere interno, se c'è una persona formata, oppure esterno. La designazione è un obbligo non delegabile; l'art. 31 richiede che il responsabile abbia mezzi e tempo adeguati, ma non prescrive espressamente né la forma scritta né una comunicazione al lavoratore. Conserva una traccia documentale dell'incarico e verifica le eventuali previsioni del CCNL. In alcuni casi (ad esempio aziende industriali con oltre 200 lavoratori) il servizio deve essere interno.

Prima dell'inizio dell'attività

Organizza primo soccorso ed emergenze antincendio con addetti formati in numero adeguato ai rischi. Il DM 388/2003 distingue la cassetta di pronto soccorso per i gruppi A/B e il pacchetto di medicazione per il gruppo C, oltre a un mezzo di comunicazione idoneo. La formazione segue lo stesso DM 388/2003 per il soccorso e il DM 2 settembre 2021, art. 5 e allegato III, per l'antincendio. Predisponi attrezzature antincendio e misure di evacuazione adeguate.

Prima dell'inizio dell'attività, con aggiornamenti periodici

Anche sotto 10 lavoratori, il piano di emergenza scritto è obbligatorio nei luoghi aperti al pubblico con più di 50 persone contemporaneamente presenti e nelle attività dell'allegato I del DPR 151/2011. Nei luoghi soggetti all'obbligo del piano sono previste esercitazioni antincendio almeno annuali, salve le specifiche esclusioni. Negli altri casi restano le misure organizzative da riportare nel DVR.

Piano prima dell'attività; esercitazioni almeno annuali nei casi previsti

Ogni lavoratore va informato e formato sui rischi della mansione, sulle misure di prevenzione e sull'uso dei DPI, con formazione specifica e aggiornamenti periodici. I contenuti e la durata minima dei corsi seguono l'Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025. Per i lavoratori l'aggiornamento è di 6 ore ogni cinque anni, salvo i percorsi specifici per preposti, dirigenti e datori di lavoro (Parte III dell'Accordo). La formazione va registrata e va ripetuta quando cambiano mansione o attrezzature.

Prima dell'adibizione alla mansione, poi aggiornamenti periodici

In ogni azienda o unità produttiva va eletto o designato un RLS, consultato sulla valutazione dei rischi e sulle misure di prevenzione. Fino a 15 lavoratori è di norma eletto direttamente dai lavoratori o individuato a livello territoriale (RLST); oltre 15 è eletto o designato nell'ambito delle rappresentanze sindacali. In loro assenza è eletto dai lavoratori al loro interno. Ha diritto a formazione e tempo retribuito per le sue funzioni.

All'avvio dell'attività, con rinnovo secondo il CCNL

Di norma versi i contributi ordinari INPS entro il 16 del mese successivo a quello di competenza e le ritenute entro il 16 del mese successivo a quello del pagamento delle retribuzioni. Se lo stipendio viene pagato nel mese seguente, i due termini non coincidono. Si applicano gli slittamenti per sabati e festivi e il differimento estivo previsto dalla legge. L'F24 è anche il canale per premi INAIL e addizionali, ciascuno con la propria scadenza.

Di norma il 16: competenza per i contributi, pagamento per le ritenute

Ogni mese trasmetti all’INPS il flusso UniEmens con retribuzioni, contributi, assenze, conguagli e dati utili alle prestazioni. La denuncia va inviata entro l’ultimo giorno del mese successivo a quello di paga e riconciliata con il versamento F24. Per gli errori rettifica la denuncia del periodo interessato secondo le procedure INPS; applica i conguagli nei periodi consentiti, senza spostare indistintamente tutti gli errori al mese successivo.

Entro l'ultimo giorno del mese successivo

Entro il 16 marzo consegni ai lavoratori la Certificazione Unica con i redditi e le ritenute dell'anno precedente e la trasmetti telematicamente all'Agenzia delle Entrate. Entro il 31 ottobre presenti il modello 770 come sostituto d'imposta. I due adempimenti chiudono il ciclo annuale di paghe e ritenute.

16 marzo (CU), 31 ottobre (770)

Il premio INAIL, comprensivo della regolazione dell'anno precedente, si versa entro il 16 febbraio, in unica soluzione o in quattro rate: 16 febbraio, 16 maggio, 20 agosto e 16 novembre, con interessi sulle rate successive alla prima. I versamenti in scadenza di sabato o festivo slittano al primo giorno lavorativo successivo: nel 2026 le rate sono il 16 febbraio, 18 maggio, 20 agosto e 16 novembre. La dichiarazione telematica delle retribuzioni è distinta dal pagamento: termine ordinario 28 febbraio, o 29 febbraio negli anni bisestili, salvi gli slittamenti applicabili.

Pagamento 16/2; rate 16/2, 16/5, 20/8, 16/11 (salvi slittamenti); dichiarazione entro 28/29 febbraio

Le norme disciplinari, le sanzioni e le procedure di contestazione devono essere affisse in un luogo accessibile a tutti i lavoratori. La mancata affissione incide sull'opponibilità del codice e può comportare l'invalidità della sanzione secondo l'orientamento applicativo; la valutazione del singolo caso resta al giudice. Il contenuto deve rispettare quanto previsto dal CCNL applicato.

Affissione preventiva; verifica il regime disciplinare applicabile

Il FIS riguarda i datori non coperti dalla CIGO e non rientranti nell'ambito dei fondi di solidarietà bilaterali: non è una libera scelta di adesione. L'aliquota ordinaria è 0,50% fino a 5 dipendenti medi nel semestre di riferimento e 0,80% oltre 5, per due terzi a carico del datore. Dal 2025 scende allo 0,30% per i datori fino a 5 dipendenti medi che non abbiano presentato domanda di assegno al FIS per almeno 24 mesi dal termine dell'ultimo periodo di fruizione, secondo la circolare INPS 5/2025.

Con il flusso UniEmens di ogni mese

Il regime non si determina dal solo numero totale di dipendenti: verifica data e tipologia del rapporto. Il D.Lgs. 23/2015 disciplina i rapporti a tutele crescenti, a partire dalle assunzioni a tempo indeterminato dal 7 marzo 2015 e nelle ulteriori fattispecie dell'art. 1. Per i rapporti non soggetti a tale decreto rilevano l'art. 18 L. 300/1970 e la L. 604/1966. Le soglie ordinarie sono oltre 15 nell'unità produttiva o nello stesso comune, oppure oltre 60 nel complesso aziendale; per i datori agricoli rileva anche la soglia di oltre 5. Non classificare automaticamente tutti i rapporti come art. 18. Restano le specifiche tutele per i licenziamenti nulli.

Verifica la media di almeno 50 lavoratori subordinati a tempo indeterminato o determinato dell'ultimo anno, non il solo organico attuale. Anche sotto 50 l'obbligo può derivare dall'adozione del modello organizzativo 231 o dall'ambito degli specifici atti dell'Unione richiamati dal D.Lgs. 24/2023, con diverso perimetro delle segnalazioni tutelate. Il canale deve garantire riservatezza: avviso di ricevimento entro 7 giorni e riscontro entro 3 mesi dall'avviso o, se manca, dalla scadenza dei 7 giorni. Le informazioni devono essere esposte e accessibili nei luoghi di lavoro e, se esiste un sito internet, anche in una sezione dedicata.

Avviso entro 7 giorni; riscontro entro 3 mesi dall'avviso o dalla scadenza dei 7 giorni

Il numero attuale non basta: per nuovi ingressi per crescita negli anni successivi all'avvio, nel 2026-2027 conta una media di almeno 60 addetti nell'anno precedente; la soglia diventa 50 nel 2028-2031 e 40 dal 2032. Per le nuove imprese resta la media di almeno 50 dipendenti nell'anno iniziale, con obbligo dall'avvio. Un obbligo preesistente resta anche dopo la riduzione dell'organico. Se acquisisci personale da un datore già obbligato, il versamento può restare dovuto per quei lavoratori anche sotto soglia. Si versa il TFR non destinato alla previdenza complementare entro il 16 del mese successivo; la denuncia UniEmens è distinta e scade alla fine del mese successivo.

Versamento entro il 16 del mese successivo; UniEmens entro la fine del mese successivo

Negli avvisi e nei bandi di lavoro indica retribuzione iniziale o fascia prevista e pertinenti disposizioni del contratto collettivo; non rimandare l'informazione al colloquio. Non puoi chiedere né acquisire indirettamente le retribuzioni attuali o precedenti dei candidati. Gli annunci devono essere neutri rispetto al genere. Rendi accessibili i criteri oggettivi e neutri per retribuzione e livelli retributivi; sotto 50 dipendenti sei esonerato dalla sola accessibilità dei criteri di progressione economica. Ricorda ogni anno ai lavoratori il diritto di chiedere il proprio livello e i livelli medi per sesso della categoria; rispondi entro due mesi.

Negli avvisi e nei bandi; informativa annuale; risposta ai lavoratori entro due mesi