A cosa serve un check-up sui dati di gestione
Molte decisioni di una PMI si prendono senza i numeri che le riguardano. Non per disinteresse: perche' il momento in cui i numeri diventano leggibili arriva dopo quello in cui la decisione va presa. Si valuta un investimento senza sapere quanta cassa restera' impegnata, si fissa un prezzo senza conoscere il margine di quella linea di ricavo, si delibera la distribuzione degli utili senza aver confrontato la cassa dei mesi successivi.
Il check-up non produce i numeri mancanti: verifica se i presidi che li rendono disponibili esistono. Sono cinque: una chiusura periodica, un canale strutturato per i documenti, un perimetro definito di chi fa cosa, un presidio su crediti e cassa, e una decisione sugli utili che passi da una verifica. Alla fine il modulo mostra una percentuale di copertura, le lacune in ordine di gravita' e, per ciascuna, cosa fare.
Il valore pratico e' nel linguaggio. Invece di chiedere genericamente "vorrei piu' controllo di gestione", l'impresa arriva al confronto con un elenco preciso: la situazione contabile non esiste, i documenti arrivano in ordine sparso, non e' chiaro chi debba consegnare cosa entro quando. Ogni punto diventa una richiesta verificabile.
Prima di iniziare: sappi con che cadenza ricevi una situazione contabile, chi tiene la contabilita', come arrivano i documenti, quale domanda non riesci a soddisfare e come si decide sugli utili. Il questionario chiede anche se hai dipendenti e se hai mutui o leasing in corso, perche' questi due contesti cambiano i presidi necessari.
L'obbligo di legge non e' avere un report: e' avere un assetto adeguato
Nessuna norma impone alla SRL un report mensile con indicatori. Quello che la legge richiede e' piu' generale, e per questo piu' impegnativo. L'art. 2086, secondo comma, del Codice civile stabilisce che:
«L'imprenditore, che operi in forma societaria o collettiva, ha il dovere di istituire un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato alla natura e alle dimensioni dell'impresa, anche in funzione della rilevazione tempestiva della crisi dell'impresa e della perdita della continuita' aziendale, nonche' di attivarsi senza indugio per l'adozione e l'attuazione di uno degli strumenti previsti dall'ordinamento per il superamento della crisi e il recupero della continuita' aziendale».
La parola decisiva e' "adeguato": non esiste un modello unico valido per ogni societa'. Una SRL con un solo socio e volumi contenuti ha un assetto adeguato diverso da una societa' con cinquanta dipendenti, tre linee di prodotto e un mutuo in corso. Il criterio e' il rapporto tra l'organizzazione e la complessita' effettiva dell'impresa.
Il Codice della crisi declina l'obbligo sul piano operativo. L'art. 3, comma 3, del D.Lgs. 14/2019 richiede all'imprenditore di rilevare gli squilibri patrimoniali ed economico-finanziari rapportati alle caratteristiche specifiche dell'impresa e di verificarne la sostenibilita' dei debiti e le prospettive di continuita' aziendale almeno per i dodici mesi successivi. E' il fondamento normativo di cio' che il check-up chiama "presidio sui numeri".
| Riferimento | Cosa richiede | Nel check-up |
|---|
| Art. 2086, comma 2, c.c. | Assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato, anche per rilevare tempestivamente la crisi. | E' il criterio delle lacune su perimetro e chiusura periodica. |
| Art. 3, comma 3, D.Lgs. 14/2019 | Rilevare gli squilibri patrimoniali ed economico-finanziari e verificare sostenibilita' dei debiti e continuita' a dodici mesi. | Guida le lacune su debiti strutturati e rapporto con la banca. |
| Artt. 2214 e 2220 c.c. | Tenuta regolare delle scritture contabili e loro conservazione. | E' il riferimento delle lacune sul canale dei documenti. |
| Art. 2478-bis c.c. | Utili realmente conseguiti e bilancio regolarmente approvato; divieto di distribuzione finche' la perdita del capitale non e' reintegrata o il capitale ridotto. | E' il riferimento della lacuna sulla decisione degli utili. |
Cosa distingue un dato da una decisione
Il check-up separa due cose che spesso vengono confuse: la disponibilita' di un informazione e la decisione che su quella base si prende. Il modulo lavora sulla prima. Non dice se conviene investire, se un prezzo e' corretto o se conviene distribuire gli utili: dice se, quando quella domanda si presentera', esistera' un documento a cui rispondere.
| Voce | Che cosa rappresenta | Nel check-up |
|---|
| Situazione contabile | La fotografia dei saldi a una certa data, con ricavi e costi di periodo. | Puoi indicare ogni quanto la ricevi: e' il presidio principale. |
| Bilancio depositato | Il consuntivo dell'esercizio, approvato e depositato. | E' il dato di partenza dell'analisi XBRL, non una chiusura periodica. |
| Report di gestione | Una lettura periodica costruita su poche grandezze stabili, per decidere. | Il modulo suggerisce cosa preparare, non lo genera. |
| Previsione di cassa | Incassi e pagamenti futuri con le loro date, per capire come evolve il saldo. | Diventa una lacuna solo se dichiari la cassa come priorita' e non hai chiusure periodiche. |
| Copertura del servizio del debito | Rapporto tra flusso operativo e somma di oneri finanziari e quota capitale. | Compare tra le lacune quando hai debiti strutturati senza lettura periodica. |
La distinzione ha una conseguenza concreta: un'impresa puo' avere indici di bilancio eccellenti e nessuna capacita' di rispondere a una domanda su cosa succede il mese prossimo. Sono due informazioni diverse, e servono entrambe.
Le lacune piu' frequenti e come si chiudono
Le lacune che il questionario rileva dipendono dalle risposte, ma alcune ricorrono piu' di altre. La prima e' l'assenza di una chiusura periodica: la societa' vede i numeri una volta l'anno, quando il bilancio e' ormai un consuntivo. La seconda e' un canale di trasmissione dei documenti non strutturato, dove fatture, note spese e giustificativi viaggiano dentro email diverse. La terza e' l'assenza di un perimetro scritto dell'incarico, che rende ogni richiesta una trattativa.
Si chiudono con interventi piccoli e verificabili, non con un progetto. Concordare due date fisse nel mese (quando consegni i documenti, quando ricevi la situazione), definire un canale unico con una regola di denominazione dei file, mettere per iscritto l'elenco delle attivita' comprese nell'incarico. Sono passaggi che non richiedono software nuovi e producono effetto dal mese successivo.
- Chiedere una chiusura trimestrale quando quella mensile pesa troppo: e' la cadenza minima per decidere con dati aggiornati.
- Separare le grandezze da seguire: tre o quattro voci lette sempre allo stesso modo valgono piu' di un report ricco e instabile.
- Mettere in fila le uscite certe con le loro date prima di guardare le entrate.
- Calcolare la copertura del servizio del debito con continuita', non solo quando si negozia un finanziamento.
- Portare in assemblea, prima della delibera sugli utili, riserve disponibili, imposte e uscite dei mesi successivi.
Quando serve un confronto con un professionista
Il check-up e' un questionario, non una diagnosi. Ci sono situazioni in cui serve una verifica sui documenti, e in cui il modulo puo' solo indicare il tema. Per esempio quando non e' chiaro se un costo sia deducibile, quando un credito rischia di diventare inesigibile, quando la perdita del capitale si avvicina alla soglia che obbliga a convocare l'assemblea, o quando si valuta un'operazione straordinaria.
In questi casi il brief prodotto dal check-up serve a delimitare la richiesta. Al posto di "vorrei capire come sta andando l'azienda", si porta un elenco: la chiusura periodica non esiste, la cassa non e' prevista, la delibera sugli utili dell'anno scorso e' stata presa senza verificare le uscite dei mesi successivi. Sono punti su cui un professionista puo' rispondere con i documenti in mano.
Da tenere presente: il check-up non esprime valutazioni sul professionista incaricato, perche' non ne ha gli elementi e non e' costruito per farlo. Misura la disponibilita' delle informazioni in azienda. Due societa' con lo stesso livello di servizio possono avere coperture diverse, perche' volume dei documenti, numero di linee di ricavo e complessita' operativa cambiano il lavoro necessario.
I calcoli che completano il quadro
Il check-up dice cosa manca; i tool di calcolo producono i numeri. Sono passaggi separati di proposito: un modulo che raccoglie risposte non deve inventare stime che non ha i dati per sostenere.
Fonti e limiti del calcolo
I riferimenti normativi richiamati sono l'art. 2086, secondo comma, del Codice civile, l'art. 3 del D.Lgs. 14/2019 (Codice della crisi d'impresa e dell'insolvenza), gli artt. 2214 e 2220 c.c. sulla tenuta e conservazione delle scritture contabili e l'art. 2478-bis c.c. sulla distribuzione degli utili nella SRL. I testi sono consultabili su Normattiva.
Il check-up non e' una perizia, non redige report di gestione, non calcola indici, non verifica la correttezza delle scritture contabili e non sostituisce il parere di un professionista abilitato. L'indice di copertura e' una sintesi delle risposte date al questionario e non una misura oggettiva della situazione aziendale. Le valutazioni sul caso concreto richiedono i documenti e una verifica professionale.
Domande frequenti
Il check-up calcola quanto ho guadagnato o quanto paghero' di tasse?
No. Il check-up verifica quali informazioni la societa' ha a disposizione quando deve decidere: cadenza delle chiusure, canale dei documenti, perimetro dell'incarico, presidio su crediti e cassa. Non calcola margini, imposte, saldi o accantonamenti. Per i numeri servono i tool di calcolo e i dati reali della contabilita'.
Cosa significa l'indice di copertura che vedo alla fine?
E' una somma pesata delle risposte: misura quanti dei presidi informativi verificati sono gia' in piedi nella societa'. I presidi che non sono applicabili alla tua situazione (per esempio il costo del lavoro in una SRL senza dipendenti) contano come soddisfatti, perche' non c'e' nulla da presidiare. Non e' un punteggio di qualita' aziendale e non esiste una soglia di legge.
Perche' il questionario chiede anche degli utili se non li ho mai distribuiti?
Perche' la scelta di distribuire o accantonare e' una decisione di cassa, non solo fiscale. Nella SRL la distribuzione richiede utili realmente conseguiti e un bilancio regolarmente approvato; finche' una perdita del capitale non e' reintegrata o il capitale non e' ridotto, non si possono distribuire utili (art. 2478-bis c.c.). Se la distribuzione non e' mai avvenuta, il modulo registra semplicemente una risposta diversa.
Da dove vengono gli obblighi richiamati nelle lacune?
L'art. 2086, secondo comma, del Codice civile richiede all'imprenditore che opera in forma societaria o collettiva di istituire un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato alla natura e alle dimensioni dell'impresa, anche in funzione della rilevazione tempestiva della crisi. L'art. 3, comma 3, del D.Lgs. 14/2019 richiede di rilevare gli squilibri patrimoniali ed economico-finanziari e di verificare la sostenibilita' dei debiti e le prospettive di continuita' almeno per i dodici mesi successivi. La tenuta delle scritture e la loro conservazione sono disciplinate dagli artt. 2214 e 2220 c.c.
Il check-up dice se il mio commercialista lavora bene?
No, e non e' costruito per farlo. Il questionario guarda cosa serve all'impresa per decidere, non come lavora il professionista incaricato. Due societa' possono avere lo stesso livello di servizio e risultati opposti perche' hanno esigenze e volumi diversi. Le lacune indicate vanno lette come passaggi da concordare, non come mancanze attribuite a qualcuno.
Ogni quanto conviene rifare il check-up?
Il modulo e' utile quando cambia qualcosa: un aumento dei volumi, l'ingresso in una nuova linea di ricavo, una richiesta di credito, l'assunzione di personale, un cambio di perimetro dell'incarico. Rifarlo ogni anno senza variazioni produce le stesse risposte.
La chiusura mensile e' obbligatoria per legge?
Non esiste un obbligo generale di chiusura contabile mensile per la SRL. Gli obblighi riguardano la tenuta regolare delle scritture, la redazione del bilancio e, per le societa' che lo adottano, il controllo di gestione richiesto dagli assetti adeguati ex art. 2086 c.c. La cadenza della chiusura infrannuale e' una scelta organizzativa dell'impresa, non un termine di legge.
I miei dati vengono inviati ai vostri server?
No. Il calcolo avviene interamente nel browser: le risposte del questionario non lasciano il tuo dispositivo. Vengono trasmessi solo i dati di contatto (nome, azienda, email) se decidi di compilare il modulo per ricevere il brief, insieme al riepilogo delle risposte che hai dato.
Che differenza c'e' tra questo check-up e l'analisi del bilancio XBRL?
Sono complementari. Il check-up guarda i presidi informativi: se e come i numeri sono disponibili. L'analisi del bilancio XBRL legge un documento che esiste gia' depositato e calcola indici, copertura del servizio del debito e indicatori di squilibrio. Se il check-up segnala che i numeri non sono aggiornati, l'analisi del bilancio resta comunque un punto di partenza, perche' usa l'ultimo esercizio chiuso.
Il servizio del debito si puo' calcolare senza la quota capitale?
La quota capitale non e' un dato che si legge dal bilancio depositato, perche' la sua composizione dipende dal piano di rimborso del singolo finanziamento. Va chiesta all'impresa o ricavata dai documenti del finanziamento. Per questo, quando il dato manca, la copertura del debito non e' calcolabile e va dichiarata come tale invece di essere stimata.
