In breve:
- SAP offre funzionalità native per la fatturazione elettronica italiana conforme al Sistema di Interscambio (SDI), documentate ufficialmente su help.sap.com.
- Il file XML in formato FatturaPA può essere generato sia in SAP Business One sia in SAP S/4HANA, attraverso add-on certificati dei SAP Partner o integrazioni con intermediari accreditati.
- La localizzazione italiana di SAP copre anche i casi speciali: reverse charge, split payment, ritenute d'acconto, codici TD, autofatture per acquisti intracomunitari.
La fatturazione elettronica italiana è diventata un banco di prova anche per i grandi ERP globali come SAP. Non basta generare fatture: il file deve essere prodotto nel formato XML previsto dall'Agenzia delle Entrate (FatturaPA), validato dal Sistema di Interscambio (SdI) e consegnato al destinatario con le opportune notifiche di esito. Per una SRL italiana che usa SAP come ERP aziendale, la domanda centrale è come questa catena di processi sia gestibile in SAP e quali siano i partner e le configurazioni consigliate.
In questa guida analizziamo nel dettaglio il funzionamento della fatturazione elettronica in SAP per le SRL italiane: cosa copre la localizzazione ufficiale SAP, come si genera il file XML FatturaPA, come avviene l'invio al SDI, quali opzioni sono disponibili su SAP Business One e SAP S/4HANA, come si gestiscono le fatture passive e come si integra la conservazione sostitutiva a norma.
Come funziona la fatturazione elettronica in SAP: il quadro tecnico
La fatturazione elettronica è obbligatoria in Italia dal 1° gennaio 2019 per la maggior parte delle operazioni B2B e B2C, in attuazione del decreto-legge 23 ottobre 2018, n. 119 ("Decreto Fiscale"), convertito con modifiche dalla legge 17 dicembre 2018, n. 136 (fonte: Normattiva). Il processo prevede la generazione di un file XML conforme allo schema FatturaPA definito dall'Agenzia delle Entrate, l'invio al Sistema di Interscambio (SdI) e la consegna al destinatario finale.
Per le aziende italiane che usano SAP, la documentazione ufficiale tratta esplicitamente il tema: "Suppliers in Italy must report all electronic invoices through the governmental electronic invoicing platform Sistema di Interscambio (SDI)" (fonte: SAP Business Network - Tax Invoicing in Italy). SAP offre inoltre una missione dedicata nel SAP Discovery Center (Implement and Configure Electronic Invoicing for Italy) che guida le aziende italiane nell'implementazione della fatturazione elettronica.
Cosa copre la localizzazione italiana di SAP
SAP dispone di una localizzazione italiana completa, gestita direttamente da SAP Italia e dalla rete di SAP Partner, che copre l'intero ciclo della fatturazione elettronica e si integra nativamente con i moduli Finance (FI) e Sales & Distribution (SD).
Le funzionalità coperte dalla localizzazione italiana includono
- Generazione del file XML in formato FatturaPA con struttura conforme allo schema dell'Agenzia delle Entrate, inclusi dati anagrafici di cedente e cessionario, partita IVA e codice fiscale, importi, aliquote IVA e natura dell'operazione.
- Invio al Sistema di Interscambio tramite add-on certificati SAP sviluppati dai SAP Partner italiani, oppure tramite integrazione diretta con SAP Business Network, la piattaforma SAP per lo scambio di documenti B2B.
- Ricezione delle fatture passive dal SDI, con abbinamento automatico alle anagrafiche fornitori e supporto alla registrazione contabile.
- Gestione dei codici documento TD previsti dalla normativa italiana (TD01, TD04, TD17, TD18, TD19, TD24, ecc.).
- Piano dei conti italiano preconfigurato, conforme alla prassi contabile nazionale.
- Liquidazioni IVA periodiche e dichiarazioni fiscali (predisposizione della dichiarazione IVA e di altri adempimenti).
- Ritenute d'acconto su prestazioni professionali.
- Split payment, reverse charge, regime del margine per casistiche IVA speciali.
La localizzazione SAP per l'Italia è documentata ufficialmente e viene aggiornata regolarmente da SAP Italia e dai SAP Partner in coordinamento con l'evoluzione normativa. Per le aziende che operano in settori regolati o con casistiche particolari, è sempre opportuno verificare con il SAP Partner di riferimento la copertura della versione in uso.
Il flusso operativo: dall'emissione alla consegna al SDI
Vediamo come si svolge in pratica il processo di emissione di una fattura elettronica in SAP per una SRL italiana. Il flusso è progettato per integrarsi con i processi SAP esistenti e per dare all'utente un riscontro chiaro sull'esito dell'invio.
Fase 1 — Creazione della fattura in SAP.
L'utente crea la fattura dal modulo Sales & Distribution (SD) o dal modulo Finance (FI) di SAP, inserendo i dati del cliente (prelevati dall'anagrafica unica), scegliendo il codice documento appropriato (TD01 per fattura ordinaria, TD04 per nota di credito, TD17 per acquisto servizi dall'estero, ecc.) e applicando l'aliquota IVA corretta. SAP precompila automaticamente i dati del cedente, della partita IVA, del codice SDI o PEC del destinatario.
Fase 2 — Generazione del file XML.
Una volta confermata la fattura, l'add-on italiano (o la configurazione SAP standard, a seconda della versione) genera il file XML in formato FatturaPA, applicando lo schema previsto dall'Agenzia delle Entrate. Il file include tutti i campi obbligatori (dati anagrafici, importi, IVA, codice SDI o PEC) e opzionali (note, riferimenti a DDT, condizioni di pagamento).
Fase 3 — Invio al SDI.
Il file XML viene inviato al Sistema di Interscambio. Le opzioni principali sono tre
- SAP Business Network (fonte: SAP): la piattaforma SAP per lo scambio di documenti B2B, che può essere configurata come intermediario accreditato SDI.
- Add-on di SAP Partner italiani: moduli sviluppati dai SAP Partner che gestiscono l'invio al SDI, con funzionalità aggiuntive di monitoring e reportistica.
- Integrazione diretta con intermediari accreditati (Aruba, InfoCert, Namirial): tramite API o connettori sviluppati dai SAP Partner.
Lo SdI valida formalmente il file e restituisce una notifica (accettazione, scarto, impossibilità di recapito).
Fase 4 — Gestione delle notifiche.
SAP riceve le notifiche dallo SdI tramite l'add-on italiano o tramite SAP Business Network e le registra nel sistema. L'utente può visualizzare l'esito dell'invio e intraprendere eventuali azioni correttive. Il file XML e la notifica vengono archiviati e sono disponibili per le verifiche successive.
La ricezione delle fatture passive
Una SRL italiana non riceve solo fatture: ne riceve molte di più di quante ne emetta. La capacità di acquisire e registrare automaticamente le fatture passive è un vantaggio operativo significativo.
SAP offre funzionalità dedicate per la ricezione delle fatture passive elettroniche. Il flusso tipico prevede che il file XML venga recuperato dal SDI (tramite SAP Business Network o l'add-on del SAP Partner), importato in SAP, e abbinato automaticamente all'anagrafica fornitori esistente utilizzando partita IVA, codice fiscale e denominazione. Se l'anagrafica non esiste, il sistema propone la creazione di un nuovo record.
Una volta abbinata la fattura al fornitore, l'utente deve verificare i dati contabili (conto di costo, centro di costo, aliquota IVA, eventuali ritenute) e confermare la registrazione. La registrazione contabile viene alimentata automaticamente nei moduli Finance e Controlling di SAP, con effetto diretto sulle situazioni contabili infrannuali e sui report di marginalità.
Conservazione sostitutiva a norma
La fatturazione elettronica non si esaurisce con l'invio e la ricezione del file XML: i documenti devono essere conservati a norma di legge per dieci anni dalla data di emissione/ricezione (fonte: Agenzia delle Entrate - Come si conservano le fatture elettroniche). La conservazione deve essere effettuata presso un soggetto accreditato AGID (Agenzia per l'Italia Digitale).
SAP non è esso stesso un conservatore accreditato, ma offre integrazioni con i principali provider italiani di conservazione sostitutiva attraverso:
- add-on dei SAP Partner italiani, che gestiscono la generazione dei pacchetti di archiviazione conformi alle specifiche AGID e l'invio ai conservatori;
- SAP Document Management integrato con conservatori esterni tramite API o connettori specifici;
- SAP Business Network, che può essere configurata come intermediario tra SAP e il conservatore accreditato.
Per una SRL che usa SAP, la scelta del conservatore sostitutivo è indipendente dalla scelta dell'ERP: ciò che conta è che SAP sia in grado di produrre i pacchetti di archiviazione conformi alle specifiche AGID e di trasmetterli al conservatore in modo automatico. Un SAP Partner esperto nella localizzazione italiana è in grado di configurare questa integrazione e di consigliare il conservatore più adatto.
Casi particolari: reverse charge, split payment e ritenute
La localizzazione italiana di SAP gestisce nativamente alcune casistiche IVA speciali che ricorrono frequentemente nelle SRL italiane.
Reverse charge.
L'inversione contabile è gestita attraverso l'emissione di autofatture per gli acquisti intracomunitari e per le operazioni interne in regime di inversione contabile. SAP genera automaticamente il file XML con il corretto codice TD e gestisce la doppia registrazione contabile (IVA a credito e IVA a debito con stesso importo).
Split payment.
La scissione dei pagamenti, regolata dalla normativa IVA italiana per specifiche categorie di cessionari, è gestita tramite apposite configurazioni nei moduli Finance, che escludono l'IVA dall'importo dovuto dal cessionario e la versano direttamente all'Erario secondo le regole vigenti.
Ritenute d'acconto.
Le ritenute sulle prestazioni professionali sono gestite attraverso l'applicazione automatica dell'aliquota di ritenuta e la generazione della certificazione annuale per il percipiente.
Queste funzionalità sono gestite dalla localizzazione ufficiale SAP e dai SAP Partner italiani, e non richiedono personalizzazioni custom. Per situazioni particolarmente complesse o per settori con regimi IVA speciali, è sempre opportuno consultare il proprio SAP Partner di riferimento per verificare la copertura della versione in uso.
SAP Business One vs SAP S/4HANA: differenze nella fatturazione elettronica
Le due declinazioni principali di SAP gestiscono la fatturazione elettronica italiana in modo leggermente diverso.
SAP Business One
richiede l'installazione di un add-on specifico sviluppato dai SAP Partner italiani (disponibile attraverso i partner certificati). L'add-on si integra con i moduli Finance e Sales & Distribution di SAP Business One e gestisce generazione del file XML, invio al SDI e ricezione delle fatture passive.
SAP S/4HANA Cloud Public Edition
offre una localizzazione italiana più integrata nella piattaforma standard, con aggiornamenti regolari da parte di SAP Italia. La fatturazione elettronica può essere gestita attraverso SAP Business Network o attraverso integrazioni con intermediari accreditati.
Per una SRL che sta valutando quale delle due declinazioni SAP scegliere, la modalità di gestione della fatturazione elettronica italiana è uno degli elementi da considerare: SAP Business One richiede l'installazione di un add-on specifico (con costi aggiuntivi), mentre SAP S/4HANA Cloud offre una localizzazione più integrata ma con costi di subscription generalmente più alti.
Come configurare SAP per la fatturazione elettronica italiana
Per una SRL che usa SAP e vuole configurare (o verificare) la fatturazione elettronica italiana, i passaggi essenziali sono:
Configurazione dei dati aziendali.
Nei dati anagrafici dell'azienda occorre inserire correttamente partita IVA, codice fiscale, indirizzo della sede, numero di iscrizione al Registro Imprese, regime fiscale e codice SDI o indirizzo PEC per la ricezione delle fatture passive. SAP utilizza questi dati per popolare automaticamente il file XML di ogni fattura emessa.
Attivazione dell'add-on italiano o della localizzazione.
A seconda della versione SAP in uso, occorre attivare l'add-on italiano (SAP Business One) o configurare la localizzazione Italia (SAP S/4HANA Cloud). Questa operazione è tipicamente gestita dal SAP Partner di riferimento.
Configurazione del modulo Finance.
Nei parametri del modulo Finance occorre configurare il piano dei conti italiano, le aliquote IVA, i codici TD, il regime fiscale e i parametri di integrazione con il SDI.
Configurazione dei clienti e fornitori.
Per ogni cliente e fornitore occorre verificare che siano presenti partita IVA, codice fiscale, indirizzo, codice SDI o PEC e regime fiscale. SAP utilizza questi dati per generare il file XML corretto.
Test e validazione.
Prima di andare in produzione è consigliabile effettuare test di invio attraverso il SDI di test dell'Agenzia delle Entrate.
Un SAP Partner esperto nella localizzazione italiana è in grado di gestire l'intero processo di configurazione, inclusi i test di validazione e la formazione del personale.
FAQ — SAP e fatturazione elettronica italiana
SAP gestisce nativamente la fatturazione elettronica italiana?
Sì, attraverso la localizzazione italiana e/o add-on dei SAP Partner. La documentazione ufficiale SAP tratta esplicitamente il tema (Tax Invoicing in Italy).
SAP Business One richiede un add-on per la fatturazione elettronica?
Sì, in SAP Business One la fatturazione elettronica italiana richiede l'installazione di un add-on specifico sviluppato dai SAP Partner italiani.
SAP S/4HANA Cloud include la localizzazione italiana?
Sì, SAP S/4HANA Cloud Public Edition offre una localizzazione italiana più integrata nella piattaforma standard, con aggiornamenti regolari da parte di SAP Italia.
Come si inviano le fatture al SDI da SAP?
Le opzioni principali sono: SAP Business Network, add-on dei SAP Partner italiani, o integrazione diretta con intermediari accreditati (Aruba, InfoCert, Namirial).
Come si ricevono le fatture passive in SAP?
Attraverso SAP Business Network o l'add-on italiano, che recupera i file XML dal SDI, tenta l'abbinamento automatico con le anagrafiche fornitori e propone la registrazione contabile.
SAP gestisce il reverse charge e lo split payment?
Sì, la localizzazione italiana copre nativamente queste casistiche, con le corrette codifiche TD e le relative registrazioni contabili.
Per quanti anni devo conservare le fatture elettroniche?
Dieci anni dalla data di emissione/ricezione (fonte: Agenzia delle Entrate).
Verificato il:
6 febbraio 2026 — Fonti consultate: help.sap.com (SAP Business Network - Tax Invoicing in Italy), discovery-center.cloud.sap (missione Electronic Invoicing Italy), sap.com/italy/products/erp/business-one.html e s4hana.html (panoramica prodotti), sap.com/italy (SAP Partner Italia), agenziaentrate.gov.it (Come si conservano le fatture elettroniche), agid.gov.it (riferimento normativo conservazione), normattiva.it (DL 119/2018 convertito in L. 136/2018 per l'obbligo di fatturazione elettronica dal 1° gennaio 2019).
