Guida per Amministratori di S.r.l.: la Gestione del Personale

In questo articolo affrontiamo un’altra parte del nostro ciclo dedicato all’amministratore di s.r.l., focalizzandoci sulla gestione del personale e sulla complessa tematica delle buste paga. Iniziamo con un caso pratico che dimostra l'importanza della corretta gestione del personale all'interno di una s.r.l.

La Gestione del Personale

Un Caso Pratico

Immaginate di essere amministratori di una s.r.l. e di aver assunto un apprendista. Per voi, questo significa un esborso inferiore sia per la busta paga del dipendente che per i contributi previdenziali grazie agli incentivi offerti dallo Stato. Tuttavia, vi dimenticate di completare l’assunzione con la redazione e l’applicazione del piano formativo per l’apprendista. Un errore comune ma potenzialmente molto costoso. Infatti, durante una verifica ispettiva dell’INPS, cosa accade? L’ente previdenziale recupera tutti i contributi agevolati degli anni di applicazione del contratto di apprendistato. Ecco un esempio concreto di quanto possa costare alla società non rispettare le prescrizioni in materia di assunzione degli apprendisti.

Tipologie di Personale

Nelle s.r.l., il personale interno è costituito da diverse figure: lavoratori dipendenti, collaboratori e lavoratori occasionali. Ogni categoria ha le proprie peculiarità e necessita di una gestione specifica:

        - Lavoratori dipendenti: Hanno un contratto di lavoro che può essere a tempo determinato o indeterminato, a tempo pieno o parziale, intermittente o somministrato. Sebbene il contratto sia individuale, solitamente si basa sui contratti collettivi nazionali di lavoro siglati dai sindacati e dalle associazioni datoriali.

        - Collaboratori: Sono soggetti con contratto di lavoro ma senza vincoli di orari o di retribuzione. Negli ultimi dieci anni, i contratti di collaborazione hanno subito molte limitazioni per la stipula. In molti casi, l’amministratore di una s.r.l. è sostanzialmente un collaboratore.

        - Lavoratori occasionali: Questa categoria residuale di lavoratori è utilizzata con limiti specifici di tempo ed importo nelle attività lavorative.

    

    

Tre Diverse Formule per il Personale

Per la gestione del personale, esistono tre principali formule contrattuali

        - Contratto di lavoro dipendente: La forma più comune e regolata.

        - Progetto di collaborazione: Utilizzato per collaborazioni senza vincoli di orario e retribuzione.

        - [Voucher](https://www.srlonline.com/voucher-3i-un-boost-per-linnovazione-delle-startup-e-pmi-innovative-italiane/) per lavoro accessorio o occasionale: Per prestazioni lavorative di breve durata.

    
    

Prima di stipulare un contratto di lavoro di qualsiasi tipo, è cruciale consultare un consulente del lavoro per verificare i costi diretti e indiretti. Il costo per il personale non si limita alla retribuzione, ma include anche gli adempimenti connessi e i contributi a enti come INPS e INAIL. Per il contratto di lavoro dipendente, oltre alla retribuzione mensile, bisogna considerare la tredicesima, la quattordicesima (se prevista) e il trattamento di fine rapporto (TFR), oltre ai contributi INPS e INAIL.

In alcuni settori specifici, le modalità di pagamento o di assunzione possono variare significativamente. Ad esempio, i lavoratori dello sport e dello spettacolo devono versare i contributi all’ENPALS, le imprese agricole hanno metodi particolari per calcolare e gestire i costi del personale, e le imprese edili devono versare un ulteriore contributo previdenziale alla cassa edile provinciale.

La differenza tra un lavoratore dipendente e un collaboratore risiede in tre elementi fondamentali

        - L’orario di lavoro predeterminato

        - Un corrispettivo specifico con cadenza mensile e altri benefici economici periodici

        - Lo svolgimento del lavoro sotto la diretta dipendenza dell’amministratore

    
    

Nel rapporto di collaborazione, nessuna di queste prescrizioni viene rispettata, salvo lo svolgimento del lavoro che avviene sulla base di un progetto predeterminato, ma senza una diretta dipendenza quotidiana dalle direttive dell’imprenditore.

Conclusione del Caso Pratico

Il caso dell’apprendista ci insegna che un errore nella gestione del personale può costare caro. L’apprendista gode di una contribuzione agevolata, e per l’azienda il vantaggio si traduce in un risparmio sulla retribuzione in funzione della formazione svolta. È quindi essenziale prestare molta attenzione nell’utilizzo di questa forma di assunzione.

La Busta Paga

Un Altro Caso Pratico

Un dipendente riceve due buste paga per una mensilità e pensa che ci sia stato un errore. Contatta l’ufficio paghe e fa presente la questione. Dall’ufficio paghe rispondono che non vi è stato alcun errore, in quanto per quella mensilità, che non è una tredicesima né una quattordicesima, gli spettano due buste paga da sottoscrivere e restituire all’azienda. Come mai? Scopriamolo più avanti.

Struttura della Busta Paga

La busta paga è un documento che la società deve elaborare mensilmente per il dipendente. Ecco i principali elementi che la compongono:

        - Retribuzione: La somma corrisposta al lavoratore per il lavoro svolto.

        - Permessi retribuiti: Giorni di assenza autorizzati e retribuiti.

        - Ferie: Periodi di riposo retribuiti.

        - Festività: Giorni di festa riconosciuti e retribuiti.

        - Tredicesima e quattordicesima: Mensilità aggiuntive, se previste.

    
    

A questi elementi si aggiungono ulteriori componenti che, in casi specifici, vengono erogati da INPS o INAIL ma senza costi per la società:

        - Malattia

        - Maternità

        - Infortunio

        - Cassa integrazione

        - Assegni familiari

    
    

Altri elementi invece vengono sottratti dalla retribuzione totale erogata dal datore di lavoro, come ad esempio permessi non retribuiti ed eventuali trattenute per danni causati dal lavoratore. La somma di tutti questi dati forma la retribuzione lorda, che viene poi ridotta dalle trattenute fiscali e previdenziali. Le trattenute includono:

        - Trattenute fiscali: Imposte trattenute dal datore di lavoro e versate all’erario.

        - Trattenute previdenziali: Contributi INPS a carico del lavoratore, che rappresentano circa un quarto del totale dei contributi versati mensilmente dalla società.

    
    

La busta paga deve contenere come prima cosa le giornate lavorate nel mese. L’amministratore, o in genere l'ufficio amministrativo della società, deve rilevare mensilmente le giornate di lavoro, le ferie, i permessi, le malattie e tutti gli altri eventi da comunicare al consulente del lavoro per l’elaborazione mensile delle buste paga.

Il costo mensile per il dipendente connesso alla sua retribuzione non è solo quello periodicamente erogato. Nel calcolo del costo aziendale è necessario inserire anche la quota per enti previdenziali ed assistenziali sostenuta dal datore di lavoro. Nell’importo versato con il modello F24 sono inclusi anche i costi INPS a carico dell’azienda, che rappresentano circa i tre quarti del costo complessivo.

Conclusione del Caso Pratico

Sapete perché il nostro dipendente aveva ricevuto due buste paga? Quel mese aveva concluso il periodo di apprendistato ed era diventato operaio. Per il mese le buste paga da elaborare erano due: una per il periodo di apprendistato e l’altra per l’avvio del percorso lavorativo come operaio, dalla data del passaggio fino alla fine del mese. Nessun errore, ma una normale procedura. In Italia la carta, purtroppo, è tutto, non bisogna mai stupirsi di procedure che sono diverse da quelle ordinarie. L’eccezione è sempre dietro l’angolo, per questo motivo la funzione del dottore commercialista o del consulente del lavoro è essenziale.

Welfare Aziendale

Un Caso Pratico

Un lavoratore cessato aveva usufruito di benefici legati a piani di welfare aziendale. Nello stesso anno è stato assunto da un’altra società che ha erogato anch’essa dei benefici connessi al piano di welfare. A questo punto, al momento dell’assunzione, tenendo conto che i benefici da welfare aziendale hanno una tassazione agevolata, il lavoratore ha fatto presente all’ufficio paghe di aver usufruito con il precedente datore di lavoro di questi benefici. Cosa ha risposto l’ufficio paghe dell’azienda? Scopriamolo più avanti.

Cos'è il Welfare Aziendale?

Il welfare aziendale è un insieme di misure che le società adottano a favore dei lavoratori per elargire benefici, estromettendoli dalla tassazione, e realizzando così un doppio vantaggio per l’azienda e per il dipendente. Un esempio comune è l'erogazione di buoni spesa come premio di produttività, che non sono soggetti a tassazione e permettono all’azienda di dedurre il costo.

Erogare buoni spesa, buoni benzina, buoni per acquisti in e-commerce può essere vantaggioso se rientra in un piano di welfare aziendale. Anche in questo caso, come per i rimborsi spesa, è fondamentale avere una documentazione chiara e puntuale per evitare problemi fiscali.

Limiti e Benefici

Nel calcolo del valore massimo per la deduzione fiscale dell’erogazione, bisogna considerare anche l'auto concessa in uso promiscuo, il godimento di altri beni aziendali come smartphone e notebook, prestiti aziendali, alloggi concessi in uso e polizze assicurative extra professionali. È importante non sforare il massimo consentito dalla legge.

I piani di welfare aziendale possono essere indipendenti dalla retribuzione fissa, come una elargizione liberale da parte dell’azienda, spesso in seguito ad un accordo sindacale. In alternativa, possono essere associati alla parte variabile delle retribuzioni. In questa specifica situazione, la stipula di un accordo sindacale aziendale o di categoria è necessaria.

Conclusione del Caso Pratico

L’ufficio paghe ha risposto che, sommando l’entità dei vantaggi erogati dalle due aziende, il lavoratore superava il limite consentito dalla legge per la tassazione agevolata. Pertanto, il lavoratore doveva scegliere tra rinunciare ai benefici in eccesso o accettare che i benefici ulteriori fossero assoggettati a tassazione come premio produttività.

Spese di Trasferta

Un Caso Pratico

Un lavoratore è stato autorizzato all’utilizzo dell’auto personale con diritto al rimborso spese chilometrico. Trattandosi di un ingegnere meccanico con una esperienza pluriennale in tema di gestione dei costi di veicoli, ha calcolato in maniera scientifica i costi sostenuti per spese correnti e pro quota per il suo veicolo nel corso del mese di riferimento. Alla fine del mese presenta un rendiconto all’ufficio paghe allegando il calcolo che aveva effettuato, dal quale scaturiva il diritto ad avere rimborsata una certa somma dall’azienda. Volete sapere cosa ha risposto l’ufficio paghe? Scopriamolo più avanti.

Gestione delle Spese di Trasferta

Le spese di trasferta e l’uso dell’auto aziendale sono a volte necessità per l’azienda, specialmente quando il dipendente opera spesso fuori dalla sede. La concessione del veicolo ad uso promiscuo può essere parte di un pacchetto di benefit aziendali, concessi al lavoratore per incentivare la produttività e elargire premi senza che questi siano soggetti ad imposizione fiscale. Le spese di trasferta e i benefit aziendali sono erogati in busta paga e riconosciuti economicamente in aggiunta alla retribuzione mensile.

Limiti delle Spese di Trasferta

Le spese di trasferta hanno limiti che dipendono dal luogo dove avviene la trasferta. Questi limiti sono fondamentali per la deducibilità fiscale da parte dell’azienda e per non gravare come reddito sul dipendente. L’importo varia a seconda se la trasferta è entro il comune, fuori dal comune o all’estero.

Nel caso di concessione del veicolo in uso promiscuo, l’azienda deduce il costo del veicolo ma il dipendente riceve un compenso in natura che viene parzialmente tassato secondo percentuali stabilite dalle norme fiscali.

Le spese per alberghi e ristoranti sono rimborsabili entro limiti ben determinati, per evitare che il dipendente possa sostenere spese eccessive per vitto e alloggio durante la trasferta. Per le spese di viaggio, invece, non vi sono limitazioni, sia che si utilizzi un veicolo che per i viaggi in treno o aereo. In questi casi, ci sono criteri più oggettivi per determinare la congruità della spesa.

Conclusione del Caso Pratico

Al nostro amico ingegnere ha risposto un ragioniere dell’ufficio paghe, spiegando che il rimborso spese chilometrico è stabilito dalle tabelle pubblicate annualmente dall’ACI. La somma era superiore a quella calcolata dall’ingegnere e, pertanto, l’azienda avrebbe provveduto al rimborso secondo le tariffe dell’anno per l’auto di riferimento, in base ai chilometri percorsi e giustificati dal lavoratore.

Conclusione Generale

La gestione del personale è una componente critica per qualsiasi s.r.l. Un amministratore deve essere ben informato su tutte le tipologie di contratti di lavoro disponibili, sui benefici e le limitazioni dei piani di welfare aziendale e sulle regole riguardanti le spese di trasferta. Ogni decisione relativa all’assunzione, alla gestione delle buste paga, all’implementazione di piani di welfare e alla gestione delle spese deve essere presa con la massima attenzione e in conformità con le normative vigenti. Un piccolo errore può portare a sanzioni significative e costi inaspettati per la società. Pertanto, è essenziale collaborare strettamente con consulenti del lavoro e commercialisti per assicurare una gestione del personale ottimale e conforme alle leggi.

Grazie per aver seguito questa seconda parte della nostra guida per amministratori di s.r.l. Restate sintonizzati su srlonline.com per la prossima parte del nostro ciclo di articoli dedicato alla professione dell’amministratore di s.r.l.