La distribuzione di utili ai soci di una SRL

Approvare il bilancio e distribuire gli utili sono due decisioni distinte. La prima fotografa l'esercizio chiuso; la seconda dispone di somme che a patrimonio netto ci sono gia'. Capita spesso che i soci rinviino la distribuzione: l'utile viene portato a nuovo o accantonato a riserva straordinaria e resta li' finche' la societa' non ha la liquidita', o la convenienza, per farlo uscire. Quel momento puo' arrivare in qualsiasi periodo dell'anno, con un'assemblea ordinaria autonoma.

Questo strumento genera il verbale di quella seconda decisione. Il testo e' costruito da un motore deterministico: a parita' di dati inseriti produce sempre lo stesso identico documento, senza generazione creativa delle clausole. Importi, ritenute e scadenze non sono scritti a mano, sono calcolati.

Che cosa si puo' distribuire

Si possono distribuire soltanto somme realmente disponibili e risultanti da un bilancio regolarmente approvato (art. 2478-bis co. 4 c.c., che per la S.r.l. riprende la regola dell'art. 2433 c.c.). In concreto: utili portati a nuovo, riserva straordinaria, riserve facoltative. Non e' distribuibile la riserva legale obbligatoria: fino al quinto del capitale nel regime ordinario (art. 2430 c.c.), oppure fino a raggiungere 10.000 euro insieme al capitale se questo e' inferiore a 10.000 euro (art. 2463 co. 5 c.c.). Sono escluse anche le riserve che la legge dichiara indisponibili, come quelle da rivalutazione, da utili su cambi non realizzati o da valutazione delle partecipazioni con il metodo del patrimonio netto (art. 2426 c.c.).

Il primo controllo del tool e' quindi banale solo in apparenza: quanto c'e' davvero nella voce da cui si preleva, e quanto ne resta dopo la delibera. Il verbale non puo' mai deliberare piu' di quanto esiste.

Chi decide, e con quale maggioranza

La distribuzione degli utili e' una decisione dei soci. L'art. 2479, comma 2, n. 1, c.c. la riserva espressamente alla loro competenza, insieme all'approvazione del bilancio: non e' un atto dell'organo amministrativo, che propone e da' esecuzione ma non dispone del patrimonio netto. La decisione ordinaria puo' essere adottata con il metodo assembleare oppure, se l'atto costitutivo lo prevede, mediante consultazione scritta o sulla base del consenso espresso per iscritto (art. 2479, comma 3, c.c.). Questo generatore redige il verbale della decisione assembleare, cioe' il documento che viene accolto nel libro delle decisioni dei soci.

In assemblea, salvo diversa disposizione dell'atto costitutivo, l'art. 2479-bis, comma 3, c.c. richiede la presenza di tanti soci che rappresentano almeno la meta' del capitale sociale, e la delibera e' assunta a maggioranza assoluta. Fuori dall'assemblea, quando lo statuto ammette la consultazione scritta, le decisioni dei soci sono prese con il voto favorevole di una maggioranza che rappresenti almeno la meta' del capitale sociale (art. 2479, comma 6, c.c.). Il voto di ciascun socio vale in proporzione alla sua partecipazione (art. 2479, comma 5, c.c.).

Non serve il notaio: l'atto pubblico e' richiesto per le modificazioni dell'atto costitutivo (art. 2480 c.c.), non per la distribuzione di utili. Non serve nemmeno una nuova approvazione del bilancio, perche' l'utile o la riserva esistono gia' e sono iscritti a patrimonio netto. Il quorum effettivo, pero', va letto nello statuto: una clausola puo' alzare le soglie o richiedere l'unanimita', e in quel caso la maggioranza ordinaria non basta.

Che cosa deve contenere il verbale

Il verbale deve raccontare la seduta, non soltanto il risultato della votazione. L'art. 2479-bis, comma 4, c.c. attribuisce al presidente la verifica della regolarita' della costituzione, l'accertamento dell'identita' e della legittimazione dei presenti, la regolazione dello svolgimento e l'accertamento dei risultati delle votazioni, e precisa che degli esiti di tali accertamenti deve essere dato conto nel verbale. Da qui discendono i dati minimi: societa', luogo, data e ora, modalita' di convocazione oppure constatazione che l'assemblea si e' riunita con l'intero capitale sociale, soci presenti con il capitale rappresentato, esito del voto.

Sul contenuto sostanziale il documento richiama il bilancio gia' approvato e la voce di patrimonio netto da cui si preleva, con l'importo disponibile; da' atto dell'assenza di perdite non coperte; fissa l'importo da distribuire, la provenienza e la ripartizione fra i soci; indica la data di stacco e quella di pagamento; descrive il trattamento fiscale. Chiude con luogo, data, ora di scioglimento e firme del presidente e, se nominato, del segretario. Un verbale che omette la provenienza delle somme o l'importo deliberato non permette poi di ricostruire il pagamento.

Due dati vanno tenuti distinti: la presa d'atto che il bilancio e' gia' stato approvato e la delibera di distribuzione. Il verbale di distribuzione non approva nulla e non si sostituisce al verbale di approvazione del bilancio; se la distribuzione avviene nella stessa seduta che approva il bilancio, il testo deve dirlo con chiarezza. La forma scritta serve anche a rispondere alle richieste di banca, consulente e revisore, che dal verbale leggono titolo, importo e provenienza delle somme.

Il divieto in presenza di perdite

Se il capitale sociale risulta diminuito per perdite, non si puo' distribuire nulla fino a che il capitale non e' reintegrato o ridotto in misura corrispondente (art. 2478-bis co. 5 c.c.). Non e' una raccomandazione: e' un divieto, e la distribuzione effettuata in violazione espone gli amministratori e, nei casi previsti, obbliga i soci alla restituzione. Per questo il tool tratta le perdite non coperte come rilievo bloccante: il documento generato ne da' atto e non contiene alcuna delibera di distribuzione.

Quando la distribuzione va rinviata o e' vietata

Il divieto piu' netto riguarda le perdite. Finche' il capitale non e' reintegrato o ridotto in misura corrispondente non si puo' distribuire, e la proposta non va nemmeno posta in votazione. Il documento generato ne da' atto espressamente, perche' un verbale che descrive una distribuzione impossibile e' peggio di nessun verbale.

Il rinvio, invece, e' una scelta. Se la voce scelta non e' capiente, se la riserva legale o altre riserve indisponibili assorbono il patrimonio netto libero, se il pagamento metterebbe in difficolta' la liquidita' o i rapporti con le banche, i soci possono decidere di non distribuire e lasciare le somme a riserva. La legge non impone di distribuire l'utile: il se e il quanto sono rimessi alla decisione dei soci (art. 2479, comma 2, n. 1, c.c.), che possono anche rinviare la discussione a una seduta successiva.

Da non confondere con il divieto e' la perdita che erode il capitale in misura rilevante: quando il capitale risulta diminuito di oltre un terzo si apre la disciplina dell'art. 2482-bis c.c. e gli organi sociali devono intervenire secondo quel percorso. La distribuzione di utili non e' la risposta a quella situazione. Prima si ripristina la coerenza del patrimonio netto, poi si torna a parlare di dividendi.

La fiscalita' dei dividendi

Sugli utili corrisposti a soci persone fisiche non imprenditori la societa' opera, in qualita' di sostituto d'imposta, una ritenuta a titolo d'imposta del 26% (art. 27 DPR 600/1973). E' un prelievo definitivo: il socio non deve dichiarare nulla. La ritenuta si versa con modello F24, codice tributo 1035, entro il giorno 16 del mese successivo al trimestre solare in cui il dividendo e' pagato: 16 aprile, 16 luglio, 16 ottobre o 16 gennaio (art. 8 co. 1 n. 5 DPR 602/1973).

Per i soci societa' di capitali il meccanismo cambia: nessuna ritenuta, e il dividendo concorre alla formazione del reddito imponibile del socio nella misura del 5% (art. 89 TUIR). E' la ragione per cui, nelle strutture con una holding, il dividendo che sale verso la capogruppo sconta un carico molto contenuto rispetto a quello che va direttamente alla persona fisica.

Il momento rilevante e' sempre il pagamento, non la delibera: se il pagamento e' frazionato in piu' tranche, ogni tranche ha la sua ritenuta e il suo termine di versamento.

Riserve di utili e riserve di capitale non sono la stessa cosa

E' la distinzione che fa piu' danni quando viene ignorata. Le riserve di capitale — sovrapprezzo quote, versamenti dei soci in conto capitale — non generano dividendi in senso fiscale: le somme distribuite non costituiscono utile per il socio, riducono il costo fiscalmente riconosciuto della partecipazione e sono tassate solo per l'eventuale eccedenza rispetto a tale costo (art. 47 co. 5 TUIR).

C'e' pero' una presunzione che ribalta molte pianificazioni improvvisate: quando la societa' dispone di riserve di utili disponibili, si considerano prioritariamente distribuiti gli utili, qualunque cosa dica la delibera assembleare (art. 47 co. 1 TUIR). Deliberare formalmente la distribuzione del sovrapprezzo non evita quindi la tassazione da dividendo finche' ci sono utili in pancia. Il tool applica la regola e mostra separatamente la quota trattata come utile e quella trattata come restituzione di capitale, invece di nasconderle dentro un totale unico.

Acconti sui dividendi: perche' in una S.r.l. non si fanno

L'art. 2433-bis c.c. ammette la distribuzione di acconti sui dividendi solo alle societa' il cui bilancio e' assoggettato per legge a revisione legale dei conti secondo il regime previsto dalle leggi speciali per gli enti di interesse pubblico. L'istituto deve essere previsto dallo statuto ed e' deliberato dagli amministratori, dopo il rilascio di un giudizio positivo sul bilancio dell'esercizio precedente e la sua approvazione. E' una disciplina pensata per societa' con un sistema di controlli strutturato, non per la generalita' delle imprese.

Per la S.r.l. la regola e' piu' stretta: si possono distribuire esclusivamente utili realmente conseguiti e risultanti da un bilancio regolarmente approvato (art. 2478-bis c.c.), e la norma sugli acconti non e' richiamata. Ne segue che un utile dell'esercizio in corso, per quanto solido, non e' distribuibile prima dell'approvazione del bilancio: una situazione contabile infrannuale non lo rende tale. Chi ha bisogno di liquidita' durante l'anno deve verificare con il consulente strumenti diversi, che hanno presupposti e disciplina propri; un acconto su utili non ancora approvati non e' uno di questi.

C'e' anche un profilo di restituzione. La regola di irrepetibilita' dell'art. 2478-bis, comma 6, c.c. protegge i soci che hanno riscosso in buona fede somme risultanti da un bilancio regolarmente approvato, dal quale risultino utili netti corrispondenti. Fuori da quel perimetro la posizione della societa' e quella dei soci va verificata caso per caso con il consulente. Per questo la distribuzione si colloca dopo l'approvazione del bilancio, non prima.

Stacco, pagamento e adempimenti

La data di stacco individua il momento da cui il credito del socio diventa esigibile e non puo' precedere la decisione dei soci. La data di pagamento e' quella che governa gli obblighi del sostituto d'imposta. Dalla data di pagamento il tool calcola due scadenze: il versamento della ritenuta con F24, entro il 16 del mese successivo, e la certificazione degli utili corrisposti ai soci per i quali non e' stata operata la ritenuta a titolo d'imposta (CUPE, e Certificazione Unica nei casi previsti), entro il 16 marzo dell'anno successivo (art. 4 DPR 322/1998).

Un'ultima differenza rispetto al bilancio: il verbale di distribuzione non si deposita al Registro delle Imprese. Va trascritto sul libro delle decisioni dei soci (art. 2478 c.c.) e conservato.

Il verbale serve anche per il pagamento e per le ritenute

Il verbale non e' soltanto un adempimento societario: e' il documento che giustifica il pagamento. Banca, consulente e revisore leggono da li' chi ha diritto alla somma, per quale importo e da quale voce di patrimonio netto proviene; senza un titolo scritto, un bonifico al socio resta un movimento da spiegare. Prima di disporre il pagamento conviene quindi che il verbale contenga i dati che la banca richiede: denominazione, importo, data di stacco, data di pagamento ed eventuale frazionamento in piu' soluzioni.

Sul fronte fiscale il verbale e' la base delle istruzioni al sostituto d'imposta. Da esso risultano i soci percettori, la natura delle somme, l'importo lordo e la ritenuta operata; su questi dati si compila l'F24 con il codice tributo 1035, entro il termine trimestrale (art. 27 DPR 600/1973; art. 8, comma 1, n. 5, DPR 602/1973), e la certificazione degli utili corrisposti (art. 4 DPR 322/1998). Se il pagamento e' ripartito in piu' tranche, il verbale lo dichiara e ogni tranche segue il proprio termine.

Il verbale va poi trascritto senza indugio nel libro delle decisioni dei soci (art. 2478, comma 1, n. 2, c.c.) e conservato con la documentazione della distribuzione: prospetto della voce di patrimonio netto, tabella di ripartizione, F24 e certificazioni. Il pagamento resta provato dai bonifici: il verbale dice perche' si paga, non che si e' pagato.

Ripartizione fra i soci

La regola e' la proporzionalita' alle quote di partecipazione. Una ripartizione diversa e' ammessa solo quando l'atto costitutivo attribuisce a singoli soci particolari diritti riguardanti la distribuzione degli utili (art. 2468 co. 3 c.c.); in mancanza, la delibera e' impugnabile. Se selezioni l'opzione, il tool ti chiede di verificare lo statuto prima di procedere.

Errori comuni da evitare

Il primo errore e' deliberare sulla base di una bozza di bilancio o di una situazione contabile non ancora approvata: si possono distribuire solo utili realmente conseguiti e risultanti da bilancio regolarmente approvato (art. 2478-bis c.c.). Il secondo e' calcolare la capienza senza escludere la riserva legale e le riserve indisponibili (artt. 2430 e 2426 c.c.), distribuendo somme che il patrimonio netto non libera. Il terzo e' confondere il verbale di approvazione del bilancio con il verbale di distribuzione: sono due decisioni diverse, anche quando le adottano gli stessi soci nella stessa seduta.

Sul piano fiscale gli errori tipici sono tre: pagare senza operare la ritenuta; usare un codice tributo o un termine diversi dal 16 del mese successivo al trimestre solare di pagamento; trattare una riserva di capitale come un dividendo senza considerare la presunzione dell'art. 47, comma 1, TUIR. A questi si aggiunge la ripartizione non proporzionale decisa senza il titolo previsto dall'atto costitutivo (art. 2468, comma 3, c.c.), che espone la delibera a impugnazione.

L'ultimo errore e' di procedura: chiudere la pratica senza trascrivere il verbale sul libro delle decisioni dei soci e senza conservare la documentazione della ritenuta. Un verbale firmato ma non annotato, o un F24 senza il verbale che lo giustifica, ricostruiscono male la vicenda quando serve. La buona pratica e' mettere insieme verbale, tabella di ripartizione e ricevute nello stesso fascicolo, il giorno della decisione.

Per approfondire la redazione, consulta la guida al verbale di distribuzione degli utili di SRL.

Che cosa fa, e che cosa non fa, questo strumento

Calcola capienza, quote, ritenute e scadenze, e scrive un verbale coerente con i dati inseriti. Non conosce il tuo statuto, non vede il costo fiscale delle partecipazioni dei soci, non sa se esistono patti parasociali. Il documento che ottieni e' una bozza di lavoro: va fatta verificare da un commercialista prima della sottoscrizione, della trascrizione sul libro delle decisioni dei soci e prima di eseguire i pagamenti.