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Registratore di cassa e POS dal 1° gennaio 2026: guida pratica per ristoranti, bar e pizzerie
Se gestisci un ristorante, un bar o una pizzeria, preparati a un importante cambiamento che inciderà sulla tua organizzazione quotidiana. Dal 1° gennaio 2026 scatta l'obbligo di collegamento tra registratore telematico (RT) e strumenti di pagamento elettronico (POS), una novità introdotta dalla Legge di Bilancio 2025 che renderà più trasparenti i flussi di incasso.
Cosa significa in pratica collegare RT e POS
Molti imprenditori temono di dover affrontare l'ennesima spesa per adeguamenti tecnici, ma c'è una buona notizia: il collegamento non richiede nuovi cavi o modifiche hardware.
Si tratta di un'operazione puramente logica e telematica da effettuare sul portale "Fatture e Corrispettivi" dell'Agenzia delle Entrate. In parole semplici, dovrai comunicare al Fisco: "Questo è il mio registratore di cassa e questi sono i miei POS", creando un legame digitale tra gli strumenti che già possiedi e utilizzi ogni giorno.
L'obiettivo è far combaciare i corrispettivi giornalieri trasmessi dal registratore con gli incassi elettronici dei POS, per permettere all'Agenzia di individuare più facilmente eventuali scostamenti anomali.
Perché è cruciale per il settore Horeca
Il tuo settore è quello più complesso perché convive una pluralità di canali di incasso
- Consumazione sul posto (sala, bancone, dehors)
- Asporto
- Consegna a domicilio (delivery diretta o tramite piattaforme)
- Eventi e catering
A questi si aggiungono molteplici strumenti di pagamento: POS fisso alla cassa, POS portatili per i camerieri, app su smartphone/tablet, link di pagamento per ordini telefonici, pagamenti intermediati da piattaforme di delivery.
Tutti questi strumenti, se intestati alla tua partita IVA, rientrano nell'obbligo di collegamento.
I riferimenti normativi essenziali
- Legge di Bilancio 2025 (L. 207/2024, art. 1, commi 74-77): introduce l'obbligo modificando l'art. 2, comma 3, del D.Lgs. 127/2015
- Provvedimento AE n. 424470 del 31 ottobre 2025: definisce le modalità operative del collegamento
- Decorrenza: 1° gennaio 2026
La procedura passo passo
1. Raccolta dei dati
Prima di accedere al portale, prepara
- Matricola del registratore telematico (già nota dal censimento)
- Dati dei POS: codice terminale/ID POS, codice esercente, identificativo del gateway
Queste informazioni le trovi nei contratti POS o nei portali online dei gestori di pagamento.
2. Accesso al portale
Accedi all'area riservata "Fatture e Corrispettivi" con
- SPID, CIE o CNS (se accedi direttamente)
- Credenziali Entratel (se accedi tramite intermediario delegato)
3. L'abbinamento logico
Una volta nel portale
- Seleziona il registratore telematico tra quelli censiti
- Scegli gli strumenti di pagamento elettronico intestati a te
- Conferma e salva la configurazione
Tempi e scadenze
Per POS già in uso al 1° gennaio 2026
Hai 45 giorni di tempo dalla data in cui l'Agenzia renderà disponibile il servizio web (previsto per marzo 2026) per completare la registrazione.
Per POS attivati dopo il 31 gennaio 2026
A regime, il collegamento deve essere effettuato
- Dal 6° giorno del secondo mese successivo alla disponibilità del POS
- Entro l'ultimo giorno lavorativo dello stesso mese
Esempio pratico
: se attivi un nuovo POS il 1° febbraio 2026, devi effettuare il collegamento tra il 6 aprile e il 30 aprile 2026.
Come organizzarsi al meglio
Un solo RT o più RT?
La scelta è organizzativa, ma ricorda che
- Ogni documento commerciale deve essere emesso dal RT corretto
- I pagamenti elettronici devono confluire sullo stesso perimetro di corrispettivi
Mappa tutti i tuoi POS
Chiediti per ogni tipologia
- POS da banco: collegato direttamente al conto corrente del locale
- POS portatili: spesso "terminali figlio" dello stesso esercente
- POS virtuali/e-commerce: se l'incasso arriva direttamente sul tuo conto, vanno abbinati
- Delivery: verifica chi emette il documento fiscale (se è la piattaforma, non rientra nel tuo obbligo)
Controlli e rischi di scostamenti
Con il nuovo sistema, l'Agenzia riceverà entrambi i flussi dati
- Corrispettivi giornalieri dal RT
- Dati aggregati dei pagamenti elettronici
Attenzione alle situazioni tipiche di scostamento
:
- Pre-conti cancellati ma pagamenti già incassati
- Errori di chiusura giornaliera
- Incassi di caparre o buoni regalo non documentati
Una gestione accurata riduce il rischio di controlli e richieste di chiarimenti.
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- Adempimento delle procedure telematiche nei termini
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FAQ
Serve un commercialista per effettuare il collegamento?
No, puoi effettuare il collegamento autonomamente attraverso il portale dell'Agenzia. Tuttavia, un intermediario delegato come il nostro commercialista può semplificare la procedura e garantire il rispetto dei termini.
Cosa succede se non mi adeggo entro le scadenze?
L'introduzione del collegamento RT-POS non prevede sanzioni autonome, ma le anomalie rilevate attraverso l'incrocio dei dati possono attivare controlli fiscali e portare all'applicazione delle sanzioni previste per violazione degli obblighi di memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi.
I POS delle piattaforme di delivery vanno collegati?
Solo se sei tu a emettere direttamente il documento fiscale al cliente finale. Se la piattaforma emette il documento a nome proprio, il flusso non rientra nei tuoi obblighi di collegamento.
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Fonti: Legge di Bilancio 2025 (L. 207/2024), Provvedimento Agenzia delle Entrate n. 424470/2025, D.Lgs. 127/2015