Aggiornato all'11 settembre 2026 · Fonti: TUIR artt. 51, 52, 95, 108 e 109; L. 207/2024, art. 1, commi 81-83; D.L. 84/2025 convertito con L. 108/2025; D.L. 23/2026 convertito con L. 54/2026; Agenzia delle Entrate, circolare 15/E del 22 dicembre 2025
Le spese di trasferta fuori dal comune restano esenti per il dipendente fino a 46,48 euro al giorno in Italia e 77,47 all'estero con il sistema forfettario, oppure per l'intero importo documentato con quello analitico. Dal 2025 i rimborsi di vitto, alloggio e trasporto con taxi o NCC sostenuti in Italia sono esenti e deducibili solo se pagati con mezzi tracciabili.
In breve
- Forfettario: l'indennità non concorre al reddito fino a 46,48 euro al giorno in Italia e 77,47 all'estero (art. 51, comma 5, TUIR), al netto di viaggio e trasporto.
- Misto: con il rimborso del vitto o dell'alloggio la franchigia scende a 30,99 euro (51,65 all'estero); con entrambi a 15,49 euro (25,82 all'estero).
- Analitico: i rimborsi documentati di vitto, alloggio, viaggio e trasporto sono esenti per intero; le altre spese, anche non documentabili, fino a 15,49 euro (25,82 all'estero).
- Deducibilità: vitto e alloggio fuori dal comune fino a 180,76 euro al giorno in Italia e 258,23 all'estero (art. 95, comma 3, TUIR); nel comune al 75 per cento (art. 109, comma 5, TUIR).
- Tracciabilità: dal 1° gennaio 2025 vitto, alloggio e trasporto con taxi o NCC in Italia richiedono un pagamento tracciato; l'obbligo non riguarda le spese estere.
Che cosa sono le spese di trasferta e quando vanno rimborsate
La trasferta è lo spostamento temporaneo del lavoratore dalla sede abituale di lavoro: un trasferimento definitivo non lo è, perché sposta stabilmente il rapporto in un'altra sede (circolare 15/E del 2025, paragrafo 1). Al dipendente inviato fuori sede spetta il rimborso delle spese che ha anticipato per conto della società.
Trasferta fuori dal comune e trasferta nel comune
Il trattamento fiscale dipende da dove si svolge la trasferta. Fuori dal territorio comunale della sede di lavoro l'art. 51, comma 5, TUIR prevede tre sistemi alternativi: forfettario, misto e analitico. Nel comune indennità e rimborsi concorrono al reddito, salvo i rimborsi di spese di viaggio e trasporto comprovate e documentate.
Le tre modalità di rimborso dell'art. 51, comma 5, TUIR
Nel sistema forfettario la società corrisponde un'indennità giornaliera fissa, al netto di viaggio e trasporto. Le spese di viaggio e trasporto, anche come indennità chilometrica, non concorrono al reddito se documentate; gli altri rimborsi analitici aggiunti all'indennità restano imponibili.
Nel sistema misto all'indennità si aggiunge il rimborso analitico di vitto e alloggio: la franchigia scende a 30,99 euro (51,65 all'estero) con il rimborso o la fornitura gratuita di uno dei due, e a 15,49 euro (25,82 all'estero) con entrambi.
Nel sistema analitico la società rimborsa a piè di lista le spese documentate di vitto, alloggio, viaggio e trasporto, esenti per intero; entro 15,49 euro al giorno (25,82 all'estero) restano esenti anche le altre spese, come lavanderia, telefono o mance, se analiticamente attestate.
| Sistema | Come funziona | Quota esente al giorno (Italia / estero) |
|---|---|---|
| Forfettario | indennità fissa giornaliera | 46,48 / 77,47 euro |
| Misto | indennità più vitto o alloggio rimborsati | 30,99 / 51,65 euro |
| Misto con vitto e alloggio | indennità più vitto e alloggio rimborsati | 15,49 / 25,82 euro |
| Analitico | rimborso a piè di lista documentato | intero rimborso, più 15,49 / 25,82 euro |
Quanto supera le franchigie concorre al reddito di lavoro dipendente ed è soggetto a contribuzione.
Trasferte nel comune: dal 2025 conta la documentazione
Per le trasferte nel comune la regola resta severa, ma la prova richiesta è cambiata. Il D.Lgs. 13 dicembre 2024, n. 192, dal periodo d'imposta 2025 ha eliminato il riferimento ai documenti provenienti dal vettore: basta che la spesa di viaggio o trasporto sia comprovata e documentata. Così il rimborso per l'auto propria calcolato sulle tabelle ACI non concorre al reddito anche nel comune (circolare 15/E del 2025, paragrafo 1). Sono spese di viaggio, se documentate, anche pedaggio e parcheggio.
Chi percepisce i rimborsi: dipendenti, amministratori e soci
Per gli amministratori i compensi sono redditi assimilati a quelli di lavoro dipendente (art. 50, comma 1, lettera c-bis), TUIR) e l'art. 52, comma 1, TUIR rinvia alle disposizioni dell'art. 51: l'amministratore ha le stesse franchigie del dipendente, e l'assenza di compenso non cambia nulla, perché il rimborso resta la restituzione di spese anticipate per la società.
Per i soci senza rapporto di lavoro né carica amministrativa non esiste una disciplina specifica: il rimborso analitico di spese documentate è la restituzione di quanto il socio ha anticipato, mentre un importo forfettario o privo di giustificativi va qualificato in base alla sua causa.
Amministratori e rimborsi a piè di lista senza compenso
La nota spese dell'amministratore funziona come quella del dipendente, ma la deducibilità è diversa. Il tetto di 180,76 euro al giorno è scritto nell'art. 95, comma 3, TUIR per i dipendenti e i collaboratori coordinati e continuativi. Se l'amministratore non è anche dipendente o collaboratore valgono l'art. 109, comma 5-ter, TUIR e l'obbligo di pagamento tracciato per le prestazioni commissionate a lavoratori autonomi (circolare 15/E del 2025, paragrafo 4).
Tracciabilità 2025-2026: quando il rimborso resta esente
La legge di Bilancio 2025 (L. 207/2024, art. 1, commi 81-83) ha subordinato l'esenzione dei rimborsi di vitto, alloggio, viaggio e trasporto con autoservizi pubblici non di linea, cioè taxi e NCC, al pagamento con versamento bancario o postale o con gli altri sistemi dell'art. 23 del D.Lgs. 241/1997. Il D.L. 17 giugno 2025, n. 84, convertito con L. 108/2025, ha limitato l'obbligo alle spese sostenute in Italia e ha eliminato dall'art. 95, comma 3-bis, TUIR il riferimento ai rimborsi ai lavoratori autonomi. Una cena pagata in contanti all'estero non fa perdere l'esenzione; in Italia il contante rende il rimborso imponibile e la spesa indeducibile.
Secondo la circolare 15/E del 2025
- l'obbligo riguarda vitto, alloggio, viaggio e trasporto con taxi o NCC, fuori dal comune e al suo interno;
- restano fuori i trasporti di linea (treno, autobus, aereo, nave) e l'indennità chilometrica;
- restano fuori le altre spese esenti entro 15,49 o 25,82 euro al giorno;
- rientra l'imposta di soggiorno, connessa all'alloggio;
- l'obbligo vale anche per gli amministratori e gli altri titolari di redditi assimilati, per il rinvio dell'art. 52 TUIR.
Il D.L. 24 febbraio 2026, n. 23, convertito con L. 54/2026, ha escluso dall'obbligo i rimborsi del personale delle Forze armate, delle Forze di polizia e dei vigili del fuoco.
Cosa cambia in pratica: carte aziendali, app e note spese
L'art. 23 del D.Lgs. 241/1997 elenca carte di debito, di credito e prepagate, assegni bancari e circolari e altri sistemi di pagamento; la circolare 15/E ammette anche le applicazioni collegate a un conto, e l'estratto conto è una prova residuale. In azienda conviene una carta di credito intestata alla società, con la nota spese che indica il mezzo di pagamento usato.
Quanto è deducibile per la SRL: i limiti dell'art. 95 TUIR
| Voce di costo | Limite deducibile | Norma |
|---|---|---|
| Vitto e alloggio fuori dal comune, in Italia | 180,76 euro al giorno | art. 95, comma 3, TUIR |
| Vitto e alloggio fuori dal comune, all'estero | 258,23 euro al giorno | art. 95, comma 3, TUIR |
| Auto propria o noleggiata per una trasferta | costo di percorrenza o tariffa di noleggio, veicoli fino a 17 cavalli fiscali, 20 se diesel | art. 95, comma 3, TUIR |
| Vitto e alloggio nel comune | 75 per cento della spesa | art. 109, comma 5, TUIR |
| Autotrasportatori di merci | 59,65 euro al giorno, 95,80 all'estero | art. 95, comma 4, TUIR |
| Spese di rappresentanza | percentuali sui ricavi, solo se pagate con mezzi tracciati | art. 108, comma 2, TUIR |
I tetti giornalieri riguardano vitto e alloggio e si applicano a ciascun lavoratore; viaggio e trasporto si deducono a parte, se documentati e inerenti. Le spese di rappresentanza sono deducibili dal periodo d'imposta 2025 solo se pagate con mezzi tracciati, anche all'estero; l'obbligo non riguarda pubblicità e sponsorizzazioni (circolare 15/E del 2025, paragrafo 5).
Indennità chilometrica e tabelle ACI
Quando il dipendente usa l'auto propria, la società può rimborsare i chilometri con un'indennità calcolata sulle tabelle nazionali dei costi chilometrici elaborate dall'ACI (art. 51, comma 4, lettera a), TUIR): escono entro il 30 novembre e sono pubblicate entro il 31 dicembre, con effetto dal periodo d'imposta successivo. Non ne riportiamo i valori perché cambiano ogni anno: vanno letti nelle tabelle pubblicate per il 2026.
Servono percorrenza, tipo di automezzo e costo chilometrico desunto dalla tabella, da conservare con i giorni di attività fuori sede. L'indennità non rientra nell'obbligo di tracciabilità e non concorre al reddito anche nel comune, se documentata; per la società la deduzione è limitata al costo di percorrenza o alla tariffa di noleggio per veicoli fino a 17 cavalli fiscali, 20 se diesel (art. 95, comma 3, TUIR).
Esempio numerico: tre giorni di trasferta a Milano
Un dipendente con sede a Bergamo trascorre tre giorni a Milano: 36 euro di treno andata e ritorno, 220 di albergo (due notti), 135 di pasti documentati, per 391 euro. Confrontiamo il forfettario, con un'indennità di 130 euro al giorno e il solo treno rimborsato a parte, e l'analitico.
| Voce | Forfettario | Analitico |
|---|---|---|
| Indennità corrisposta | 390 euro (130 per 3 giorni) | nessuna |
| Rimborso analitico | 36 euro (treno) | 391 euro |
| Quota esente per il dipendente | 175,44 euro (46,48 per 3 giorni, più il treno) | 391 euro |
| Quota imponibile per il dipendente | 250,56 euro | 0 euro |
| Vitto e alloggio deducibili per la SRL | nessuna spesa documentata | 355 euro, entro il tetto di 542,28 euro |
| Viaggio deducibile per la SRL | 36 euro | 36 euro |
| Costo per la società | 426 euro | 391 euro |
L'analitico lascia al dipendente l'intero rimborso senza tassazione e consente alla società di dedurre 391 euro: con l'IRES al 24 per cento il risparmio è di circa 93,84 euro, senza contare l'IRAP. Il forfettario costa 426 euro, di cui 250,56 imponibili e soggetti a IRPEF e contributi.
Documentazione ed errori comuni
- Auto del socio: se il rimborso chilometrico va a un amministratore si applica il regime dell'indennità chilometrica entro le tabelle ACI; se il socio non ha incarichi, il rimborso è restituzione di spese documentate.
- Rimborsi senza giustificativi: un importo liquidato senza documenti è una retribuzione.
- Pagamenti in contanti: dal 1° gennaio 2025 costano due volte, con rimborso imponibile e spesa indeducibile.
- Trasferta non documentata: senza giorni e luoghi dello spostamento il rimborso è difficile da difendere.
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Gli importi delle franchigie non cambiano, ma dal 2025 la prova richiesta è più stringente: chi rimborsa bene paga meno imposte e rischia meno contestazioni. Prima di riscrivere le policy conviene mettere per iscritto il sistema adottato, indicare i mezzi di pagamento ammessi e formare chi compila la nota spese.
SRLOnline
affianca le società nella gestione delle trasferte e degli amministratori e nella verifica della deducibilità dei costi. La prima call conoscitiva è gratuita e non impegna: si può partire da una richiesta di preventivo oppure approfondire il servizio di consulenza del lavoro.
FAQ
Quanto può essere esente un'indennità di trasferta nel 2026?
Fino a 46,48 euro al giorno in Italia e 77,47 all'estero, al netto di viaggio e trasporto (art. 51, comma 5, TUIR). L'eccedenza concorre al reddito di lavoro dipendente ed è soggetta a contribuzione.
Quando una trasferta è fuori dal comune?
Quando l'attività si svolge in un comune diverso da quello della sede abituale di lavoro. Lo spostamento deve essere temporaneo: un trasferimento definitivo non è una trasferta.
Il rimborso di vitto e alloggio è imponibile per il dipendente?
No, se è analitico e documentato. Diventa imponibile se si aggiunge a un'indennità forfettaria oltre la franchigia ridotta, o se manca la documentazione.
Il rimborso spese a un amministratore senza compenso è tassato?
No, nei limiti delle franchigie previste per i dipendenti: i compensi degli amministratori sono redditi assimilati e l'art. 52, comma 1, TUIR rinvia all'art. 51.
Se pago il taxi in contanti il rimborso è imponibile?
Sì, per le spese sostenute in Italia dal 1° gennaio 2025: i rimborsi con taxi o NCC non concorrono al reddito solo se il pagamento è tracciato, e la stessa condizione serve alla società per dedurre la spesa.
Posso usare il forfettario solo per una giornata?
No: la scelta tra forfettario, misto e analitico riguarda l'intera trasferta (circolare 15/E del 2025).
Le spese di rappresentanza richiedono pagamenti tracciabili?
Sì, dal periodo d'imposta 2025, anche per le spese sostenute all'estero. Restano fuori pubblicità e sponsorizzazioni.
Le trasferte all'estero richiedono il pagamento tracciabile?
No. Il D.L. 84/2025 ha limitato l'obbligo alle spese sostenute in Italia, per l'esenzione del dipendente come per la deduzione della società.
Fonti e riferimenti
- TUIR, art. 51 (Normattiva)
- TUIR, art. 52 (Normattiva)
- TUIR, art. 95 (Brocardi)
- TUIR, art. 108 (Brocardi)
- TUIR, art. 109 (Normattiva)
- L. 207/2024, art. 1, commi 81-83 (Normattiva)
- D.L. 84/2025, art. 1 (Normattiva)
- D.L. 23/2026, art. 14 (Normattiva)
- D.Lgs. 241/1997, art. 23 (Normattiva)
- Circolare AdE 15/E del 22 dicembre 2025
