Aggiornato al 14 settembre 2026 · Fonti: TUIR artt. 51, 95 e 109; codice civile artt. 2214 e 2220; L. 207/2024, commi 81-83; D.L. 84/2025; D.M. 17 giugno 2014; circolare AdE 15/E del 2025; C.M. 188/E del 1998; tabelle ACI 2026
La nota spese è il documento con cui dipendenti e amministratori rendicontano le spese anticipate per conto della SRL: data, destinazione, categoria, importo, giustificativo e mezzo di pagamento. Dal 2025 i rimborsi di vitto, alloggio, viaggio e trasporto con taxi e NCC in Italia restano esenti e deducibili solo se pagati con mezzi tracciabili.
In breve
- Che cos'è: il documento che accompagna il rimborso analitico dell'art. 51, comma 5, TUIR; senza giustificativi il rimborso diventa reddito.
- Campi essenziali: giorni e destinazione, motivo, categoria di spesa, importo, giustificativo, mezzo di pagamento, chilometri e approvazione.
- Franchigie: forfettario 46,48 euro al giorno in Italia e 77,47 all'estero; misto 30,99 e 51,65 con vitto o alloggio, 15,49 e 25,82 con entrambi.
- Deducibilità: vitto e alloggio fuori dal comune fino a 180,76 euro al giorno in Italia e 258,23 all'estero, solo per i rimborsi a piè di lista.
- Tracciabilità e conservazione: pagamenti tracciati per le spese in Italia dal 2025; documenti conservati dieci anni (art. 2220 c.c.).
Che cos'è la nota spese e quale valore ha
La nota spese elenca le spese che dipendenti, collaboratori e amministratori anticipano per conto della società e le collega ai giustificativi: serve a chiedere il rimborso e a registrare il costo. Non è una fattura e non sostituisce lo scontrino, ma rende verificabili le singole voci.
Una norma che la istituisca non esiste: la nota spese documenta il rimborso analitico dell'art. 51, comma 5, TUIR e l'inerenza richiesta dall'art. 109, comma 5, TUIR. La giurisprudenza è netta: la sola produzione di note spese liquidate ai dipendenti non prova l'inerenza, perché dal documento deve emergere anche la ragione della spesa (Cass. sez. V n. 6650 del 24 marzo 2006). Il rimborso analitico documentato non è invece reddito, perché reintegra un esborso: la prova che le somme siano rimborsi e non retribuzione grava sul lavoratore (Cass. sez. V ord. n. 32925 del 17 dicembre 2024).
Cosa deve contenere una nota spese
Non c'è un fac-simile obbligatorio: modulo, foglio di calcolo o software vanno bene, purché il documento contenga le informazioni utili al controllo e al fisco.
| Campo | Che cosa indicare | Perché serve |
|---|---|---|
| Intestazione | Società, dipendente o amministratore, periodo, numero progressivo | Riferisce il documento all'esercizio |
| Date e destinazione | Giorni, partenza e rientro, comune, cliente, motivo | Prova l'inerenza della trasferta |
| Categoria di spesa | Vitto, alloggio, viaggio, trasporto, altre spese | Distingue i limiti voce per voce |
| Importo | Imponibile, IVA, totale, valuta estera | Base del rimborso |
| Giustificativo | Tipo, numero, data, emittente, partita IVA | Prova il costo |
| Mezzo di pagamento | Carta aziendale, bonifico, app collegata a un conto | Condizione dal 2025 |
| Chilometri e veicolo | Modello o targa, chilometri, itinerario | Servono per la tabella ACI |
| Approvazione | Firma del dipendente, visto del responsabile | Attesta il controllo |
Il giustificativo ideale è la fattura intestata alla società, che consente anche di detrarre l'IVA; in alternativa vale il documento commerciale con il codice fiscale o la partita IVA dell'impresa. Lo scontrino anonimo non identifica chi ha sostenuto la spesa.
I quattro sistemi di rimborso
L'art. 51, comma 5, TUIR descrive i sistemi forfettario, misto e analitico; la prassi vi aggiunge l'indennità chilometrica. La scelta vale per l'intera trasferta (circolare AdE 15/E del 2025).
| Sistema | Come funziona | Quota non imponibile al giorno (Italia / estero) | Nota spese |
|---|---|---|---|
| Analitico (a piè di lista) | Rimborso integrale delle spese documentate di vitto, alloggio, viaggio e trasporto | Intero rimborso, più 15,49 / 25,82 euro per le altre spese | Obbligatoria |
| Forfettario | Indennità giornaliera fissa, al netto di viaggio e trasporto | 46,48 / 77,47 euro | Solo per i viaggi documentati |
| Misto | Indennità più rimborso analitico di vitto o alloggio | 30,99 / 51,65 euro; 15,49 / 25,82 con entrambi | Per la parte a piè di lista |
| Chilometrico | Indennità per chilometro con auto propria, su tabelle ACI | Intera indennità se documentata | Percorso, veicolo, tariffa |
Quanto eccede le franchigie concorre al reddito di lavoro dipendente e alla contribuzione. Nelle trasferte nel comune l'indennità è imponibile, salvo i rimborsi documentati di spese di viaggio e trasporto: dal 2025 rientra nell'eccezione anche il rimborso chilometrico su tabelle ACI.
Genera la nota spese compilata
: compila il modello e calcola l'indennità chilometrica.
Rimborso chilometrico: come si usa la tabella ACI 2026
Le tabelle dei costi chilometrici sono elaborate dall'ACI entro il 30 novembre e pubblicate entro il 31 dicembre, con effetto dal periodo d'imposta successivo (art. 51, comma 4, lettera a), TUIR). Quelle per il 2026 sono nel Supplemento ordinario n. 40 alla Gazzetta Ufficiale n. 297 del 23 dicembre 2025.
Servono tre dati: modello e versione dell'auto, per individuare il costo chilometrico; i chilometri percorsi, andata e ritorno; pedaggi e parcheggi documentati. La Fiat Panda Cross 1.3 MJT 95CV 4x4 ha un costo di 0,3856 euro al chilometro nella tabella 2026: per 1.180 chilometri l'indennità è di 455,01 euro. L'eccedenza rispetto al valore di tabella concorre al reddito del lavoratore. Per la società la deduzione è limitata al costo di percorrenza o alla tariffa di noleggio di autoveicoli fino a 17 cavalli fiscali, 20 se diesel (art. 95, comma 3, TUIR).
Quanto è deducibile per la SRL
| Voce di costo | Limite deducibile | Fonte |
|---|---|---|
| Vitto e alloggio fuori dal comune, in Italia | 180,76 euro al giorno | art. 95, comma 3, TUIR |
| Vitto e alloggio fuori dal comune, all'estero | 258,23 euro al giorno | art. 95, comma 3, TUIR |
| Auto propria o noleggiata per una trasferta | Costo di percorrenza o noleggio, fino a 17 cavalli fiscali, 20 se diesel | art. 95, comma 3, TUIR |
| Indennità forfettaria e rimborso misto | Nessun tetto specifico | C.M. 188/E del 1998 |
| Vitto e alloggio nel comune | 75 per cento della spesa | art. 109, comma 5, TUIR |
| Autotrasporto di merci | 59,65 euro al giorno in Italia, 95,80 all'estero, in alternativa all'analitico | art. 95, comma 4, TUIR |
| Spese di rappresentanza | Percentuali sui ricavi, solo con pagamenti tracciati | art. 108, comma 2, TUIR |
Il tetto di 180,76 euro riguarda esclusivamente i rimborsi a piè di lista di vitto e alloggio: non si applica alle indennità forfettarie e ai rimborsi misti, per i quali vale la simmetria con il reddito del lavoratore (C.M. 188/E del 1998). Viaggio e trasporto si deducono a parte, se documentati. Il limite opera per ciascun lavoratore e ciascun giorno di trasferta fuori dal comune.
Tracciabilità dal 2025
La legge di Bilancio 2025 (L. 207/2024, art. 1, commi 81-83) ha aggiunto all'art. 51, comma 5, TUIR il periodo sui rimborsi di vitto, alloggio, viaggio e trasporto con taxi e NCC: non concorrono al reddito solo se pagati con versamento bancario o postale o con gli altri sistemi dell'art. 23 del D.Lgs. 241/1997. Sul versante dell'impresa l'art. 95, comma 3-bis, TUIR subordina al pagamento tracciato la deducibilità degli stessi rimborsi analitici: in contanti la spesa diventa imponibile per il dipendente e indeducibile per la società.
Il D.L. 84/2025, convertito con L. 108/2025, ha limitato l'obbligo alle spese sostenute in Italia e ha collocato la disciplina dei lavoratori autonomi nell'art. 109, commi 5-bis e 5-ter, TUIR; all'estero la tracciabilità non è richiesta (risposta AdE n. 188 del 10 luglio 2025). La decorrenza è il periodo d'imposta successivo a quello in corso al 31 dicembre 2024, con effetti anche sull'IRAP.
Rientrano nell'obbligo vitto, alloggio, viaggio e trasporto con taxi o NCC, anche tramite piattaforme di mobilità, e l'imposta di soggiorno. Restano fuori i trasporti di linea, l'indennità chilometrica, le altre spese esenti fino a 15,49 o 25,82 euro al giorno e le spese sostenute all'estero (circolare 15/E; comunicato AdE del 22 dicembre 2025). In nota spese va indicato lo strumento usato: l'estratto conto è una prova residuale.
IVA su vitto e alloggio: quando spetta la detrazione
Dal 1° settembre 2008 è stato abolito il limite che rendeva detraibile solo il 75 per cento dell'IVA su alberghi e ristoranti: valgono le regole generali dell'art. 19 del D.P.R. 633/1972, quindi l'imposta si detrae se la spesa è inerente e documentata da fattura intestata alla società (circolare AdE 53/E del 2008). Scontrino e documento commerciale non evidenziano l'IVA e non permettono la detrazione (circolare 25/E del 2010). Se la spesa è di rappresentanza l'imposta resta indetraibile (art. 19-bis1, comma 1, lettera h)).
Nota spese dell'amministratore: le differenze
I compensi degli amministratori sono redditi assimilati a quelli di lavoro dipendente (art. 50, comma 1, lettera c-bis), TUIR) e l'art. 52, comma 1, TUIR rinvia all'art. 51: le franchigie sono quelle del dipendente e l'assenza di compenso non cambia la natura del rimborso documentato. Per la tracciabilità, se l'amministratore non è dipendente né collaboratore vale l'art. 109, comma 5-ter, TUIR; altrimenti si applica l'art. 95, comma 3-bis (circolare 15/E del 2025). Il tetto di 180,76 euro è scritto per i dipendenti e i co.co.co.: per l'amministratore non dipendente non è previsto dal testo della norma e va valutato con il consulente.
Errori che fanno perdere la deduzione
- Scontrino anonimo: senza codice fiscale o partita IVA dell'impresa il costo non è riferibile alla società.
- Chilometri senza percorso: servono chilometri, periodo, veicolo e itinerario.
- Spese personali o estranee: l'inerenza va provata, non basta annotare la spesa (Cass. n. 6650 del 2006).
- Contanti per albergo, ristorante o taxi in Italia: rimborso imponibile e spesa indeducibile.
- Indennità forfettaria mascherata da analitico: un importo senza giustificativi è retribuzione.
- Duplicazioni: le spese già pagate con la carta aziendale non si rimborsano una seconda volta.
Gestione digitale e conservazione
L'art. 2214, secondo comma, del codice civile impone di conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle fatture ricevute e le copie di quelle spedite; l'art. 2220 fissa il termine in dieci anni dalla data dell'ultima registrazione e ammette dal 1994 la conservazione su supporti di immagine. Ai fini fiscali i documenti informatici seguono il D.M. 17 giugno 2014. In pratica la nota spese approvata e i giustificativi digitalizzati entrano nello stesso processo di conservazione delle fatture elettroniche: la nota spese accompagna il giustificativo, non lo sostituisce.
Esempio: due giorni a Milano con auto propria
Un dipendente con sede a Roma passa due giorni a Milano con l'auto propria diesel, autorizzato dalla società: 1.180 chilometri, due notti, pasti documentati, pedaggio e parcheggio, tutti pagati con carta aziendale.
| Voce | Importo | Documento e pagamento |
|---|---|---|
| Indennità chilometrica | 455,01 euro | 1.180 km x 0,3856 euro (tabella ACI 2026) |
| Albergo, due notti | 260,00 euro | Fattura intestata alla SRL, carta aziendale |
| Pasti | 90,00 euro | Fatture e documenti commerciali con partita IVA |
| Pedaggio | 100,00 euro | Ricevute documentate, carta aziendale |
| Parcheggio | 30,00 euro | Ricevuta con targa e orari |
| Totale rimborso | 935,01 euro | Nota spese numerata e approvata |
- Non imponibile per il dipendente: 935,01 euro, l'intero rimborso analitico documentato.
- Deducibile per la SRL: 350,00 euro di vitto e alloggio, sotto il tetto di 361,52 euro (due giorni per 180,76), più 585,01 euro di viaggio e trasporto, fuori dal tetto giornaliero.
- Risparmio IRES: 224,40 euro al 24 per cento, senza considerare l'IRAP e con reddito imponibile capiente.
Con albergo e pasti pagati in contanti i 350,00 euro sarebbero rimasti fuori dall'esenzione e dalla deduzione; con il forfettario, su due giorni l'indennità sarebbe stata esente solo per 92,96 euro.
FAQ
La nota spese è obbligatoria per legge?
Non esiste una norma che la imponga con questo nome, ma è il documento con cui si prova che il rimborso corrisponde a spese documentate anticipate per la società: senza di esso l'importo può essere riqualificato come retribuzione, con ritenute e contributi.
Quali dati non possono mancare in una nota spese?
Giorni e destinazione, motivo, categoria di spesa, importo, tipo e numero del giustificativo, mezzo di pagamento, chilometri e veicolo se si usa l'auto propria, firma del dipendente e approvazione. La mancanza del motivo o del giustificativo è l'errore più contestato.
Che differenza c'è tra rimborso analitico e forfettario?
Nell'analitico la società rimborsa le spese documentate, che restano fuori dal reddito per l'intero importo; nel forfettario corrisponde un'indennità fissa, esente solo entro 46,48 euro al giorno in Italia e 77,47 all'estero, al netto di viaggio e trasporto.
Il rimborso analitico può superare le franchigie?
Sì. Le franchigie limitano le indennità forfettarie e miste: con il rimborso analitico di spese documentate di vitto, alloggio, viaggio e trasporto l'esclusione è integrale, e fino a 15,49 euro al giorno in Italia, 25,82 all'estero, restano fuori anche le altre spese attestate.
Il tetto di 180,76 euro vale anche per il forfettario?
No. Il limite dell'art. 95, comma 3, TUIR riguarda esclusivamente i rimborsi a piè di lista di vitto e alloggio, come chiarito dalla C.M. 188/E del 1998. Per le indennità forfettarie e i rimborsi misti la deduzione segue la simmetria con il reddito del lavoratore.
Devo indicare il mezzo di pagamento nella nota spese?
Sì, per le spese sostenute in Italia dal periodo d'imposta 2025. Vitto, alloggio, viaggio e trasporto con taxi o NCC restano fuori dal reddito e sono deducibili solo se pagati con mezzi tracciati, come carte, bonifici o applicazioni collegate a un conto.
Il rimborso chilometrico richiede la fattura del carburante?
No. Per l'auto propria si usano le tabelle ACI: servono modello o targa del veicolo, chilometri percorsi e itinerario. Vanno invece documentati pedaggi e parcheggi. Il carburante non va allegato, perché il costo chilometrico di tabella lo comprende già.
L'IVA di albergo e ristorante è detraibile?
Sì, con la fattura intestata alla società e se la spesa è inerente, secondo le regole generali dell'art. 19 del D.P.R. 633/1972: il limite oggettivo del 75 per cento è stato abolito dal 1° settembre 2008. Con il solo scontrino l'IVA non si recupera.
Quanto tempo si conserva la nota spese?
Dieci anni dalla data dell'ultima registrazione, come le altre scritture contabili (art. 2220 c.c.), insieme ai giustificativi. La conservazione può essere digitale con le regole del D.M. 17 giugno 2014, allineata a quella delle fatture elettroniche.
SRLOnline consiglia
Se il modello non chiede il motivo della trasferta, i chilometri e il mezzo di pagamento, nessun consulente può ricostruire la deduzione a posteriori: conviene definire una policy scritta, con limiti di spesa e flusso di approvazione.
SRLOnline affianca le società con il servizio di contabilità e fiscale: registrazione delle note spese, controllo dei limiti di deducibilità e un referente dedicato.
Fonti ufficiali
- Codice civile, art. 2214 (Brocardi)
- Codice civile, art. 2220 (Brocardi)
- TUIR, art. 51 (Normattiva)
- TUIR, art. 95 (Brocardi)
- TUIR, art. 109 (Brocardi)
- L. 207/2024, art. 1, commi 81-83 (Normattiva)
- Agenzia delle Entrate, circolare 15/E del 22 dicembre 2025
- Agenzia delle Entrate, risposta n. 188 del 10 luglio 2025
- Agenzia delle Entrate, circolare 25/E del 19 maggio 2010 (IVA su alberghi e ristoranti)
- Tabelle ACI 2026 dei costi chilometrici (G.U. 23 dicembre 2025)
