Il rimborso spese per trasferte per dipendenti di SRL

Articoli, Fiscale

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Il dipendente della srl ha diritto al rimborso delle spese di trasferta in caso svolga delle attività di lavoro al di fuori dell’azienda.

Indice dei contenuti

Cosa è la trasferta?

E’ uno spostamento provvisorio del lavoratore dalla sede abituale di lavoro abituale ad altro luogo di lavoro.

La trasferta ha due caratteristiche sostanziali: è temporanea ed è occasionale.

Temporanea in quanto non ha una durata lunga o indefinita ma ha un inizio ed una fine all’interno di un periodo determinato.

Occasionale in quanto non è permanente e lo spostamento avviene per questioni contingenti, altrimenti cambierebbe il luogo di lavoro, se il lavoratore fosse stabilmente distaccato in un’altra sede.

Quali sono le tipologie di trasferta?

le trasferte entro i confini del comune in cui è situata la sede di lavoro : le somme percepite dal dipendente a titolo di rimborso spese o indennità di trasferta SONO IMPONIBILI AI FINI IRPEF E INPS;
le trasferte oltre i confini del comune in cui è situata la sede di lavoro: in funzione della tipologia di rimborso adottata ( forfettario, misto o analitico) le somme percepite dal dipendente concorrono in tutto o in parte a formare il reddito.

Quali sono le tipologie di rimborso previste dalle leggi in materia?

RIMBORSO FORFETTARIO
RIMBORSO ANALITICO
RIMBORSO MISTO

Oltre alle tipologie di rimborso previsto ed elencate sopra, ci sono anche le spese di viaggio e di trasporto (anche sotto forma di indennità chilometrica) documentate non concorrono a formare il reddito e quindi non sono imponibili ai fini IRPEF e INPS.

Quali sono le caratteristiche del rimborso forfettario?

INDENNITA’ DI TRASFERTA in misura fissa per ogni giorno di lavoro in trasferta :

Esente fino alla soglia giornaliera di 46,48 = TRASFERTE ITALIA
Esente fino alla soglia giornaliera di 77,46 = TRASFERTE ESTERE

Con questo tipo di rimborso vi è la possibilità di non assoggettare le somme a tassazione irpef e contribuzione inps fino alla soglia di esenzione.

Quali sono le caratteristiche e le peculiarità del rimborso analitico?

Il rimborso delle spese sostenute e documentate dal lavoratore in trasferta è stabilito sulla base di una rendicontazione analitica ed è esente ai fini irpef e inps.

Ad esempio, secondo la tipologia di spese : vitto, alloggio, viaggio e trasporto con nota spese.

E’, altresì, escluso da imposizione fiscale e previdenziale il rimborso di ulteriori “altre spese”, seppure non documentabili, purché analiticamente attestate dal dipendente in trasferta, fino ad un importo di 15,49 euro al giorno, elevato a 25,82 euro per le trasferte all’estero.

Il rimborso analitico e dettagliato è una tipologia di rimborso più articolato e corredato di documentazione a supporto. Senza la necessaria documentazione la gestione degli aspetti fiscali e previdenziale diventa problematica.

Il rimborso misto è un ibrido, frutto dell’unione tra le due forme di rimborso citate in precedenza.

E’ composto da:

rimborso a piè di lista (analitico) per spese di vitto e alloggio;
indennità di trasferta.

In quest’ultimo caso le franchigie di 46,48 e 77,46 euro sono ridotte:

di 1/3 (15,49 ovvero 25,82 euro per le trasferte all’estero) in caso di rimborso delle spese di alloggio o di vitto , nonché nei casi di alloggio o di vitto fornito gratuitamente;
di 2/3 (30,99 ovvero 51,65 euro per le trasferte all’estero) in caso di rimborso sia delle spese di alloggio che di quelle di vitto o di vitto e alloggio forniti gratuitamente.

I rimborsi spese di trasferta sono uno strumento utile all’azienda per rimborsare le spese sostenute dai dipendenti per le attività di lavoro svolte esternamente ai locali aziendali. Molto utili per le aziende di servizi sono un modo per dedurre dei costi inerenti senza farli gravare sui dipendenti e sul loro reddito complessivo.

Un aspetto fondamentale è la documentazione della trasferta, che deve essere bene circostanziata e conservata in modo adeguato, per far fronte ad eventuali contestazioni, da parte del lavoro e dagli organi ispettivi.

La gestione non corretta delle procedure, infatti, potrebbe essere soggetta a recupero da parte della agenzia delle entrate o dell’INL nel corso degli accertamenti.