La Legge di Bilancio 2025 ha introdotto un nuovo obbligo per tutti gli esercenti: collegare i sistemi di pagamento elettronico ai registratori telematici. L'obiettivo è contrastare l'evasione fiscale e garantire la tracciabilità completa dei pagamenti elettronici.
Per le SRL con punti vendita questa novità rappresenta un ulteriore adempimento da gestire, ma anche un'opportunità per razionalizzare i controlli interni. La procedura non richiede collegamenti fisici tra i dispositivi: si tratta di una registrazione online che associa la matricola del registratore telematico ai dati identificativi dei POS.
In breve
- dal 5 marzo 2026 è attivo il servizio per collegare POS e registratori telematici;
- la scadenza per i POS già attivi è il 20 aprile 2026;
- sanzioni da 100 euro per ogni trasmissione omessa, fino a 1.000 euro massimo.
Cos'è l'obbligo di collegamento POS-RT
Il collegamento tra POS e registratore telematico è una nuova disposizione che obbliga tutti gli esercenti a registrare l'abbinamento tra i dispositivi di pagamento elettronico e i registratori di cassa telematici tramite il portale dell'Agenzia delle Entrate.
Non si tratta di un collegamento fisico tra i dispositivi, ma di una registrazione online che associa la matricola del registratore telematico ai dati identificativi dei POS utilizzati per l'incasso.
Il sistema consente all'Agenzia delle Entrate di monitorare tutti i pagamenti elettronici giornalieri e verificare la coerenza tra corrispettivi trasmessi e incassi elettronici, contrastando quelle situazioni in cui i pagamenti con carta non trovano riscontro nella documentazione fiscale.
Chi è obbligato
L'obbligo riguarda tutti gli esercenti con registratore telematico per la certificazione dei corrispettivi, chi utilizza la procedura web "Documento Commerciale on line" dell'Agenzia delle Entrate e le SRL con punti vendita che incassano tramite POS.
Sono esclusi solo gli esercenti che utilizzano il POS esclusivamente per operazioni esonerate dall'obbligo di emissione del documento commerciale, come la vendita di tabacchi, carburanti o le attività di vendita a distanza.
Quali dispositivi collegare
I dispositivi da collegare includono i POS fisici e terminali tradizionali forniti da banche o intermediari finanziari, i POS virtuali e piattaforme online con app di pagamento e sistemi contactless, e qualsiasi strumento hardware o software per incassi elettronici.
Il vantaggio pratico è che i dati dei POS vengono precaricati automaticamente: gli operatori finanziari comunicano già all'Agenzia delle Entrate gli strumenti di pagamento di cui sei titolare, quindi non devi inserirli manualmente.
Le scadenze da rispettare
Le scadenze sono differenziate in base alla data di attivazione del POS. Per i dispositivi già in uso al 1° gennaio 2026, hai 45 giorni di tempo dalla messa a disposizione del servizio online.
| Situazione | Scadenza |
|---|---|
| POS già attivi al 01/01/2026 | 20 aprile 2026 |
| POS attivati a febbraio 2026 | 6-30 aprile 2026 |
| POS attivati a marzo 2026 | 6-31 maggio 2026 |
| Nuovi POS (da aprile 2026) | Dal 6 del 2° mese, entro fine mese |
Per i dispositivi attivati successivamente, il collegamento va effettuato dal 6° giorno del secondo mese successivo all'attivazione, entro l'ultimo giorno lavorativo dello stesso mese. Ad esempio, se attivi un nuovo POS a marzo 2026, dovrai collegarlo tra il 6 e il 31 maggio 2026.
Come effettuare il collegamento
La procedura si esegue interamente online tramite il portale "Fatture e Corrispettivi" dell'Agenzia delle Entrate. Per accedere hai bisogno di SPID, CIE o CNS, oppure delle credenziali Entratel o Fisconline se sei un professionista.
Gli intermediari come commercialisti e CAF possono effettuare il collegamento per conto del cliente se hanno la delega al servizio "Accreditamento e censimento dispositivi".
Procedura passo-passo
Il primo passaggio consiste nell'accedere al portale dell'Agenzia delle Entrate, area riservata, con le tue credenziali SPID, CIE o CNS. Successivamente devi cercare "Fatture e corrispettivi" nella sezione Servizi e cliccare su "Vai a corrispettivi".
Dal menu in alto seleziona "Gestore ed esercente", poi dal menu a sinistra "Collegamento dispositivi POS" e infine "Gestione collegamenti".
A sinistra vedi l'elenco dei tuoi registratori telematici: clicca sulla matricola del registratore che vuoi collegare. A destra compaiono automaticamente i POS di cui sei titolare, precaricati dagli acquirer: metti la spunta sui dispositivi da collegare.
Per i POS fisici, non quelli virtuali, devi inserire provincia, comune, via e CAP del punto vendita. Infine clicca su "Collega" per completare la procedura.
L'intera operazione richiede pochi minuti se hai tutti i dati a disposizione.
Video tutorial
Per una guida visiva passo-passo puoi guardare questi due video
- Come collegare il POS al registratore telematico — tutorial con demo pratica di tutti i passaggi sul portale dell'Agenzia delle Entrate
- Obbligo collegamento POS-RT dal 2026 — spiegazione requisiti, scadenze e cosa fare per non rischiare sanzioni
Collegamento massivo
Se hai più punti vendita o numerosi POS, puoi utilizzare il collegamento massivo caricando un file CSV con tutti gli abbinamenti. Il formato del file è specificato nelle FAQ dell'Agenzia delle Entrate.
Questa opzione è particolarmente utile per catene di negozi con più registratori telematici, esercenti con server RT collegati a più punti cassa e intermediari che gestiscono più clienti.
Cosa succede dopo il collegamento
Una volta completata la procedura, il registratore telematico memorizza le informazioni di tutte le transazioni elettroniche, esclusi i dati sensibili del cliente, e trasmette all'Agenzia delle Entrate l'importo complessivo dei pagamenti elettronici giornalieri.
Il sistema permette all'Agenzia di verificare automaticamente la coerenza tra i corrispettivi trasmessi dal registratore telematico, i pagamenti elettronici registrati e le dichiarazioni IVA e reddituali.
Dopo aver completato la procedura puoi verificare lo stato accedendo al portale "Fatture e corrispettivi", andando su "Collegamento dispositivi POS", cliccando su "POS non collegati" e poi su "Cerca".
Se la ricerca non produce risultati, significa che tutti i POS sono stati collegati correttamente.
Le sanzioni per inadempienza
Chi non rispetta l'obbligo di collegamento rischia sanzioni significative. Per ogni giorno in cui il collegamento non è effettuato, secondo la normativa vigente sui corrispettivi elettronici, la sanzione base è di 100 euro per ciascuna trasmissione omessa, con un limite massimo di 1.000 euro.
Se non colleghi il POS entro le scadenze previste rischi una sanzione da 100 a 1.000 euro a seconda della gravità, oltre alla possibile verifica fiscale da parte della Guardia di Finanza.
Se i pagamenti elettronici non corrispondono ai corrispettivi trasmessi, scattano le sanzioni per omessa registrazione dei corrispettivi, il recupero dell'IVA evasa e maggiori accertamenti fiscali.
Le casistiche particolari
Alcune situazioni richiedono particolare attenzione. Se utilizzi lo stesso POS per operazioni soggette a corrispettivi, operazioni esonerate come tabacchi e carburanti, e fatture, il POS deve comunque essere collegato al registratore telematico.
L'obbligo scatta quando il POS è utilizzato anche solo parzialmente per operazioni soggette a registrazione dei corrispettivi.
Se hai un POS utilizzato esclusivamente per operazioni esonerate dall'obbligo di documento commerciale, non sei tenuto al collegamento. È importante però che questa esclusività sia reale e dimostrabile.
Se hai più registratori telematici nello stesso punto vendita devi collegare ciascun POS al registratore che effettivamente registra i corrispettivi incassati con quel dispositivo.
Per i server con più punti cassa, i POS vanno abbinati alle matricole dei soli server, non ai singoli punti cassa.
SRLOnline consiglia: prepararsi in anticipo
Non aspettare l'ultimo giorno: effettua il collegamento subito per evitare rischi di sanzioni e garantire la regolarità della tua attività commerciale.
Come studio commerciale possiamo gestire l'intera procedura al posto tuo come intermediari delegati.
Per approfondire e prepararti correttamente
- Corrispettivi telematici — come funzionano e quali adempimenti richiedono
- Contabilità e fiscale — supporto per la gestione fiscale della tua SRL
FAQ: domande frequenti
Posso delegare il collegamento al mio commercialista?
Sì, gli intermediari con delega al servizio "Accreditamento e censimento dispositivi" possono effettuare il collegamento per tuo conto. Tuttavia, per chi utilizza la procedura web "Documento Commerciale on line", il collegamento deve essere effettuato personalmente perché questa procedura non è delegabile.
Se cambio POS, devo rifare il collegamento?
Sì, ogni variazione come nuovo POS, sostituzione o disattivazione va registrata tramite la procedura online entro i termini previsti, ovvero dal 6° giorno del secondo mese successivo, entro la fine dello stesso mese.
I POS virtuali come app e piattaforme online vanno collegati?
Sì, tutti gli strumenti di pagamento elettronico, sia fisici che virtuali, sono soggetti all'obbligo di collegamento. Questo include app di pagamento, piattaforme e-commerce, sistemi contactless e qualsiasi altra soluzione per incassi digitali.
Cosa succede se ho più attività con partite IVA diverse?
Ogni partita IVA deve effettuare il proprio collegamento separatamente. Se utilizzi lo stesso POS per più attività, verifica con il tuo intermediario come suddividere correttamente gli incassi.
Dove trovo assistenza per la procedura?
L'Agenzia delle Entrate ha pubblicato una guida operativa con immagini e tabelle passo-passo, oltre a FAQ dedicate sul sito istituzionale. Puoi anche contattare il numero verde 800.909696 da fisso o richiedere assistenza al tuo intermediario di fiducia.
Vuoi assicurarti di rispettare tutti gli adempimenti fiscali per la tua SRL? Una revisione preventiva dei processi di incasso e registrazione ti aiuta a evitare sanzioni e lavorare in tranquillità.
