Cos'e' la nota spese e a cosa serve
La nota spese raccoglie in un unico documento gli importi anticipati durante una trasferta e richiesti a rimborso. Collega ogni voce a data, categoria, descrizione, giustificativo e modalita' di pagamento, cosi' amministrazione e commercialista possono controllare il rimborso prima della registrazione contabile.
Il generatore produce un modello ordinato in Word e un riepilogo stampabile in PDF. Non invia al server i dati compilati e non decide da solo la deducibilita' definitiva, che dipende dalla situazione concreta e dalla documentazione conservata.
Cosa deve contenere una nota spese
| Sezione | Dati utili | Perche' servono |
|---|---|---|
| Azienda e persona | Denominazione, P.IVA, sede, nome e ruolo | Identificano chi rimborsa e chi ha anticipato la spesa |
| Trasferta | Motivo, destinazione, date e mezzo | Documentano occasione e durata dello spostamento |
| Spese | Data, categoria, importo, documento e pagamento | Consentono controlli per giorno e per natura del costo |
| Chilometri | Km, tariffa ACI, modello e targa | Motivano il calcolo dell'indennita' chilometrica |
| Approvazione | Firma del percettore e dell'amministratore | Attestano richiesta e controllo interno |
Regole fiscali 2026 in sintesi
Per le trasferte fuori dal comune, il rimborso analitico documentato di vitto, alloggio, viaggio e trasporto puo' non concorrere al reddito del percettore secondo l'art. 51, comma 5, TUIR. Per l'impresa, l'art. 95, comma 3, fissa per vitto e alloggio il tetto giornaliero di 180,76 euro in Italia e 258,23 euro all'estero per dipendenti e collaboratori.
Dal 2025, per le spese sostenute in Italia, vitto, alloggio e trasporto con taxi o NCC richiedono un pagamento tracciabile. La circolare Agenzia delle Entrate 15/E del 22 dicembre 2025 esclude i trasporti pubblici di linea e l'indennita' chilometrica. Approfondisci nella guida ai rimborsi di trasferta 2026 e nell'articolo sul modello di nota spese per SRL.
Come usare il generatore nota spese
- Inserisci i dati dell'azienda e della persona da rimborsare.
- Descrivi la trasferta, indicando se si e' svolta all'estero.
- Aggiungi una riga per ogni giustificativo e specifica se il pagamento e' tracciabile.
- Se hai usato un veicolo proprio, inserisci chilometri e tariffa ricavata dalle tabelle ACI.
- Genera l'anteprima, leggi gli avvisi, quindi scarica Word o salva la stampa in PDF.
FAQ sul generatore nota spese
La nota spese generata ha valore fiscale?
Il file organizza i dati e i giustificativi della trasferta, ma non sostituisce la verifica amministrativa e fiscale. L'azienda deve controllare inerenza, documentazione, modalita' di pagamento e coerenza con la propria policy prima di approvare il rimborso.
I dati inseriti vengono salvati sul server?
No. Azienda, persona, destinazione, importi e dettagli dei giustificativi restano nel browser. Al server arrivano soltanto l'indirizzo email, il tipo di documento e la data quando richiedi il codice necessario a sbloccare il download.
Come si calcola il rimborso chilometrico?
Inserisci i chilometri documentati e la tariffa per chilometro applicabile al veicolo. La tariffa va ricavata dalle tabelle ACI vigenti: il generatore non la propone automaticamente perche' cambia in base a marca, modello e alimentazione.
Perche' compare un avviso sui pagamenti non tracciabili?
Per le spese sostenute in Italia, vitto, alloggio e taxi o NCC richiedono un pagamento tracciabile ai fini dell'esenzione del rimborso e della deducibilita'. Il trasporto pubblico di linea documentato da biglietto e' escluso da questa condizione.
Qual e' il limite giornaliero di vitto e alloggio?
L'art. 95, comma 3, TUIR limita la deduzione per trasferte fuori dal comune di dipendenti e collaboratori a 180,76 euro al giorno in Italia e 258,23 euro all'estero. Il generatore segnala il superamento senza modificare gli importi inseriti.
Posso scaricare la nota spese in PDF?
Si. Il pulsante PDF apre la finestra di stampa del browser: scegli Salva come PDF come destinazione. Il foglio di stile di stampa mostra solo la nota spese, con tabella, riepilogo, avvisi, spazio firma e approvazione.