Che cos’è una nota spese?
La nota spese è un documento sul quale vengono indicate le spese sostenute da un lavoratore, autonomo o dipendente durante, ad esempio, una trasferta di lavoro.
È uno dei documenti più comuni con cui un lavoratore ha solitamente a che fare quando si trova nella condizione di dover viaggiare per motivi di lavoro o di anticipare spese professionali (come possono essere spese di vitto o alloggio). Solitamente viene compilata dai lavoratori dipendenti stessi, ma può anche essere compilata da professionisti titolari di partita IVA che devono richiedere ad un committente un rimborso delle spese effettuate.
Come si compila?
La nota spese come detto, è l’elenco di tutte le spese sostenute dal lavoratore e, nonostante sia un documento semplice, la sua compilazione richiede una certa attenzione. Si tratta infatti di un vero e proprio documento fiscale che come tale, deve essere quindi conservato. Il documento, quindi, è un modulo contenente informazioni e dati necessari per richiedere al datore di lavoro o al committente il rimborso delle spese sostenute durante l’attività svolta dal dipendente.
L’azienda stessa solitamente fornisce un modello di nota spese di riferimento da compilare, con i dettagli riguardanti le spese ammissibili e le soglie massime. Qualora tale documento non fosse redatto dall’azienda, si potrà redigere in breve tempo utilizzando alcuni dei più comuni editor di testo (come Word, Pages, etc.) o un foglio di calcolo (Excel, Numbers, etc.).
Nel momento in cui, invece, ti trovassi nella situazione di doverla compilare autonomamente, il documento dovrà contenere diversi punti, quali:
data e luogo
: quando e dove è avvenuta la trasferta;
dati aziendali
: ragione sociale e indirizzo dell’azienda a cui si richiede il rimborso delle spese aziendali, o i dati anagrafici del titolare/committente;
elenco spese sostenute
: tutti i costi sostenuti con, se necessario, un commento/nota per fornire maggiori dettagli;
allegati/documentazione
: ricevute, fatture, scontrini, prenotazioni o altra documentazione a supporto.
Tali dati vengono arricchiti, se necessario, con delle note aggiuntive che giustificano in maniera più approfondita una o più voci di spesa.
Generalmente si prediligono spostamenti economici come aerei di classe economy; stessa cosa vale per i costi di vitto e alloggio i quali, secondo buon senso ed a meno di casi particolari, devono rimanere all’interno di un appropriato range di spesa, pena il mancato rimborso della spesa.
Rimborsi: le diverse tipologie
I rimborsi che il lavoratore può richiedere variano a seconda della tipologia: rimborso analitico, forfettario, misto e chilometrico. La nota spese non è prevista per il rimborso forfettario, in quanto quest’ultimo è un vero e proprio importo fisso stabilito a priori.
Il rimborso spese analitico
Il rimborso analitico, anche detto a piè di lista, è la restituzione totale della somma di denaro anticipata dal dipendente o lavoratore durante la trasferta lavorativa o una qualsiasi attività lavorativa. Il lavoratore deve presentare giustificativi per ogni spesa sostenuta per richiedere il rimborso al datore di lavoro. Il riferimento normativo – art. 51 del comma 5 D.P.R. n. 917/1986 – spiega che i rimborsi per le spese sostenute dal lavoratore non concorrono al reddito del dipendente.
Il rimborso forfettario
Il rimborso spese forfettario prevede che il datore di lavoro, stabilisca già in precedenza, un rimborso spese forfettario per la trasferta lavorativa che il dipendente andrà ad affrontare, evitando così al lavoratore di dover documentare tutte le spese sostenute durante la trasferta.
Il rimborso misto
Una delle tipologie di indennità per la quale è necessaria la compilazione della nota spese è il rimborso spese misto, ossia un’indennità che prevede sia il rimborso analitico delle spese lavorative effettuate che parte di rimborso forfettario. Praticamente, il lavoratore riceve una somma forfettaria stabilita a priori su base giornaliera e un rimborso analitico delle spese sostenute. Anche in questo caso sono indispensabili i giustificativi di ogni spesa sostenuta inseriti all’interno della nota spese. Il lavoratore è tenuto comunque a rendicontare tutte le spese sostenute, presentando tutta la documentazione a supporto.
Il rimborso chilometrico
Il rimborso chilometrico permette ai datori di lavoro di rimborsare il lavoratore che utilizza la propria auto per lo svolgimento dell’attività lavorativa. L’indennità è calcolata sulla base delle tabelle messe a disposizione dall’ ACI. Le tabelle sono aggiornate ogni anno e permettono di quantificare le cifre che il lavoratore è tenuto a ricevere.
Gestione della nota spese
Molte società ormai, ottimizzando il controllo di gestione delle trasferte e quindi delle note spese tramite l’utilizzo di software dedicati, semplificando non solo i processi interni ma anche i costi di gestione. I "software nota spese" sono molto utili per monitorare la contabilità aziendale ed analizzare le spese professionali sostenute.
Uno dei modelli di nota spese più utilizzati e facilmente accessibile dal web, è il modello nota spese realizzato con Microsoft Excel. Questo consente di impostare perfettamente la nota spese e di calcolare in automatico le spese sostenute nell’arco di tempo stabilito. In questo caso la nota spese può essere inviata semplicemente via e-mail.
