In breve:
- Il costo azienda di un dipendente in SRL è mediamente il 35-40% in più della RAL: per una retribuzione annua lorda di circa 25.000 euro (un quarto livello CCNL Commercio), l'impresa sostiene circa 34.000 euro tra retribuzione, contributi INPS a carico datore, TFR e premio INAIL.
- Le voci che pesano di più sono i contributi previdenziali INPS a carico del datore (circa il 30% della retribuzione imponibile) e l'accantonamento TFR (6,91% della retribuzione utile).
- La Legge di Bilancio 2026 (L. 199/2025) ha introdotto importanti novità sul cuneo fiscale e sui fringe benefit che cambiano il calcolo: i fringe benefit sono esenti fino a 1.000 euro per tutti i dipendenti e fino a 2.000 euro per chi ha figli a carico.
Lo scenario che pochi imprenditori considerano — finché non arriva la prima busta paga da pagare
Una SRL di servizi informatici con cinque dipendenti sta valutando se assumere il sesto. Il candidato ideale chiede una RAL di 30.000 euro. Il socio titolare fa due conti a mente: "sono circa 2.500 euro al mese, ci stiamo dentro". Il commercialista, quando prepara il business plan per il credito bancario, scrive invece un numero diverso: circa 41.000 euro di costo azienda annuo, pari a circa 2.930 euro al mese. La differenza, 11.000 euro, è ciò che serve per pagare contributi, TFR, INAIL e tutti gli oneri accessori che la busta paga nasconde dietro la cifra lorda.
Questo non è un'anomalia.
Per il settore commercio e terziario, l'aliquota contributiva INPS a carico del datore è del 38,17% sulla retribuzione imponibile secondo le tabelle 2026, di cui 9,19% a carico del lavoratore e circa 28,98% a carico dell'impresa. Sommando TFR, INAIL e gli altri istituti, un'impresa italiana paga indicativamente tra il 35% e il 40% in più rispetto alla RAL per ogni dipendente assunto con contratto a tempo indeterminato, a parità di altri istituti contrattuali e condizioni aziendali.
La buona notizia?
La Legge di Bilancio 2026 (L. 199/2025) ha introdotto importanti agevolazioni sul lato fiscale del dipendente — il cuneo fiscale è stato ridotto, il secondo scaglione IRPEF è passato dal 35% al 33% — e ha ampliato in modo significativo lo spazio dei fringe benefit esenti. Questo non abbassa il costo azienda, ma rende molto più efficiente la leva retributiva: con la stessa spesa per il datore, il dipendente porta a casa più netto.
La realtà?
Continuare a ragionare in termini di "RAL da corrispondere al dipendente" senza considerare il costo totale è l'errore più frequente tra gli imprenditori che assumono per la prima volta, e una delle cause principali di sottodimensionamento del budget HR rispetto al fatturato.
Se gestisci una SRL e ti appresti ad assumere personale, o se stai rivedendo il costo del personale in bilancio, questa guida ti spiega esattamente come si compone il costo azienda di un dipendente nel 2026, quali voci incidono di più e quali leve puoi usare per ottimizzare la spesa senza rinunciare alla competitività retributiva.
Le 5 voci che compongono il costo azienda di un dipendente in SRL
Il costo totale del lavoro per l'impresa non è la RAL. È la somma di cinque componenti distinte, ciascuna con regole proprie di calcolo e di deducibilità fiscale.
La prima voce è la retribuzione lorda (RAL, retribuzione annua lorda): è l'importo che il dipendente percepisce prima delle trattenute fiscali e previdenziali a suo carico. Include lo stipendio mensile, la tredicesima, le mensilità aggiuntive previste dal CCNL applicato e tutti gli elementi fissi e variabili della retribuzione.
La seconda voce è l'INPS a carico del datore di lavoro. Per il settore commercio, terziario, distribuzione e servizi con meno di 50 dipendenti, l'aliquota contributiva complessiva per operai e impiegati è del 38,17% della retribuzione imponibile, di cui 9,19% a carico del lavoratore e 28,98% a carico del datore (fonte: tabella contributiva 2026). Per i dirigenti la quota a carico datore è leggermente inferiore, pari al 26,54%. Questi contributi vanno versati mensilmente tramite modello F24 entro il giorno 16 del mese successivo a quello di paga.
La terza voce è il TFR (trattamento di fine rapporto). Il datore di lavoro deve accantonare ogni anno il 6,91% della retribuzione utile del dipendente (la retribuzione lorda annua al netto dei contributi a carico del lavoratore). Il TFR viene rivalutato annualmente con un tasso composto dall'1,5% più il 75% dell'inflazione ISTAT, e viene liquidato al dipendente alla cessazione del rapporto di lavoro. In alternativa, il dipendente può scegliere di destinare il TFR maturando a un fondo pensione complementare.
La quarta voce è il premio INAIL, l'assicurazione obbligatoria contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali. Il tasso di premio varia in funzione del tipo di attività svolta e dell'andamento infortunistico aziendale. Per il settore commercio, terziario e servizi, il tasso medio di tariffa è storicamente compreso tra 0,5% e 0,8% delle retribuzioni lorde imponibili, ma il dato puntuale per ciascuna SRL va verificato sul Modello 20SM che INAIL comunica ogni anno entro il 31 dicembre. Per il 2026 il minimale di retribuzione giornaliera imponibile è di 58,13 euro (circa 1.511 euro mensili). I datori che hanno registrato un andamento infortunistico favorevole nel triennio precedente possono beneficiare di riduzioni del premio fino al 28-37% a seconda della dimensione aziendale.
La quinta voce è composta da oneri accessori e minori: ratei di ferie e permessi maturati e non goduti, eventuali accantonamenti al fondo previdenza integrativa se previsto dal CCNL o da accordi aziendali (come Fonte per il commercio o Quas per i quadri), contributi di assistenza sanitaria integrativa (Est per il commercio), formazione obbligatoria, dispositivi di protezione individuale, buoni pasto.
Giovanni Emmi, Dottore Commercialista:
"Quando un imprenditore mi chiede 'quanto mi costa un dipendente?', la prima cosa che faccio è spostare il ragionamento dalla RAL al costo azienda totale. La differenza è strutturale e ripetitiva: per ogni anno di rapporto, l'impresa paga circa 9.100 euro in più per un dipendente con RAL di 25.000 euro, 11.000 euro in più per una RAL di 30.000 euro. Capire questo permette di pianificare il fabbisogno finanziario reale, non quello percepito."
Simulazione concreta: il caso di una SRL commerciale con dipendente a tempo indeterminato
Vediamo ora come si compongono le cinque voci per un caso reale: una SRL che applica il CCNL Commercio Terziario e assume un impiegato amministrativo al quarto livello, full-time.
Per il calcolo prendiamo come riferimento il minimo tabellare del quarto livello del CCNL Commercio Terziario aggiornato al 1° novembre 2025, che è di 1.785 euro mensili. Il CCNL prevede 14 mensilità (tredicesima a dicembre + quattordicesima a luglio), per una RAL di 24.990 euro prima di eventuali superminimi o scatti di anzianità. Applichiamo poi l'aliquota INPS commercio 2026 del 28,98% a carico datore (38,17% totale meno 9,19% a carico lavoratore). Per il TFR usiamo la formula dell'art. 2120 c.c. — retribuzione utile / 13,5, pari al 6,91% dopo lo scorporo della contribuzione a carico del lavoratore. Per il premio INAIL usiamo una stima prudenziale dello 0,7% sulla retribuzione, ordine di grandezza realistico per il settore commercio: il tasso effettivo per la singola SRL dipende dalla classe di rischio ATECO e dalla storia infortunistica aziendale.
| Voce di costo | Calcolo | Importo annuo |
|---|---|---|
| Retribuzione lorda (RAL) | 1.785 € × 14 mensilità | 24.990 € |
| Contributi INPS datore (28,98%) | 24.990 € × 28,98% | 7.242 € |
| TFR accantonato (6,91% retrib. utile) | ~23.000 € × 6,91% | 1.589 € |
| Premio INAIL (tasso medio commercio, ~0,7%) | 24.990 € × 0,7% | 175 € |
| Assistenza sanitaria integrativa Est | 10 €/mese × 12 | 120 € |
| Totale costo azienda | ~34.116 € |
Il costo azienda effettivo è quindi di circa 34.100 euro annui, pari a circa 2.430 euro al mese sulla base di 14 mensilità. A fronte di una RAL di circa 25.000 euro, il peso degli oneri è di circa 9.100 euro, ovvero il 36% in più del netto percepito in teoria dal dipendente prima dell'imposta personale.
A questo si aggiunge il costo dei contributi a carico del lavoratore (9,19% della retribuzione, pari a circa 2.297 euro annui), che vengono trattenuti in busta paga ma che il dipendente non vede direttamente uscire dal suo conto corrente. La RAL netta effettiva, al lordo IRPEF e addizionali regionali/comunali, si attesta quindi attorno a 22.700 euro, cui va sottratta l'imposta sui redditi secondo gli scaglioni vigenti e applicate le detrazioni spettanti.
Questo non è uno scenario raro.
La forbice tra costo azienda e retribuzione netta del dipendente è ciò che tecnicamente si definisce "cuneo fiscale e contributivo", e nel 2026 è stato parzialmente alleggerito dalla Legge di Bilancio. Nei prossimi paragrafi vediamo come.
Cuneo fiscale 2026: come cambia il netto in busta paga
Il cuneo fiscale è la differenza tra il costo del lavoro sostenuto dal datore e la retribuzione netta percepita dal lavoratore. La Legge di Bilancio 2026 (L. 199/2025, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale n. 301 del 30 dicembre 2025) ha confermato e reso strutturali le misure di riduzione del cuneo introdotte negli anni precedenti, con alcune novità rilevanti.
La prima novità riguarda la riduzione del secondo scaglione IRPEF, passato dal 35% al 33% per i redditi compresi tra 28.000 e 50.000 euro. La riduzione è sterilizzata solo per i redditi superiori a 200.000 euro. Questo produce un risparmio fiscale annuo di circa 140 euro per chi ha una RAL di 35.000 euro, 440 euro per chi ha una RAL di 50.000 euro.
La seconda novità riguarda le misure di alleggerimento fiscale per i redditi da lavoro dipendente fino a 40.000 euro. Per i redditi fino a 20.000 euro è prevista una somma esente da IRPEF pari al 7,1% del reddito (per redditi fino a 8.500 euro), al 5,3% (tra 8.501 e 15.000 euro) e al 4,8% (tra 15.001 e 20.000 euro). Per i redditi tra 20.000 e 32.000 euro spetta una detrazione fissa di 1.000 euro annui, che decresce linearmente fino ad azzerarsi a 40.000 euro.
| Fascia di reddito annuo | Trattamento 2026 |
|---|---|
| Fino a 8.500 € | Somma esente 7,1% del reddito + No Tax Area |
| 8.501 - 15.000 € | Somma esente 5,3% del reddito |
| 15.001 - 20.000 € | Somma esente 4,8% del reddito |
| 20.001 - 32.000 € | Detrazione fissa 1.000 €/anno |
| 32.001 - 40.000 € | Detrazione decrescente (fino a 0 a 40k€) |
| 28.001 - 50.000 € | IRPEF 33% (ex 35%) |
| Oltre 50.000 € | IRPEF 43% |
Il risultato pratico per un dipendente con RAL di 25.000 euro (lo scenario simulato sopra) è una busta paga mensile più alta di circa 60-80 euro netti rispetto al 2025. Per un dipendente con RAL di 35.000 euro il beneficio è di circa 100-130 euro netti al mese.
Attenzione:
le misure di cuneo fiscale sono strutturali, quindi non scadono a fine 2026. Sono però soggette a conguaglio di fine anno: se la somma effettivamente spettante risulta superiore a quella erogata in busta paga, il datore recupera l'eccedenza (se superiore a 60 euro) in dieci rate mensili, oppure la corrisponde con la dichiarazione dei redditi.
Fringe benefit 2026: come ampliare il netto senza aumentare la RAL
La leva più efficace per migliorare la retribuzione percepita dal dipendente senza aumentare il costo azienda è il welfare e i fringe benefit. La Legge di Bilancio 2026 ha confermato e prorogato al 2027 il regime speciale introdotto nel 2025, portando i limiti di esenzione da 258,23 euro a soglie molto più significative.
La soglia ordinaria di esenzione per i fringe benefit erogati ai dipendenti è di 1.000 euro annui. Per i dipendenti con figli a carico, il limite sale a 2.000 euro annui. Rientrano in questo tetto non solo i beni e i servizi tradizionalmente riconosciuti come fringe benefit (auto aziendale ad uso promiscuo, alloggio, buoni acquisto), ma anche i rimborsi delle utenze domestiche (acqua, luce, gas) e il pagamento dei canoni di locazione o degli interessi sul mutuo della prima casa del dipendente.
Una novità del 2026 riguarda i buoni pasto: la soglia di esenzione dei buoni pasto elettronici per i dipendenti passa da 8 euro a 10 euro per singolo buono. Per un dipendente che lavora in sede tutti i giorni lavorativi, questo significa un risparmio fiscale di circa 250-300 euro annui rispetto al passato.
| Fringe benefit 2026 | Limite esenzione | Note |
|---|---|---|
| Beni e servizi generici | 1.000 €/anno | Per tutti i dipendenti |
| Beni e servizi con figli a carico | 2.000 €/anno | Dichiarazione del dipendente con CF figli |
| Rimborsi utenze domestiche | Nel limite 1.000/2.000 € | Acqua, luce, gas |
| Canoni locazione / interessi mutuo prima casa | Nel limite 1.000/2.000 € | Documentazione richiesta |
| Buoni pasto elettronici | 10 €/giorno | Singolo pasto |
| Auto aziendale uso promiscuo | Calcolo forfettario | Diverso dal tetto welfare |
Sul fronte dei premi di produttività e delle somme erogate ai dipendenti come partecipazione agli utili, la Legge di Bilancio 2026 ha ridotto l'imposta sostitutiva dal 5% all'1% per il solo anno 2026, con il limite massimo detassabile che passa da 3.000 a 5.000 euro annui. Questo rende molto conveniente, per le SRL che hanno margini di produttività, premiare i propri dipendenti con somme variabili tassate in modo estremamente favorevole.
Una novità rilevante per i CCNL firmati o rinnovati tra il 1° gennaio 2024 e il 31 dicembre 2026: gli aumenti retributivi previsti dai rinnovi sono assoggettati a un'imposta sostitutiva del 5% per i dipendenti con reddito 2025 non superiore a 33.000 euro, salvo rinuncia scritta del lavoratore. È una misura pensata per incentivare la contrattazione collettiva e accelerare l'adeguamento salariale all'inflazione.
Come ottimizzare il costo azienda senza tagliare la retribuzione
Una volta compreso l'impatto reale della RAL sul conto economico, è ragionevole chiedersi quali leve può utilizzare una SRL per ridurre il costo azienda mantenendo la competitività sul mercato del lavoro. Le principali sono cinque, e vanno valutate caso per caso con il proprio commercialista e consulente del lavoro.
La prima leva è la scelta del CCNL applicato. Il CCNL Commercio Terziario è il più diffuso ma non è l'unico. CCNL di settori affini come il CCNL Studi Professionali, il CCNL Metalmecc PMI o il CCNL Terziario Avanzato possono offrire minimi tabellari e istituti contrattuali differenti. Cambiare CCNL è una decisione strategica che va ponderata con attenzione, perché incide su tutti gli istituti contrattuali e sui diritti maturati dai dipendenti.
La seconda leva riguarda il mix tra retribuzione fissa e variabile. Spostare una quota di RAL su premi di produttività o partecipazione agli utili consente di ridurre il costo fisso in caso di andamento sfavorevole e di accedere all'imposta sostitutiva ridotta sull'1% (per il 2026). È una leva particolarmente utile per le SRL con margini di EBITDA variabili.
La terza leva è il welfare aziendale, che come abbiamo visto consente di destinare fino a 1.000-2.000 euro annui per dipendente a beni e servizi esenti da IRPEF. Per l'impresa, questi costi sono deducibili dal reddito d'impresa al 100% (senza i limiti delle spese di rappresentanza). Per il dipendente, sono esenti sia da IRPEF che da contributi. Il welfare è particolarmente efficace per posizioni con RAL medio-bassa, dove la percezione del netto in busta paga è molto sensibile.
La quarta leva è la formazione finanziata: le SRL possono accedere ai Fondi Interprofessionali per finanziare la formazione dei propri dipendenti, riducendo il costo netto della formazione obbligatoria e facoltativa. Nel 2026 i fondi 4.0 coprono anche percorsi su AI, digitalizzazione e sostenibilità, con intensità di aiuto fino al 70% dei costi ammissibili.
La quinta leva riguarda gli incentivi all'assunzione che il legislatore attiva di anno in anno: sgravi contributivi per under 36, incentivi per assunzioni di donne in settori specifici, bonus per il mezzogiorno, agevolazioni per l'assunzione di disoccupati percettori di NASpI. Vanno valutati al momento dell'assunzione perché hanno finestre temporali e requisiti specifici.
Giovanni Emmi, Dottore Commercialista:
"Il costo del personale è il primo fattore di rigidità del conto economico di una SRL. Una volta assunto, un dipendente è un costo fisso che l'impresa sostiene indipendentemente dal fatturato. La vera ottimizzazione si fa a monte, al momento dell'assunzione, scegliendo il CCNL giusto, strutturando un mix retributivo efficiente e attivando tutti gli incentivi disponibili. Dopo, è molto più difficile intervenire."
Errori da evitare quando si pianifica il costo del personale
Il primo errore è ragionare in termini di RAL anziché di costo azienda. Come abbiamo visto, il costo azienda è sistematicamente superiore del 35-40% rispetto alla RAL nel caso standard del settore commercio terziario. Per una SRL che pianifica assunzioni, questo significa sovrastimare la sostenibilità economica del personale e sottostimare il fabbisogno finanziario.
Il secondo errore è non considerare i costi accessori ricorrenti: formazione obbligatoria, DPI, visite mediche, accantonamento del fondo TFR, contributi di assistenza sanitaria integrativa, eventuale fondo pensione integrativa. Tutti costi reali che gravano sul budget HR e che spesso emergono solo nei primi mesi dopo l'assunzione.
Il terzo errore è ignorare gli adempimenti burocratici e i loro costi. L'assunzione di un dipendente richiede la comunicazione al centro per l'impiego, la stipula del contratto individuale, l'iscrizione al libro matricola, la consegna della documentazione relativa a DPI e formazione sicurezza. Per le SRL che non hanno un ufficio HR interno, questi adempimenti richiedono il supporto di un consulente del lavoro, con costi medi di 50-100 euro per cedolino elaborato.
Il quarto errore è non mettere a budget il costo dei rinnovi contrattuali. I CCNL prevedono scadenze periodiche (ogni 2-4 anni) e gli aumenti retributivi previsti dai rinnovi sono certi: vanno pianificati per tempo. Tra il 2024 e il 2027 il CCNL Commercio Terziario prevede aumenti contrattuali del 6-8% sui minimi tabellari, con effetti diretti su RAL, contributi, TFR e INAIL.
Il quinto errore è confondere il "costo azienda" con il "costo del lavoro" ai fini civilistici e fiscali. Ai fini della redazione del bilancio d'esercizio secondo le norme OIC, il costo del lavoro comprende tutti gli oneri sostenuti per il personale dipendente, inclusi gli accantonamenti per TFR, i contributi a carico del datore, la formazione e i costi accessori. Ai fini del conto economico, voce B.9, questi oneri sono classificati in modo omogeneo e confrontabile tra esercizi. Una corretta imputazione contabile è essenziale per valutare la marginalità operativa della SRL.
Domande frequenti sul costo del dipendente in SRL nel 2026
Il costo azienda di un dipendente è uguale per tutte le SRL?
No, varia in funzione del CCNL applicato, del livello di inquadramento, dell'anzianità aziendale, del settore ATECO e della storia infortunistica dell'azienda. Le aliquote contributive INPS, i minimali INAIL e i contributi di assistenza integrativa cambiano da CCNL a CCNL. Una stima affidabile richiede sempre l'analisi della posizione aziendale specifica.
Il TFR maturato e non liquidato va inserito tra i debiti in bilancio?
Sì. Il TFR maturato al 31 dicembre di ciascun esercizio e non destinato a fondo pensione complementare va iscritto in bilancio tra i debiti verso il personale (voce C del passivo dello stato patrimoniale, sottovoce "trattamento di fine rapporto di lavoro subordinato"). L'accantonamento annuo è deducibile dal reddito d'impresa.
Come funziona il premio INAIL per le SRL di nuova costituzione?
Per le nuove SRL, l'INAIL applica il tasso medio di tariffa per il settore di attività, salvo poi procedere alla revisione del tasso in funzione dell'andamento infortunistico dopo i primi anni di attività. Il premio va versato in autoliquidazione annuale entro il 16 febbraio dell'anno successivo, con possibilità di rateizzazione in quattro rate trimestrali.
Posso assumere un dipendente con un part-time verticale per ridurre il costo?
Sì, ma il costo azienda va calcolato proporzionalmente alla percentuale di part-time e alla durata effettiva della prestazione. Il costo orario è generalmente più alto rispetto al full-time, perché la parte fissa degli oneri contributivi e del TFR incide comunque. Il part-time è utile quando l'effettiva necessità di lavoro è ridotta, non come strumento di risparmio sul costo orario.
Le SRL innovative hanno agevolazioni specifiche sul costo del personale?
Le SRL innovative iscritte alla sezione speciale del Registro delle Imprese possono accedere al regime fiscale agevolato per i costi di ricerca e sviluppo e, in alcuni casi, a sgravi contributivi per l'assunzione di personale altamente qualificato. Le agevolazioni variano in funzione dello status (startup innovativa, SRL innovativa, PMI innovativa) e della normativa di riferimento, da verificare caso per caso con il commercialista.
Il fringe benefit per le utenze domestiche del dipendente è davvero esente?
Sì, ma solo nei limiti del tetto complessivo di 1.000 o 2.000 euro annui, e a condizione che il datore conservi idonea documentazione (bollette intestate al dipendente o autocertificazione). La norma è pensata per venire incontro ai lavoratori in un momento di pressione inflazioniva sulle bollette domestiche, e ha avuto grande diffusione nel 2025 e 2026.
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