In breve
- la fatturazione elettronica e obbligatoria per tutte le SRL dal 1 gennaio 2019 (D.Lgs. 127/2015) per tutte le cessioni di beni e prestazioni di servizi, sia B2B che B2C;
- le sanzioni per mancata emissione vanno da 90 a 1.828 euro per fattura, ridotte a un quarto se regolarizzata entro 90 giorni;
- il formato obbligatorio e XML FatturaPA e la trasmissione avviene tramite il Sistema di Interscambio (SDI) dell'Agenzia delle Entrate.
Se la tua SRL emette anche una sola fattura all'anno in formato cartaceo o PDF, rischia sanzioni che possono arrivare a quasi 2.000 euro per ogni documento irregolare. Dal 1 gennaio 2019, infatti, la fatturazione elettronica per le SRL non e una scelta ma un obbligo di legge, e la mancata compliance e uno dei motivi piu frequenti di accertamento fiscale. Il sistema e stato perfezionato nel corso degli anni e nel 2026 funziona in modo stabile, ma continua a generare dubbi e errori, specialmente per chi si affaccia per la prima volta alla gestione di una SRL.
Questa guida ti spiega come funziona la fatturazione elettronica, quali sono gli obblighi specifici per le SRL, come evitare le sanzioni piu comuni e quali strumenti utilizzare per gestire il processo in modo efficiente. Se vuoi approfondire la gestione contabile completa della tua societa, puoi consultare la nostra guida alla contabilita SRL.
L'obbligo di fatturazione elettronica per le SRL
L'obbligo di fatturazione elettronica per le societa di capitali (SRL, SPA, Sapa) e entrato in vigore il 1 gennaio 2019, ai sensi del D.Lgs. 127/2015 come modificato dalla Legge di Bilancio 2018 (L. 205/2017). Si applica a tutte le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti in Italia (operazioni domestiche B2B e B2C), senza eccezioni legate al volume d'affari, al regime fiscale o al settore merceologico.
Questo significa che se la tua SRL emette una fattura per una consulenza, una vendita di merce, un servizio professionale o qualsiasi altra operazione soggetta a IVA, quella fattura deve essere emessa in formato elettronico e trasmessa al Sistema di Interscambio (SDI). Non esiste una soglia minima sotto la quale l'obbligo decade: anche una singola fattura annuale deve essere elettronica.
L'obbligo si estende anche alle fatture verso i consumatori finali (B2C): la differenza rispetto al B2B e che per le operazioni B2C non e obbligatoria la fattura elettronica se il cliente non la richiede esplicitamente (in questo caso si puo emettere lo scontrino o la ricevuta fiscale). Tuttavia, se il consumatore richiede la fattura, questa deve essere emessa in formato elettronico. Nella pratica, la maggior parte delle SRL emette fatture elettroniche per tutte le operazioni, indipendentemente dalla controparte, per semplificare la gestione contabile.
Attenzione:
l'obbligo riguarda solo le operazioni con controparti residenti in Italia. Per le operazioni con soggetti esteri (intra-UE ed extra-UE), restano validi gli adempimenti ordinari di autofatturazione e integrazione IVA, che a loro volta devono essere trasmessi in formato elettronico.
Come funziona il Sistema di Interscambio (SDI)
Il Sistema di Interscambio (SDI) e l'infrastruttura tecnologica gestita dall'Agenzia delle Entrate che funziona da "hub" per tutte le fatture elettroniche. Il funzionamento e semplice: il soggetto che emette la fattura la prepara in formato XML FatturaPA e la invia al SDI attraverso un canale accreditato (software gestionale, commercialista, portale Fatture e Corrispettivi). Il SDI riceve la fattura, verifica la formalita del file e lo inoltra al destinatario, conservandone una copia per l'Agenzia delle Entrate.
Il formato obbligatorio e XML FatturaPA, uno standard definito dalle specifiche tecniche dell'Agenzia delle Entrate. Non sono validi altri formati: il PDF, anche se inviato via PEC, non costituisce fattura elettronica ai fini della legge. Il file XML contiene tutti i dati della fattura (dati del cedente e del cessionario, descrizione dei beni e servizi, importi, IVA, codice SDI o PEC del destinatario) ed e strutturato secondo uno schema preciso che non ammette variazioni.
Il SDI effettua un controllo formale della fattura al momento della ricezione: verifica che il file XML sia conforme allo schema, che i campi obbligatori siano compilati, che la partita IVA del destinatario esista nell'Anagrafe Tributaria e che il codice SDI o l'indirizzo PEC siano corretti. Se il controllo ha esito positivo, la fattura viene inoltrata al destinatario e il SDI rilascia una ricevuta di consegna. Se il controllo ha esito negativo, la fattura viene scartata e il SDI notifica l'errore all'emittente, che deve correggere e rinviare il file.
Il flusso completo, dall'emissione alla consegna, avviene in pochi minuti per la maggior parte delle fatture. Il sistema funziona 24 ore su 24, 7 giorni su 7, e nel 2026 ha raggiunto un tasso di affidabilita superiore al 99,5% delle trasmissioni.
Quando e obbligatorio emettere fattura elettronica
L'obbligo di fatturazione elettronica si applica a tutte le operazioni che richiedono l'emissione di una fattura secondo la normativa IVA vigente. Per le SRL, questo copre praticamente l'intera attivita commerciale e professionale.
Le operazioni principali per cui e obbligatorio emettere fattura elettronica riguardano le cessioni di beni (vendita di merce, prodotti, beni strumentali) e le prestazioni di servizi (consulenze, lavori, assistenza, manutenzione). Anche le operazioni esenti IVA (es. export, operazioni finanziarie, assicurazioni) devono essere documentate con fattura elettronica, semplicemente indicando l'esenzione nel campo IVA del file XML.
I termini di emissione seguono le regole ordinarie della fatturazione: la fattura deve essere emessa entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell'operazione (per le operazioni non continuative) o al momento dell'effettuazione (per le operazioni continuative). In pratica, per un servizio prestato a marzo 2026, la fattura deve essere emessa e trasmessa al SDI entro il 15 aprile 2026.
Un aspetto importante riguarda le fatture di acquisto: la tua SRL non emette le fatture fornitore, ma le riceve in formato elettronico dal SDI. Devi quindi avere un sistema per ricevere e gestire le fatture passive: un indirizzo PEC registrato nell'Anagrafe Tributaria o un codice SDI accreditato presso un intermediario. Se non hai configurato correttamente il canale di ricezione, le fatture fornitore vengono conservate dall'Agenzia delle Entrate ma non ti vengono recapitate.
Come si emette una fattura elettronica: gli strumenti disponibili
Per emettere fatture elettroniche, una SRL ha diverse opzioni a disposizione, ciascuna con costi, vantaggi e limiti diversi. La scelta dipende dal volume di fatturazione, dalla complessita dell'attivita e dalla presenza o meno di un commercialista che gestisce la contabilita.
Il software gestionale e la soluzione piu completa per le SRL con un volume significativo di fatturazione (piu di 20-30 fatture al mese). Programmi come Danea, TeamSystem, Fabrick o altri gestionali permettono di creare, inviare e archiviare le fatture elettroniche in modo integrato con la contabilita. Il costo varia da 10 a 50 euro al mese per le versioni base, fino a 200-500 euro al mese per le soluzioni complete con contabilita integrata.
Il commercialista rappresenta la soluzione piu semplice per le SRL con un volume di fatturazione limitato o che preferiscono delegare completamente la gestione. Il commercialista riceve i dati delle operazioni dal cliente, crea le fatture elettroniche e le trasmette al SDI. Il costo e generalmente incluso nel compenso annuale per la gestione della contabilita.
Il portale Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate e una soluzione gratuita che permette di emettere fino a 25 fatture elettroniche al mese. E sufficiente per le SRL con un volume molto basso di fatturazione, ma ha limiti significativi: interfaccia poco intuitiva, nessuna integrazione con la contabilita e gestione manuale di tutte le operazioni. Dal 2026 il limite di 25 fatture mensili e stato confermato.
Per chi cerca un equilibrio tra costo e funzionalita, esistono soluzioni SaaS dedicate alla fatturazione elettronica, con costi che partono da 2-5 euro al mese e offrono un'interfaccia semplice, la trasmissione automatica al SDI e spesso la conservazione sostitutiva inclusa.
Conservazione sostitutiva: obbligo di 10 anni
La conservazione sostitutiva e l'obbligo di conservare le fatture elettroniche in un formato che ne garantisca l'autenticita, l'integrita e la leggibilita nel tempo. L'obbligo dura 10 anni dalla data di formazione del documento (art. 2220 c.c. e D.Lgs. 82/2005).
Per le fatture elettroniche emesse e ricevute tramite il SDI, la conservazione sostitutiva e relativamente semplice, perche il file XML originale e gia in formato digitale e il SDI rilascia una ricevuta che attesta la data e l'ora di trasmissione. Tuttavia, non basta "salvare i file sul computer": la conservazione deve rispettare requisiti tecnici specifici (firma digitale, marcatura temporale, indicizzazione, metadata) che garantiscono che il documento non sia stato alterato.
Il modo piu semplice per ottemperare all'obbligo e affidarsi a un servizio di conservazione a norma di legge offerto dal proprio gestionale, dal commercialista o da un provider specializzato. Il costo varia da gratuito (quando incluso nel gestionale) a 50-200 euro all'anno per i servizi dedicati.
Attenzione:
la mancata conservazione sostitutiva non comporta sanzioni specifiche, ma in caso di accertamento fiscale l'Agenzia delle Entrate puo richiedere la produzione delle fatture. Se non riesci a produrre le fatture in formato conforme, l'accertamento si basa sulle copie disponibili presso l'Agenzia stessa (che le conserva tramite il SDI), ma la mancata conservazione costituisce un elemento di gravita nella determinazione delle sanzioni.
Scontrini e corrispettivi elettronici
Per le SRL che esercitano attivita di vendita al dettaglio (es. negozi, bar, ristoranti, farmacie), oltre alla fatturazione elettronica e stato introdotto l'obbligo di corrispettivi elettronici (art. 2, comma 2 del D.Lgs. 127/2015). I corrispettivi elettronici sostituiscono lo scontrino cartaceo e la ricevuta fiscale: ogni vendita al dettaglio deve essere registrata elettronicamente e trasmessa quotidianamente all'Agenzia delle Entrate tramite un registratore di cassa telematico collegato al SDI.
Il registratore di cassa telematico e un dispositivo che memorizza le transazioni e le trasmette al SDI in modo automatico, generalmente alla chiusura giornaliera. Non e necessario emettere una fattura elettronica per ogni singola vendita al dettaglio: lo scontrino elettronico e sufficiente. La fattura elettronica si emette solo se il cliente la richiede espressamente.
Il costo di un registratore di cassa telematico varia da 300 a 1.500 euro, a seconda delle funzionalita. Per le SRL che gia possiedono un registratore di cassa tradizionale, esistono dispositivi di adattamento ("smart box") che permettono di renderlo telematico a un costo inferiore (150-400 euro).
Ricezione e gestione delle fatture fornitore
Se la tua SRL acquista beni e servizi da altri soggetti IVA, riceve le fatture in formato elettronico tramite il SDI. Per ricevere correttamente queste fatture, e necessario che la SRL abbia un canale di ricezione configurato: un indirizzo PEC o un codice SDI accreditato presso un intermediario.
L'indirizzo PEC e la soluzione piu diffusa: ogni SRL ha un indirizzo PEC iscritto nel Registro delle Imprese (obbligatoria dal 2008), e le fatture vengono recapitate a questo indirizzo dal SDI. Il problema e che la PEC non e progettata per gestire grandi volumi di fatture: la casella si riempie rapidamente e non c'e un sistema automatico di archiviazione. Per questo motivo, molte SRL scelgono di delegare la ricezione al proprio commercialista o a un servizio di conservazione.
Il codice SDI e un codice alfanumerico di 7 caratteri che identifica il canale di ricezione preferenziale della SRL. Se la SRL indica il proprio codice SDI nell'Anagrafe Tributaria, tutte le fatture elettroniche vengono recapitate al canale associato al codice (il software gestionale, il commercialista o il servizio di conservazione), bypassando la PEC. Questo sistema e piu efficiente della PEC e permette una gestione automatizzata delle fatture passive.
Una volta ricevuta la fattura elettronica, la SRL deve verificarla, registrarla e pagarla nei termini previsti. La fattura elettronica ha lo stesso valore legale di una fattura cartacea e costituisce titolo per la detrazione dell'IVA e la deducibilita dei costi. La mancata registrazione delle fatture passive comporta sanzioni da 250 a 1.500 euro (art. 6, comma 8, D.Lgs. 471/97).
Sanzioni per infrazioni alla fatturazione elettronica
Le sanzioni per violazioni degli obblighi di fatturazione elettronica sono state progressivamente definite nel corso degli anni. Nel 2026, il quadro sanzionatorio e il seguente.
| Infrazione | Sanzione base | Sanzione ridotta (entro 90 gg) | Riferimento normativo |
|---|---|---|---|
| Mancata emissione fattura elettronica | 90 - 1.828 euro | 22,50 - 457 euro | Art. 6, comma 2, D.Lgs. 471/97 |
| Fattura con errori formali (scarto SDI) | 90 - 1.828 euro | 22,50 - 457 euro | Art. 6, comma 2, D.Lgs. 471/97 |
| Ritardata trasmissione al SDI | 90 - 1.828 euro | 22,50 - 457 euro | Art. 6, comma 2, D.Lgs. 471/97 |
| Mancata registrazione fattura passiva | 250 - 1.500 euro | 62,50 - 375 euro | Art. 6, comma 8, D.Lgs. 471/97 |
La sanzione ridotta si applica se l'infrazione viene regolarizzata entro 90 giorni dalla data in cui l'obbligo avrebbe dovuto essere adempiuto. In pratica, se ti accorgi di aver omesso una fattura elettronica e la emetti entro 90 giorni, la sanzione si riduce a un quarto del minimo edittale. Questo e un vantaggio significativo che rende meno grave un errore occasionale.
La sanzione dal 90% al 180% dell'imposta si applica nei casi di fatturazione per operazioni inesistenti (art. 8, D.Lgs. 74/2000), che costituisce un reato penale oltre che una violazione amministrativa. Questo caso va oltre la semplice irregolarita formale e riguarda le false fatturazioni, un fenomeno completamente diverso dalla dimenticanza o dall'errore tecnico.
Facciamo i conti: se la tua SRL omette 5 fatture elettroniche e le regolarizza entro 90 giorni, la sanzione massima sara di 457 euro per fattura, ovvero 2.285 euro in totale. Se non le regolarizza, la sanzione sale a 1.828 euro per fattura, ovvero 9.140 euro. La differenza e significativa e dimostra l'importanza di monitorare regolarmente la propria fatturazione.
Fatture semplificate per importi sotto i 400 euro
La fattura semplificata (art. 21-bis del D.P.R. 633/72) e un formato ridotto che puo essere utilizzato per operazioni di importo inferiore a 400 euro. Rispetto alla fattura ordinaria, la fattura semplificata contiene meno dati: numero progressivo, data, dati del cedente o prestatore, descrizione dei beni o servizi, imposta e aliquota applicata. Non sono necessari i dati del cessionario o committente, ne il calcolo dettagliato delle ritenute.
Anche la fattura semplificata, se emessa da una SRL, deve essere in formato elettronico e trasmessa al SDI. Il formato XML e lo stesso della fattura ordinaria, ma con un valore specifico nel campo "tipo documento" (codice TD07). Questo significa che non e possibile emettere fatture semplificate cartacee o PDF, nemmeno per importi inferiori a 400 euro.
Nella pratica, la fattura semplificata viene utilizzata prevalentemente per le operazioni di piccolo importo che non richiedono una documentazione completa: piccole riparazioni, vendite occasionali, servizi di importo limitato. Molte SRL preferiscono comunque emettere la fattura ordinaria per tutte le operazioni, per semplificare la gestione contabile e avere una documentazione uniforme.
Esenzioni e casi particolari
L'obbligo di fatturazione elettronica conosce alcune eccezioni, anche se molto limitate. Le principali riguardano i soggetti in regime di vantaggio per l'imprenditoria giovanile e i produttori agricoli in regime speciale (art. 1, comma 2, D.Lgs. 127/2015), che fino al 31 dicembre 2026 possono continuare a emettere fatture cartacee.
Per le operazioni con soggetti non residenti, la fattura elettronica non e obbligatoria per il cedente italiano, che puo emettere una fattura in formato cartaceo ai sensi della normativa internazionale. Tuttavia, per le operazioni domestiche intra-UE, la fattura elettronica e obbligatoria se il cessionario e un soggetto IVA italiano o se l'operazione richiede l'integrazione dell'IVA da parte del committente italiano (reverse charge).
Le fatture di acquisto da soggetti esteri (autofattura per acquisti intra-UE ed extra-UE) devono essere emesse in formato elettronico e trasmesse al SDI con i codici TD17, TD18 o TD19, a seconda della tipologia di operazione. Questo vale anche per le comunicazioni relative a operazioni irregolari, che dal 2024 utilizzano il codice TD29 come previsto dalla Riforma Fiscale (D.Lgs. 87/2024).
Consigli pratici per non sbagliare con la fatturazione elettronica
La fatturazione elettronica e diventata una routine per la maggior parte delle SRL italiane, ma gli errori continuano a essere frequenti. Ecco le indicazioni piu utili per gestire il processo in modo corretto ed efficiente.
Il primo consiglio e verificare sempre i dati del destinatario prima di emettere la fattura. L'errore piu comune e inserire una partita IVA errata o un codice SDI non valido, il che provoca lo scarto della fattura da parte del SDI. Prima di emettere una fattura a un nuovo cliente, verifica la sua partita IVA e il suo codice SDI sul portale dell'Agenzia delle Entrate o sul sito del Registro Imprese.
Il secondo consiglio e rispettare i termini di emissione. La fattura deve essere emessa e trasmessa al SDI entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell'operazione. Non aspettare la scadenza: emetti le fatture non appena l'operazione e conclusa. Questo riduce il rischio di dimenticanze e ti permette di monitorare con piu precisione il flusso di cassa.
Il terzo consiglio e configurare un sistema di notifica per le fatture scartate dal SDI. Lo scarto non e un evento raro e puo essere causato da errori formali anche minimi (un campo vuoto, un formato data errato, un carattere speciale nel nome del cliente). Se non hai un sistema di notifica, potresti non accorgerti dello scarto per settimane, accumulando ritardi che aggravano la sanzione.
Il quarto consiglio e non confondere la trasmissione al SDI con la consegna al cliente. Il fatto che il SDI abbia accettato la fattura non significa che il cliente l'abbia ricevuta. Verifica sempre che il cliente abbia effettivamente ricevuto la fattura, specialmente per importi elevati.
Pro Tip:
se la tua SRL usa un software gestionale per la fatturazione elettronica, configura l'invio automatico di una copia PDF della fattura al cliente via email, in aggiunta alla trasmissione al SDI. Questo non ha valore legale ma permette al cliente di avere un documento leggibile immediatamente, riducendo le richieste di informazioni e i ritardi nei pagamenti.
Quanto costa il software per la fatturazione elettronica
Il costo di un software per la fatturazione elettronica varia enormemente in base alle funzionalita, al volume di fatturazione e al tipo di servizio. La tabella seguente riassume le opzioni principali disponibili per una SRL nel 2026.
| Soluzione | Costo annuale | Ideale per |
|---|---|---|
| Portale Fatture e Corrispettivi (Agenzia Entrate) | Gratis | Fino a 25 fatture/mese |
| Software SaaS base | 60 - 240 euro | Fino a 50 fatture/mese |
| Software gestionale completo | 360 - 1.200 euro | Oltre 50 fatture/mese |
| Gestionale enterprise | 1.200 - 6.000+ euro | SRL strutturate, contabilita integrata |
| Via commercialista | Incluso nel compenso | Chi delega tutto |
Se la tua SRL fattura meno di 25 fatture al mese, il portale gratuito dell'Agenzia delle Entrate puo essere sufficiente. Per volumi superiori, un software SaaS dedicato offre il miglior rapporto qualita-prezzo. Con SRLOnline puoi accedere a strumenti dedicati per la gestione della tua SRL, inclusi servizi di fatturazione elettronica pensati per le esigenze delle piccole e medie societa.
Domande frequenti
Tutte le SRL devono usare la fatturazione elettronica?
Si, tutte le SRL iscritte al Registro Imprese che effettuano cessioni di beni o prestazioni di servizi in Italia sono soggette all'obbligo di fatturazione elettronica dal 1 gennaio 2019. Non esistono soglie di esenzione legate al volume d'affari o al regime fiscale. Le uniche eccezioni limitate riguardano alcuni produttori agricoli e i soggetti in regime di vantaggio per l'imprenditoria giovanile, fino al 31 dicembre 2026.
Cosa succede se non uso la fatturazione elettronica?
La mancata emissione della fattura elettronica comporta una sanzione da 90 a 1.828 euro per ogni fattura omessa o irregolare (art. 6, comma 2, D.Lgs. 471/97). Se regolarizzi l'omissione entro 90 giorni, la sanzione si riduce a un quarto. Se la tua SRL ha omesso 10 fatture e non le regolarizza, la sanzione massima teorica ammonterebbe a 18.280 euro. In caso di recidiva o di fatturazione sistematicamente cartacea, l'Agenzia delle Entrate puo avviare un accertamento fiscale piu approfondito.
Quanto costa il software per la fatturazione elettronica?
Dipende dallo strumento scelto. Il portale Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate e gratuito ma limitato a 25 fatture mensili. Un software SaaS dedicato costa da 60 a 240 euro all'anno. Un gestionale completo con contabilita integrata costa da 360 a 1.200 euro all'anno. Se il tuo commercialista gestisce la fatturazione, il costo e generalmente incluso nel suo compenso annuale, che per una SRL di piccole dimensioni si aggira tra 1.000 e 3.000 euro.
Posso usare la PEC per inviare fatture elettroniche?
No, la PEC non e un canale di trasmissione al SDI. La fattura elettronica deve essere inviata al SDI attraverso un software gestionale, un intermediario accreditato o il portale Fatture e Corrispettivi. La PEC serve come canale di ricezione delle fatture passive, non come canale di invio. Se invii una fattura in PDF via PEC, questa non ha valore di fattura elettronica e la sanzione si applica integralmente.
Le fatture verso i clienti privati devono essere elettroniche?
Non necessariamente. Per le operazioni B2C (verso consumatori finali), se il cliente non richiede la fattura, e sufficiente emettere lo scontrino o la ricevuta fiscale. Se il cliente richiede la fattura, questa deve essere emessa in formato elettronico e trasmessa al SDI. Nella pratica, molte SRL scelgono di emettere fatture elettroniche per tutte le operazioni, per avere una gestione uniforme e semplificata.
Hai bisogno di assistenza con la fatturazione elettronica della tua SRL?
La fatturazione elettronica e un adempimento che non ammette errori: ogni fattura irregolare e una potenziale sanzione. Se la tua SRL ha appena iniziato l'attivita o se vuoi ottimizzare il processo di fatturazione, SRLOnline puo aiutarti a trovare la soluzione piu adatta alle tue esigenze, dal software gestionale all'assistenza del commercialista, con costi trasparenti e preventivi chiari.
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Dati verificati a marzo 2026. Riferimenti normativi: D.Lgs. 127/2015; D.Lgs. 471/97; D.P.R. 633/72; D.Lgs. 82/2005; D.Lgs. 87/2024.
