Software gestionali 2026: Fatture in Cloud vs Danea vs TeamSystem - Confronto prezzi e funzioni

Software gestionali 2026: Fatture in Cloud vs Danea vs TeamSystem - Confronto prezzi e funzioni

In breve

• Fatture in Cloud parte da 12€/mese (Standard) fino a 49€/mese (Complete) con interfaccia moderna ma assistenza chatbot;
• Danea Easyfatt costa 15-40€/mese, è desktop-only con ottime funzionalità magazzino, ma non adatto a chi lavora in mobilità;
• TeamSystem (store) è la soluzione enterprise più completa, con prezzi da 27€/mese, ideale per aziende strutturate con esigenze avanzate.

Hai appena costituito la tua SRL o sei in procinto di farlo, e una delle prime decisioni che devi affrontare è quale software gestionale utilizzare per fatturazione elettronica, contabilità base e gestione magazzino. Ti trovi di fronte a un mercato saturo di opzioni: Fatture in Cloud, Danea Easyfatt, TeamSystem, Aruba, Fattura24, Software Semplice, Fiscozen, e l'elenco potrebbe continuare. Ogni soluzione promette di essere "la migliore" per la tua attività, ma la realtà è che non esiste un gestionale universale: ci sono tool perfetti per liberi professionisti, altri ideali per negozi con magazzino complesso, altri ancora pensati per aziende multi-sede. La chiave è capire quali sono le tue esigenze reali e quante sei disposto a investire, senza farti abbagliare da funzionalità che non userai mai.

Il panorama 2026 dei software gestionali italiani è profondamente cambiato rispetto a cinque anni fa. L'obbligo della fatturazione elettronica B2B ha spinto tutti i player a rafforzare i moduli SDI (Sistema di Interscambio), la conservazione sostitutiva a norma e l'integrazione bancaria per i pagamenti elettronici. Allo stesso tempo, l'introduzione dell'AI nei processi contabili (es. lettura OCR delle fatture passive, categorizzazione automatica delle spese) ha creato un nuovo divario tra soluzioni "smart" e soluzioni tradizionali. In questo articolo ti guiderò attraverso un confronto imparziale dei tre gestionali più diffusi in Italia — Fatture in Cloud, Danea Easyfatt e TeamSystem — analizzando prezzi, funzionalità, vantaggi e limitazioni, così da poter scegliere con cognizione di causa.

Fatture in Cloud: la soluzione cloud per professionisti e PMI

Fatture in Cloud è oggi il software gestionale più diffuso in Italia, con oltre 500.000 utenti attivi. Acquisita da TeamSystem nel 2019, la piattaforma ha mantenuto la sua identità originaria — semplicità d'uso, interfaccia moderna, approccio "mobile-first" — pur integrandosi progressivamente nell'ecosistema TeamSystem. La sua forza principale è l'essere completamente cloud: non devi installare nulla, ti basta un browser o l'app mobile per emettere fatture elettroniche, gestire preventivi, DDT, corrispettivi e prima nota. Per una SRL che ha appena iniziato l'attività e non vuole complicarsi con installazioni software, backup o aggiornamenti, è una scelta naturale.

L'offerta commerciale 2026 si articola in cinque piani: Forfettari (4€/mese scontato dal primo anno), Standard (12€/mese), Premium (19€/mese), Premium Plus (27€/mese) e Complete (49€/mese). Tutti i prezzi sono IVA esclusa e si riferiscono alla fatturazione annuale. Il piano Standard è il più diffuso tra le piccole imprese: include fatturazione elettronica attiva e passiva, preventivi, ordini, DDT, note di credito, ricevute e gestione scadenze. Il limite documenti annui è 100 (attivi + passivi), con rubrica clienti/fornitori fino a 500 voci. Se la tua SRL emette più di 100 fatture l'anno, dovrai necessariamente salire al piano Premium (400 documenti annui, 1000 voci anagrafica) o superiore.

Un punto di forza spesso trascurato è l'integrazione con TS Pay, la piattaforma di pagamenti di TeamSystem vigilata da Banca d'Italia. Attraverso TS Pay puoi accettare pagamenti con carte di credito/debito, PayPal e bonifico bancario direttamente dalle fatture emesse, con POS digitale integrato. Per una SRL che lavora molto con privati o professionisti, questa integrazione riduce i tempi di incasso e migliora il cash flow. L'altra integrazione degna di nota è con l'app store di Fatture in Cloud, che permette di connettere il gestionale con CRM, e-commerce (es. Shopify, WooCommerce) e altri strumenti di lavoro. Se prevedi di vendere online o di usare un CRM per la gestione clienti, verifica che le integrazioni esistano e siano stabili prima di scegliere.

Dove Fatture in Cloud mostra i limiti è nell'assistenza clienti. Negli ultimi anni molti utenti hanno segnalato che il supporto si affiderebbe sempre più a chatbot e risposte automatizzate, con tempi di attesa anche di diversi giorni per questioni complesse. Se hai un problema tecnico urgente (es. una fattura elettronica che non parte, un errore nel calcolo IVA), potresti trovarti in difficoltà. Inoltre, il modello di pricing "a scalini" (100 documenti per il piano Standard, 400 per il Premium) può creare problemi se la tua attività cresce rapidamente: ti troveresti a dover cambiare piano a metà anno, con un impatto sul flusso di cassa non indifferente.

Danea Easyfatt: il gestionale desktop per aziende con magazzino complesso

Danea Easyfatt è una presenza storica nel panorama italiano dei software gestionali: nato nei primi anni 2000 come soluzione desktop per piccole e medie imprese, è stato acquisito da TeamSystem nel 2014. A differenza di Fatture in Cloud, Easyfatt è un software che si installa sul PC (esiste anche una versione cloud attraverso Fatture in Cloud, ma la vocazione originaria resta desktop). Questa architettura ha un vantaggio: non dipendi dalla connessione internet per lavorare, e i tuoi dati rimangono sul tuo computer, non sui server del fornitore. Per un'azienda che gestisce dati sensibili o opera in aree con connessione instabile, può essere un fattore decisivo.

La forza di Easyfatt è nella gestione del magazzino, che è decisamente più avanzata rispetto a Fatture in Cloud. Puoi gestire carico e scarico merci, listini prezzi multipli, gestione dei lotti, tracciabilità dei prodotti, inventario ciclico e integrazione con bilancia elettronica. Se la tua SRL è un negozio, un'attività di ristorazione o un'azienda manifatturiera con un magazzino complesso, Easyfatt offre funzionalità che Fatture in Cloud raggiunge solo con piani molto costosi o integrazioni aggiuntive. Un'altra caratteristica apprezzata è la possibilità di personalizzare il layout delle fatture in modo molto dettagliato: puoi aggiungere logo, cambiare colori, inserire testi legali, creare template diversi per tipologie di cliente. Per le aziende che curano molto l'immagine del brand, questa flessibilità è un valore.

Il pricing 2026 di Danea Easyfatt parte da 15€/mese per il piano base (fino a 40€/mese per il piano multiutente), con fatturazione annuale e sconti per il primo anno. Non ci sono limiti sul numero di documenti emessi: paghi una tariffa fissa e puoi fatturare quanto vuoi, una differenza significativa rispetto al modello "a scalini" di Fatture in Cloud. Per un'azienda che emette migliaia di fatture l'anno (es. un distributore, un e-commerce con molti ordini), questo flat-rate può risultare più conveniente.

Dove Easyfatt mostra il fianco è nella mobilità: essendo un software desktop, non puoi usarlo da smartphone o tablet in modo nativo. Se ti trovi fuori sede e devi emettere una fattura o consultare le scadenze, hai un problema. Esiste un'app mobile, ma le funzionalità sono limitate rispetto alla versione desktop. Inoltre, l'assenza di una vera componente cloud rende più complessa la collaborazione con il commercialista: se il tuo commercialista usa Fatture in Cloud o altri software cloud, non potrà accedere direttamente ai tuoi dati, ma dovrà esportare file o creare connessioni VPN. Per una SRL che ha un commercialista "tradizionale", non è un problema; ma se vuoi un commercialista che acceda in tempo reale alla tua contabilità, Easyfatt non è la scelta ottimale.

TeamSystem: la soluzione enterprise per aziende strutturate

Quando parliamo di TeamSystem per i software gestionali, dobbiamo distinguere tra due offerte distinte: Fatture in Cloud (che abbiamo già analizzato) e i gestionali TeamSystem Store, che sono la soluzione "enterprise" del gruppo. Questi ultimi — tra cui TeamSystem Management, TeamSystem Retail, TeamSystem Production — sono veri e propri ERP (Enterprise Resource Planning) pensati per aziende con esigenze complesse: multi-sede, multi-magazzino, gestione avanzata della produzione, integrazione con HR e payroll. Per una SRL che sta nascendo, sono nella maggior parte dei casi overkill: hai funzionalità che non userai per anni, paghi per capacità che non ti servono.

Tuttavia, esiste un piano intermedio che TeamSystem ha introdotto recentemente: il piano Premium Plus di Fatture in Cloud (27€/mese, 324€/anno + IVA) include funzionalità che si avvicinano a un piccolo ERP: gestione dipendenti fino a 3 unità incluse, listini prezzi avanzati, reportistica IVA e acquisti/vendite, integrazione con TeamSystem AI (in arrivo), API pubbliche per connessioni custom. Se la tua SRL ha dipendenti sin dall'inizio e vuoi un gestionale che possa crescere con te senza dover cambiare piattaforma ogni due anni, questo piano è un buon punto di partenza.

Il vero punto di forza dell'ecosistema TeamSystem è l'integrazione verticale: se usi un gestionale contabile TeamSystem, puoi aggiungere moduli HR (TeamSystem HR), payroll (Zucchetti), produzione (TeamSystem Production), CRM (TeamSystem Sales Force Automation), creando una piattaforma unica gestionale-aziendale. Per un'azienda che cresce rapidamente e prevede di avere 10-50 dipendenti nel giro di pochi anni, questa architettura integrata evita il problema di dover sincronizzare software diversi tra loro. Il rovescio della medaglia è il costo: una piattaforma TeamSystem completa può costare diverse migliaia di euro all'anno tra licenze, assistenza e implementazione. Per una SRL che parte con 1-3 soci e un dipendente, è un investimento difficilmente giustificabile almeno fino a quando il fatturato non superi una certa soglia (indicativamente 500.000-1.000.000 euro l'anno).

La tabella seguente offre un confronto sintetico dei tre gestionali analizzati, con focus sulle caratteristiche che contano per una SRL in fase di costituzione:

Come scegliere il gestionale giusto per la tua SRL

La scelta del software gestionale non è una decisione puramente tecnica: impatta il tuo flusso di lavoro quotidiano, la tua capacità di collaborare con il commercialista, la tua agilità nel crescere. Una regola pratica è iniziare dalle tue esigenze funzionali primarie: se la tua priorità è emettere fatture elettroniche e gestire scadenze, Fatture in Cloud Standard è più che sufficiente. Se invece hai un magazzino con centinaia di referenze, movimenti quotidiani di carico/scarico, necessità di tracciabilità (es. alimenti, farmaceutico), Easyfatt è la scelta migliore, anche se ti costringe a lavorare da desktop. Se prevedi di assumere dipendenti subito e vuoi un gestionale che integri anche le presenze, i cedolini payroll e la gestione HR, TeamSystem Premium Plus è il punto di partenza.

Un altro fattore da considerare è il commercialista a ti affidi. Molti commercialisti lavorano con piattaforme specifiche (Fatture in Cloud è molto diffuso tra i commercialisti "digitali", TeamSystem tra quelli più strutturati) e potrebbero preferirti una soluzione piuttosto che un'altra per semplificare il flusso dati tra la tua contabilità e il loro studio. Prima di scegliere un gestionale, chiedi al tuo commercialista (o a quelli che stai valutando) quali software utilizzano e con quali hanno maggiore familiarità. Un commercialista che lavora già su Fatture in Cloud potrà accedere direttamente ai tuoi dati, velocizzare chiusure e bilanci, riducendo i tempi (e i costi) della sua consulenza.

Non dimenticare la scalabilità: il gestionale che scegli oggi deve poterti accompagnare per almeno 3-5 anni. Cambiare software ogni 12-18 mesi è un processo costoso in termini di migrazione dati, formazione del personale e interruzioni operative. Se prevedi una crescita rapida del fatturato (es. da 100.000 a 500.000 euro in due anni), valuta un gestionale che possa scalare senza strappi: meglio pagare un po' di più oggi per un piano superiore, che dover migrare a una nuova piattaforma quando l'attività è in pieno sviluppo.

Infine, considera l'assistenza e la formazione. Un software potente ma difficile da usare, con un'assistenza lenta o inaffidabile, può diventare un collo di bottiglia per la tua operatività. Prima di sottoscrivere un abbonamento annuale, prova la versione gratuita (quasi tutti i gestionali offrono 30 giorni di prova), contatta l'assistenza con una domanda reale e valuta i tempi di risposta, leggi le recensioni su Trustpilot o Google Reviews. Un piccolo investimento di tempo nella fase di scelta può risparmiarti grandi problemi in futuro.

SRLOnline consiglia

Non esiste il gestionale "migliore in assoluto", esiste solo il gestionale migliore per la tua SRL. Il team di esperti SRLOnline ti aiuta a mappare le tue esigenze — numero di fatture annue, complessità del magazzino, numero di dipendenti, integrazioni con e-commerce o CRM — e a scegliere la soluzione più equilibrata in termini di costi e funzionalità. Inoltre, se lo desideri, puoi attivare il servizio di contabilità in cloud direttamente con noi: ti affianchiamo nella configurazione del gestionale, gestiamo la contabilità ordinaria, prepariamo le dichiarazioni fiscali e ti offriamo un supporto dedicato per tutti gli adempimenti 2026. Non lasciare che la scelta del gestionale diventi un ostacolo alla tua crescita: prenota una consulenza gratuita per valutare insieme quale soluzione è più adatta alla tua realtà.

Contatta un esperto per la scelta del gestionale

Domande frequenti

Fatture in Cloud è adatto a una SRL con più soci che devono accedere contemporaneamente?

Sì, Fatture in Cloud supporta la multiutenza a partire dal piano Premium Plus (27€/mese). Puoi creare account collaboratori con permessi specifici (es. un socio può solo visualizzare, l'altro può emettere fatture, un terzo può gestire il magazzino), permettendo a più soci di lavorare contemporaneamente sullo stesso gestionale. Per una SRL con due o tre soci attivi, questa funzionalità è cruciale, perché evita di dover condividere credenziali o lavorare a turno. Il piano Standard (12€/mese) è mono-utente, quindi se la tua SRL ha più soci che devono accedere, devi necessariamente salire al piano Premium Plus o Complete.

Danea Easyfatt può essere installato su più computer con la stessa licenza?

Dipende dal piano che scegli. Il piano base di Danea Easyfatt è mono-postazione, quindi può essere installato su un solo computer. Se hai bisogno di lavorare da più computer (es. un PC in ufficio e un portatile a casa), devi acquistare il piano multiutente, che ha un costo più elevato (fino a 40€/mese). Un'alternativa è installare Easyfatt su un computer che funge da "server" e accedere da remoto tramite desktop remoto o VPN, ma questa soluzione richiede competenze IT che non tutte le piccole SRL hanno. Se la tua priorità è lavorare da più dispositivi senza complessità tecniche, Fatture in Cloud (che è cloud-based e non richiede installazioni) è più pratico.

Posso passare da un gestionale all'altro senza perdere i dati?

Sì, tutti i principali gestionali permettono di esportare i dati in formati standard (CSV, Excel, XML) e di importarli in un'altra piattaforma. Tuttavia, la migrazione non è mai indolore: devi mappare le anagrafiche clienti/fornitori, riconciliare i codici IVA, verificare che le fatture elettroniche siano state tutte trasmesse correttamente al SDI, assicurarti che la conservazione sostitutiva sia continua (nessuna "buco" temporale). Per questo motivo ti consigliamo di pianificare la migrazione in un momento di bassa attività (es. agosto o dicembre) e di farti affiancare dal tuo commercialista, che può verificare la coerenza contabile prima e dopo il cambio di gestionale. In generale, è meglio scegliere il gestionale giusto fin dall'inizio, piuttosto che dover migrare dopo 12-24 mesi.

La conservazione sostitutiva è inclusa nel prezzo o è un servizio a parte?

Per Fatture in Cloud, la conservazione sostitutiva è inclusa in tutti i piani (escluso il periodo di prova gratuita 30 giorni). Per Danea Easyfatt, la conservazione è un servizio a pagamento (circa 2-3€ al mese per 100 fatture) che devi attivare separatamente. Per TeamSystem, la conservazione è inclusa nei piani superiori (Premium Plus e Complete) ma è a parte nei piani base. È un dettaglio economico importante: molte SRL danno per scontato che la conservazione sia compresa, ma non è sempre così. Ricorda che la conservazione sostitutiva è obbligatoria per legge per le fatture elettroniche: se non la attivi, sei in irregolarità, con il rischio di sanzioni in caso di controllo. Verifica sempre se il prezzo che vedi pubblicizzato include la conservazione o meno.

Posso usare un gestionale gratuito come SDiPEC o Invoicex per la mia SRL?

SDiPEC (il software dell'Agenzia delle Entrate) e Invoicex sono soluzioni gratuite che permettono di emettere e ricevere fatture elettroniche, ma hanno funzionalità molto limitate: non c'è gestione del magazzino, non ci sono reportistica avanzata, non c'è integrazione bancaria, l'interfaccia è spesso poco intuitiva. Per una ditta individuale o un professionista con pochi clienti all'anno, possono bastare. Per una SRL che emette anche solo 50-100 fatture l'anno, un gestionale gratuito finisce per costarti di più in tempo perso rispetto a quanto risparmi in canone. Immagina di dover inserire manualmente ogni fattura in Excel per fare il bilancio, o dover verificare a mano le scadenze: sono ore che potresti investire in attività di crescita. La nostra raccomandazione è: se la tua SRL ha un fatturato annuo superiore a 50.000 euro o prevedi di avere più di 20-30 clienti/fornitori, un gestionale a pagamento è un investimento che si ripaga da solo in produttività.